Áp dụng thí điểm hệ thống gửi, nhận đơn khởi kiện… bằng phương tiện điện tử

Quyết định này nhằm triển khai Nghị quyết số 04/2016/NQ-HĐTP, ngày 30 /12/2016 của Hội đồng Thẩm phán TANDTC về Hướng dẫn thi hành một số quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13, Luật Tố tụng hành chính số 93/2015/QH13 về gửi, nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ và cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử, giữa người khởi kiện, đương sự, người tham gia tố tụng khác với Tòa án trong thủ tục giải quyết vụ án dân sự, vụ án hành chính.

Ngày 22/10, TANDTC đã tổ chức lễ ra mắt giao diện mới cổng thông tin điện tử TANDTC, 66 trang thông tin điện tử của các TANDCC và TAND cấp tỉnh; Hệ thống gửi, nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ và cấp tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử; Hệ thống đăng ký trực tuyến cấp sao, trích lục bản án, tài liệu trong hồ sơ vụ án của TAND.

Nguyên tắc giao dịch điện tử

Về nguyên tắc giao dịch điện tử, việc gửi, nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ và cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử trong thủ tục giải quyết vụ án dân sự, vụ án hành chính phải tuân theo quy định của Bộ luật tố tụng dân sự, Luật tố tụng hành chính, Nghị quyết này và pháp luật về giao dịch điện tử.

Người khởi kiện, người tham gia tố tụng được lựa chọn giao dịch điện tử với Tòa án theo một trong các hình sức sau: Gửi và nhận thông điệp dữ liệu điện tử với Tòa án; Chỉ nhận thông điệp dữ liệu điện tử do Tòa án cấp, tống đạt, thông báo.

Người khởi kiện, người tham gia tố tụng thực hiện giao dịch điện tử với Tòa án kể từ ngày nhận được thông báo chấp nhận của Tòa án. Trường hợp này, Tòa án có trách nhiệm thực hiện cấp, tống đạt, thông báo bằng phương tiện điện tử cho họ. Người khởi kiện, người tham gia tố tụng vẫn có quyền gửi, nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ bằng phương thức khác theo quy định của pháp luật tố tụng.

Người khởi kiện, người tham gia tố tụng ngừng giao dịch điện tử với Tòa án kể từ ngày nhận được thông báo chấp nhận của Tòa án. Trường hợp này việc nộp đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ của người khởi kiện, người tham gia tố tụng và cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng của Tòa án được thực hiện bằng phương thức khác theo quy định của pháp luật tố tụng.

Người khởi kiện, người tham gia tố tụng, Tòa án đã thực hiện giao dịch điện tử thành công thì được xác định là đã hoàn thành thủ tục tố tụng tương ứng theo quy định của Bộ luật tố tụng dân sự, Luật tố tụng hành chính.

Điều kiện thực hiện giao dịch điện tử: Người khởi kiện, người tham gia tố tụng lựa chọn gửi và nhận thông điệp dữ liệu điện tử với Tòa án phải có các điều kiện sau: Có địa chỉ thư điện tử để gửi và nhận thông điệp dữ liệu điện tử đến và đi từ Cổng thông tin điện tử của Tòa án; Có chữ ký điện tử được chứng thực bằng chứng thư điện tử đang còn hiệu lực do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp, công nhận; Đã đăng ký giao dịch thành công theo hướng dẫn tại Điều 12 Nghị quyết này; Đáp ứng các điều kiện khác theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và hướng dẫn tại Nghị quyết này.

Người khởi kiện, người tham gia tố tụng lựa chọn chỉ nhận thông điệp dữ liệu điện tử do Tòa án cấp, tống đạt, thông báo thì phải đáp ứng các điều kiện hướng dẫn tại điểm a khoản 1 Điều này và đã đăng ký giao dịch thành công theo hướng dẫn tại Điều 15 Nghị quyết này.

Sử dụng chữ ký điện tử, người khởi kiện, người tham gia tố tụng thực hiện việc gửi thông điệp dữ liệu điện tử cho Tòa án phải sử dụng chữ ký điện tử được chứng thực bằng chứng thư điện tử do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp, công nhận để ký thông điệp dữ liệu điện tử.

