Chuyển đổi số trong nhận đơn khởi kiện và thụ lý vụ án tại Tòa án

1. Các quy định của pháp luật hiện hành trong việc nhận đơn và thụ lý vụ án

1.1. Các phương pháp nhận đơn và thụ lý vụ án theo phương thức truyền thống

Việc khởi kiện và thụ lý vụ án được quy định cụ thể tại Chương III Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 (BLTTDS), cụ thể như sau:

* Tại khoản 1 Điều 190 BLTTDS, người khởi kiện gửi đơn khởi kiện kèm theo tài liệu, chứng cứ mà mình hiện có đến Tòa án có thẩm quyền giải quyết vụ án bằng các phương thức sau đây:

- Nộp trực tiếp tại Tòa án;

- Gửi đến Tòa án theo đường dịch vụ bưu chính;

- Gửi trực tuyến bằng hình thức điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án (nếu có).

* Tại Điều 191 BLTTDS, quy định thủ tục nhận và xử lý đơn khởi kiện:

- Tòa án qua bộ phận tiếp nhận đơn phải nhận đơn khởi kiện do người khởi kiện nộp trực tiếp tại Tòa án hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính và phải ghi vào sổ nhận đơn; trường hợp Tòa án nhận đơn khởi kiện được gửi bằng phương thức gửi trực tuyến thì Tòa án in ra bản giấy và phải ghi vào sổ nhận đơn.

Khi nhận đơn khởi kiện nộp trực tiếp, Tòa án có trách nhiệm cấp ngay giấy xác nhận đã nhận đơn cho người khởi kiện. Đối với trường hợp nhận đơn qua dịch vụ bưu chính thì trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đơn, Tòa án phải gửi thông báo nhận đơn cho người khởi kiện. Trường hợp nhận đơn khởi kiện bằng phương thức gửi trực tuyến thì Tòa án phải thông báo ngay việc nhận đơn cho người khởi kiện qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án (nếu có).

- Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đơn khởi kiện, Chánh án Tòa án phân công một Thẩm phán xem xét đơn khởi kiện.

 Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày được phân công, Thẩm phán phải xem xét đơn khởi kiện và có một trong các quyết định sau đây:

+ Yêu cầu sửa đổi, bổ sung đơn khởi kiện;

+ Tiến hành thủ tục thụ lý vụ án theo thủ tục thông thường hoặc theo thủ tục rút gọn nếu vụ án có đủ điều kiện để giải quyết theo thủ tục rút gọn quy định tại khoản 1 Điều 317 của Bộ luật này;

+ Chuyển đơn khởi kiện cho Tòa án có thẩm quyền và thông báo cho người khởi kiện nếu vụ án thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án khác;

+ Trả lại đơn khởi kiện cho người khởi kiện nếu vụ việc đó không thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án.

- Kết quả xử lý đơn của Thẩm phán quy định tại khoản 3 Điều này phải được ghi chú vào sổ nhận đơn và thông báo cho người khởi kiện qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án (nếu có).

* Tại Điều 195 BLTTDS quy định về trình tự thủ tục thủ tục thụ lý vụ án:

1. Sau khi nhận đơn khởi kiện và tài liệu, chứng cứ kèm theo, nếu xét thấy vụ án thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án thì Thẩm phán phải thông báo ngay cho người khởi kiện biết để họ đến Tòa án làm thủ tục nộp tiền tạm ứng án phí trong trường hợp họ phải nộp tiền tạm ứng án phí.

2. Thẩm phán dự tính số tiền tạm ứng án phí, ghi vào giấy báo và giao cho người khởi kiện để họ nộp tiền tạm ứng án phí. Trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày nhận được giấy báo của Tòa án về việc nộp tiền tạm ứng án phí, người khởi kiện phải nộp tiền tạm ứng án phí và nộp cho Tòa án biên lai thu tiền tạm ứng án phí.

3. Thẩm phán thụ lý vụ án khi người khởi kiện nộp cho Tòa án biên lai thu tiền tạm ứng án phí.

4. Trường hợp người khởi kiện được miễn hoặc không phải nộp tiền tạm ứng án phí thì Thẩm phán phải thụ lý vụ án khi nhận được đơn khởi kiện và tài liệu, chứng cứ kèm theo.

1.2. Phương pháp nhận đơn và thụ lý vụ án trong thời kỳ chuyển đổi số

Quá trình số hóa thủ tục tố tụng, hướng đến xây dựng Tòa án điện tử, đặc biệt quá trình nhận đơn khởi kiện và thụ lý vụ án bằng phương tiện điện tử là một trong những mục tiêu, nhiệm vụ chính của hệ thống Tòa án.

          Tại Điều 190 BLTTDS và Nghị quyết số 04/2016/NQ-HĐTP ngày 30/12/2026 của Hội đồng Thẩm phán TANDTC hướng dẫn thi hành một số quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, Luật Tố tụng hành chính số 2015 về gửi, nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ và cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử đã bước đầu thừa nhận giá trị pháp lý của việc nộp đơn khởi kiện vụ án qua phương tiện thông tin điện tử, cụ thể như sau:

* Tại Điều 16 Nghị quyết 04/2016/NQ-HĐTP quy định về việc lập và gửi đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ bằng phương tiện điện tử

1. Người khởi kiện phải truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tòa án điền đầy đủ nội dung đơn khởi kiện, ký điện tử và gửi đến Tòa án.

2. Tài liệu, chứng cứ gửi kèm theo đơn khởi kiện phải được gửi đến Tòa án qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án.

* Tại Điều 17 Nghị quyết 04/2016/NQ-HĐTP quy định về việc nhận và xử lý đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ kèm theo

1. Sau khi nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ kèm theo bằng phương tiện điện tử, Tòa án phải in ra bản giấy, ghi vào sổ nhận đơn và xử lý đơn khởi kiện theo quy định của pháp luật tố tụng.

Tòa án gửi thông báo đã nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ cho người khởi kiện từ Cổng thông tin điện tử của Tòa án đến địa chỉ thư điện tử đã đăng ký của người khởi kiện. Nội dung thông báo theo quy định của Bộ luật tố tụng dân sự, Luật tố tụng hành chính và hướng dẫn của Tòa án nhân dân tối cao.

2. Kết quả xử lý đơn khởi kiện được Tòa án gửi từ Cổng thông tin điện tử của Tòa án đến địa chỉ thư điện tử đã đăng ký của người khởi kiện.

Tuy nhiên, để thực hiện quá trình số hóa, nhận đơn khởi kiện, thụ lý vụ án qua phương tiện thông tin điện tử cần đảm bảo các điều kiện, quy trình, thủ tục sau:

- Hệ thống tiếp nhận đơn khởi kiện trực tuyến: Các Tòa án có thể xây dựng hệ thống điện tử để các cá nhân, tổ chức gửi đơn khởi kiện và các tài liệu liên quan trực tuyến thông qua các cổng thông tin điện tử của Tòa án. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại cho các bên khởi kiện. Xác thực và lưu trữ thông tin: Các đơn khởi kiện có thể được tự động xác nhận và lưu trữ trên hệ thống, đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin. Mặt khác sau khi đơn khởi kiện được tiếp nhận qua hệ thống, Tòa án có thể tự động gửi thông báo xác nhận đến các bên liên quan về tình trạng đơn khởi kiện, giúp cải thiện sự minh bạch và giảm thiểu sai sót.

- Số hóa hồ sơ và dữ liệu lưu trữ hồ sơ điện tử: Thay vì lưu trữ đơn khởi kiện và các tài liệu liên quan dưới dạng giấy, Tòa án có thể chuyển sang hệ thống lưu trữ điện tử để dễ dàng truy xuất và bảo mật thông tin.

- Thụ lý vụ án qua hệ thống quản lý vụ án điện tử quản lý hồ sơ vụ án trực tuyến: Sau khi đơn khởi kiện được tiếp nhận, Tòa án có thể lưu trữ và quản lý hồ sơ vụ án hoàn toàn trên hệ thống điện tử. Điều này giúp dễ dàng theo dõi tiến trình của vụ án và cải thiện tính chính xác trong việc xử lý vụ án. Cài đặt chế độ phân loại vụ án tự động, bằng cách: Các hệ thống điện tử có thể sử dụng thuật toán để phân loại vụ án dựa trên các tiêu chí đã được thiết lập (ví dụ: loại vụ án, mức độ phức tạp, thẩm quyền của Tòa án). Điều này giúp Tòa án các cấp phân bổ công việc một cách hiệu quả hơn. Tự động hóa quy trình thụ lý: Các bước như kiểm tra tính hợp lệ của đơn khởi kiện, phân công thẩm phán và ra quyết định thụ lý có thể được hỗ trợ hoặc tự động hóa thông qua phần mềm.

- Sử dụng chữ ký số: Để bảo vệ tính hợp pháp của các đơn khởi kiện và tài liệu liên quan, các bên có thể sử dụng chữ ký số khi nộp đơn khởi kiện trực tuyến. Điều này bảo đảm rằng các tài liệu này có giá trị pháp lý như các giấy tờ ký tay truyền thống.

2. Những thuận lợi trong việc thực hiện chuyển đổi số trong quá trình thụ lý và nhận đơn khởi kiện tại Tòa án

- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Chuyển đổi số giúp giảm thiểu việc xử lý thủ công, tiết kiệm thời gian của cả cán bộ Tòa án và đương sự. Việc nhận đơn khởi kiện trực tuyến giúp giảm thiểu chi phí vận hành, chẳng hạn như chi phí in ấn, bưu chính hay các chi phí liên quan đến việc xử lý giấy tờ.