Tòa án khi thực hiện giao dịch điện tử với người khởi kiện, người tham gia tố tụng phải sử dụng chữ ký điện tử được chứng thực bằng chứng thư điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, công nhận để ký thông điệp dữ liệu điện tử.

Người khởi kiện, người tham gia tố tụng, Tòa án có trách nhiệm quản lý, sử dụng chữ ký điện tử theo quy định của Luật giao dịch điện tử, Nghị quyết này và pháp luật có liên quan.

Thời gian, địa chỉ thực hiện giao dịch điện tử, người khởi kiện, người tham gia tố tụng được thực hiện các giao dịch điện tử 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ, ngày lễ và ngày Tết.

Sau khi nhận được thông điệp dữ diệu điện tử, Cổng thông tin điện tử của Tòa án tự động gửi thông báo xác nhận giao dịch điện tử thành công đến địa chỉ thư điện tử của người khởi kiện, người tham gia tố tụng.

Ngày gửi thông điệp dữ liệu điện tử của người khởi kiện, người tham gia tố tụng được xác định là ngày Cổng thông tin điện tử của Tòa án xác nhận đã nhận được thông điệp dữ liệu điện tử do người khởi kiện, người tham gia tố tụng gửi đến.

Ngày cấp, tống đạt, thông báo thông điệp dữ liệu điện tử của Tòa án là ngày Cổng thông tin điện tử của Tòa án xác nhận Tòa án đã gửi thông điệp dữ liệu điện tử đến địa chỉ thư điện tử của người khởi kiện, người tham gia tố tụng thành công, trừ trường hợp hướng dẫn tại khoản 4 Điều 9 của Nghị quyết này.

Sau khi gửi, nhận thông điệp dữ liệu điện tử hướng dẫn tại khoản 2, khoản 3 Điều này, Tòa án in thông tin xác nhận giao dịch điện tử thành công để lưu hồ sơ vụ án.

Người khởi kiện, người tham gia tố tụng, Tòa án đã giao dịch điện tử thành công theo hướng dẫn tại khoản 2 và khoản 3 Điều này thì được coi là đã gửi đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ và cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng đến đúng địa chỉ theo quy định của pháp luật tố tụng.

Lưu trữ trong giao dịch điện tử, đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ, văn bản tố tụng dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử khi gửi đến, gửi đi từ Cổng thông tin điện tử của Tòa án phải được lưu trữ trên Cổng thông tin điện tử của Tòa án, phải được Tòa án in ra bản giấy và lưu vào hồ sơ vụ án.

Tài liệu, chứng cứ là bản chính, bản sao hợp pháp mà người khởi kiện, người tham gia tố tụng giao nộp theo hướng dẫn tại Điều 19 Nghị quyết này phải được lưu vào hồ sơ vụ án.

Thời hạn lưu trữ thông điệp dữ liệu điện tử được thực hiện như đối với thời hạn lưu trữ hồ sơ vụ án bằng văn bản theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Tòa án nhân dân tối cao. Trường hợp thông điệp dữ liệu điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống và các thông điệp dữ liệu điện tử đang lưu hành thì tiếp tục được lưu trữ cho đến khi việc hủy thông điệp dữ liệu điện tử hoàn toàn không ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác.

Bảo đảm an ninh, an toàn, bảo mật thông tin, việc gửi, nhận, trao đổi, lưu trữ thông tin trong giao dịch điện tử phải được thực hiện theo quy định của Luật giao dịch điện tử, Luật an toàn thông tin mạng, Luật công nghệ thông tin và các quy định khác của pháp luật.

Tòa án, người khởi kiện, người tham gia tố tụng có trách nhiệm bảo đảm an ninh, an toàn, bảo mật thông tin trong giao dịch điện tử; sử dụng, quản lý, bảo vệ thông điệp dữ liệu điện tử đúng pháp luật; tự mình hoặc phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan thực hiện các biện pháp cần thiết bảo đảm tính an toàn, bảo mật, chính xác và toàn vẹn của thông điệp dữ liệu điện tử. Trường hợp người khởi kiện, người tham gia tố tụng phát hiện tài khoản bị xâm phạm phải có trách nhiệm báo ngay cho Tòa án biết để khóa tài khoản giao dịch đó.

Thủ tục đăng ký, thay đổi, bổ sung

Người khởi kiện, người tham gia tố tụng thực hiện đăng ký gửi và nhận thông điệp dữ liệu điện tử với Tòa án bằng cách truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tòa án, điền đầy đủ thông tin vào mẫu đơn đăng ký, ký điện tử và gửi đến Tòa án qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn đăng ký, Tòa án phải gửi thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đơn đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án vào địa chỉ thư điện tử đã đăng ký. a) Trường hợp không được Tòa án chấp nhận, người khởi kiện, người tham gia tố tụng căn cứ thông báo của Tòa án để hoàn chỉnh thông tin đơn đăng ký hoặc liên hệ với Tòa án để được hướng dẫn, hỗ trợ. b) Trường hợp được Tòa án chấp nhận, người khởi kiện, người tham gia tố tụng căn cứ vào thông báo của Tòa án về tài khoản giao dịch để đổi mật khẩu tài khoản giao dịch đã được cấp lần đầu để bảo đảm an toàn, bảo mật.

Tài khoản giao dịch điện tử mà Tòa án cấp cho người khởi kiện, người tham gia tố tụng sẽ hết hiệu lực sử dụng sau 06 tháng kể từ ngày ban hành bản án, quyết định xét xử, giải quyết vụ án dân sự, vụ án hành chính.

Thủ tục thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký gửi và nhận thông điệp dữ liệu điện tử, người khởi kiện, người tham gia tố tụng truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tòa án để thay đổi, bổ sung thông tin đã đăng ký, ký điện tử và gửi đến Tòa án qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án.

Sau khi nhận được thông tin thay đổi, bổ sung của người nộp đơn, Tòa án gửi thông báo về việc chấp nhận thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án đến địa chỉ thư điện tử đã được đăng ký. Trường hợp người nộp đơn không điền đúng hoặc đầy đủ thông tin thay đổi, bổ sung thì Tòa án thông báo không chấp nhận qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án; căn cứ vào thông báo không chấp nhận của Tòa án, người nộp đơn điền đầy đủ và đúng thông tin thay đổi, bổ sung, ký điện tử và gửi đến Tòa án qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án.

Thủ tục ngừng gửi và nhận thông điệp dữ liệu điện tử, người khởi kiện, người tham gia tố tụng truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tòa án để đăng ký ngừng gửi và nhận thông điệp dữ liệu điện tử, ký điện tử và gửi đến Tòa án.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu, Tòa án phải kiểm tra, xác định thông tin và gửi thông báo về việc chấp nhận qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án đến địa chỉ thư điện tử đã được đăng ký. Trường hợp người nộp đơn không điền đúng hoặc đầy đủ thông tin thì Tòa án gửi thông báo không chấp nhận qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án; căn cứ vào thông báo của Tòa án, người nộp đơn điền đầy đủ và đúng thông tin, ký điện tử và gửi đến Tòa án qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án.

Kể từ thời điểm Tòa án chấp nhận ngừng gửi và nhận thông điệp dữ liệu điện tử, người khởi kiện, người tham gia tố tụng không được thực hiện các thủ tục gửi và nhận thông điệp dữ liệu điện tử theo hướng dẫn của Nghị quyết này. Trường hợp họ có yêu cầu gửi và nhận thông điệp dữ liệu điện tử lại thì thực hiện thủ tục đăng ký như đăng ký lần đầu theo hướng dẫn tại Điều 12 Nghị quyết này.