- Tăng cường hiệu quả công việc: Với việc ứng dụng các công cụ số, quy trình thụ lý đơn khởi kiện trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Các thông tin, hồ sơ sẽ được lưu trữ một cách khoa học, giúp việc tra cứu và xử lý vụ án trở nên thuận tiện, nhanh chóng hơn.

- Minh bạch và dễ kiểm soát: Việc sử dụng hệ thống số hóa giúp tăng cường tính minh bạch trong quá trình thụ lý, nhận đơn khởi kiện. Tất cả các bước xử lý hồ sơ đều có thể được ghi lại, giúp dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ vụ việc, đồng thời đảm bảo tính công bằng trong quá trình xét xử.

- Tiện lợi cho người dân và doanh nghiệp: Người dân và các tổ chức có thể dễ dàng gửi đơn khởi kiện trực tuyến, tiết kiệm thời gian và công sức khi không phải đến trực tiếp Tòa án.

- Nâng cao chất lượng dịch vụ công: Chuyển đổi số giúp nâng cao chất lượng dịch vụ công tại Tòa án, giúp giảm thiểu sai sót trong việc tiếp nhận và xử lý đơn khởi kiện, từ đó góp phần cải thiện uy tín và chất lượng hoạt động của Tòa án.

- Tăng tính bảo mật và an toàn thông tin: Các hệ thống quản lý số có thể bảo mật thông tin tốt hơn so với hồ sơ giấy. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia tố tụng, đồng thời ngăn ngừa các rủi ro liên quan đến việc làm mất, hư hỏng hồ sơ giấy tờ.

3. Thực trạng áp dụng và những vấn đề còn tồn tại, hạn chế trong việc nhận đơn khởi kiện và thụ lý trong thời kỳ chuyển đổi số

Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia, hệ thống Tòa án đang tích cực áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động tố tụng nhằm nâng cao hiệu quả, minh bạch và tiết kiệm nguồn lực theo yêu cầu của Nghị quyết số 50/NQ-CP ngày 17/4/2020 về ban hành chương trình hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27 tháng 9 năm 2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư; áp dụng đúng tinh thần của Luật Giao dịch điện tử 2023. Tuy nhiên, trong thực tế triển khai việc nhận đơn khởi kiện và thụ lý bằng hình thức điện tử vẫn còn nhiều khó khăn, bất cập, cụ thể như:

- Hạ tầng công nghệ thông tin chưa đồng bộ: cơ sở vật chất, trang thiết bị, phần mềm để đáp ứng việc nhận và thụ lý đơn khởi kiện ở phần lớn các Tòa án địa phương chưa đáp ứng; một số Tòa án địa phương không có cán bộ chuyên trách công nghệ thông tín.

- Khung pháp lý chưa hoàn thiện: BLTTDS chưa có quy định cụ thể về đơn khởi kiện điện tử, hay thừa nhận giá trị pháp lý của chữ ký điện tử hay đơn online.

- Thiếu sự liên thông, tích hợp dữ liệu: các cơ quan phối hợp như Tòa án, Viện kiểm sát, Công an, Thi hành án chưa có sự kết nối liên thông chặt chẽ, hiệu quả; việc xác minh, kiểm tra hồ sơ thông tin, tra cứu còn mất khá nhiều thời gian.

- Tâm lý e ngại, thiếu niềm tin: cán bộ tiếp nhận đơn khởi kiện bằng phương thức điện tử lo ngại có sự sai sót khi xử lý đơn khởi kiện điện tử; cơ quan, tổ chức cá nhân nộp đơn khởi kiện có tâm lý sợ sai sót, rò rỉ thông tin.

4. Kiến nghị, đề xuất

- Cần sửa đổi, bổ sung BLTTDS để thừa nhận giá trị pháp lý của đơn khởi kiện điện tử.

- Đẩy mạnh đầu tư hạ tầng kỹ thuật đồng bộ, đặc biệt ở cấp huyện và vùng sâu vùng xa.

- Tăng cường đào tạo nhân sự Tòa án về kỹ năng số và tiếp nhận hồ sơ trực tuyến; tổ chức tập huấn, đào tạo công tác tiếp nhận hồ sơ trực tuyến

- Làm tốt công tác truyền thông rộng rãi đến người dân về cách thức nộp đơn và theo dõi hồ sơ qua mạng.

Trên đây là ý kiến của tác giả về việc chuyển đổi số trong hoạt động thụ lý, nhận đơn khởi kiện tại Tòa án, kính mong quý bạn đọc cùng đóng góp ý kiến.

NGUYỄN THỊ CHI (TAND khu vực 5 - Quảng Trị)

Phiên tòa xét xử trực tuyến đầu tiên tại TP.HCM tháng 3/2022 - Ảnh: Phan Thương.