Thủ tục đăng ký; thay đổi, bổ sung thông tin; ngừng nhận thông điệp dữ liệu điện tử do Tòa án cấp, tống đạt, thông báo: Người khởi kiện, người tham gia tố tụng đăng ký nhận thông điệp dữ liệu điện tử phải nộp trực tiếp tại Tòa án đơn đăng ký theo mẫu được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tòa án.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đơn, Tòa án phải thông báo bằng văn bản về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đơn đăng ký cho người nộp đơn. Trường hợp không được Tòa án chấp nhận, người nộp đơn căn cứ thông báo của Tòa án để sửa đổi, bổ sung đơn đăng ký. Trường hợp được Tòa án chấp nhận, người nộp đơn căn cứ vào thông báo của Tòa án về tài khoản giao dịch để đổi mật khẩu tài khoản giao dịch đã được cấp lần đầu để bảo đảm an toàn, bảo mật.

Người khởi kiện, người tham gia tố tụng đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin giao dịch điện tử phải nộp trực tiếp tại Tòa án đơn đăng ký theo mẫu được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tòa án.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đơn, Tòa án gửi thông báo về việc chấp nhận thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án đến địa chỉ thư điện tử đã được đăng ký. Trường hợp người nộp đơn không điền đúng hoặc đầy đủ thông tin thay đổi, bổ sung thì Tòa án thông báo không chấp nhận qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án; căn cứ vào thông báo không chấp nhận của Tòa án, người nộp đơn điền đầy đủ và đúng thông tin thay đổi, bổ sung và nộp trực tiếp tại Tòa án.

Người khởi kiện, người tham gia tố tụng đăng ký ngừng nhận thông điệp dữ liệu điện tử phải nộp trực tiếp tại Tòa án đơn đăng ký theo mẫu được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tòa án.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đơn, Tòa án phải kiểm tra, xác định thông tin và gửi thông báo bằng văn bản về việc chấp nhận đơn đăng ký cho người nộp đơn, thông báo này cũng được Tòa án gửi cho người nộp đơn qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án. Trường hợp người gửi đơn không điền đúng hoặc đầy đủ thông tin thì Tòa án gửi thông báo không chấp nhận yêu cầu qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án; căn cứ vào thông báo của Tòa án, người gửi đơn điền đầy đủ, đúng thông tin và nộp trực tiếp tại Tòa án.

Trường hợp người khởi kiện, người tham gia tố tụng có yêu cầu nhận thông điệp dữ liệu điện tử lại thì thực hiện thủ tục đăng ký như đăng ký lần đầu theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này.

Tài khoản giao dịch điện tử mà Tòa án cấp cho người khởi kiện, người tham gia tố tụng sẽ hết hiệu lực sử dụng sau 06 tháng kể từ ngày ban hành bản án, quyết định xét xử, giải quyết vụ án dân sự, vụ án hành chính.

Giao dịch trong gửi và nhận đơn khởi kiện, tài liệu chứng cứ

Về lập và gửi đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ bằng phương tiện điện tử:  Người khởi kiện phải truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tòa án điền đầy đủ nội dung đơn khởi kiện, ký điện tử và gửi đến Tòa án. Tài liệu, chứng cứ gửi kèm theo đơn khởi kiện phải được gửi đến Tòa án qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án.

Nhận và xử lý đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ kèm theo: Sau khi nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ kèm theo bằng phương tiện điện tử, Tòa án phải in ra bản giấy, ghi vào sổ nhận đơn và xử lý đơn khởi kiện theo quy định của pháp luật tố tụng. Tòa án gửi thông báo đã nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ cho người khởi kiện từ Cổng thông tin điện tử của Tòa án đến địa chỉ thư điện tử đã đăng ký của người khởi kiện. Nội dung thông báo theo quy định của Bộ luật tố tụng dân sự, Luật tố tụng hành chính và hướng dẫn của Tòa án nhân dân tối cao. Kết quả xử lý đơn khởi kiện được Tòa án gửi.

Gửi tài liệu, chứng cứ bằng phương tiện điện tử: Người khởi kiện, người tham gia tố tụng gửi tài liệu, chứng cứ bằng phương tiện điện tử đến Tòa án qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị quyết này. Sau khi nhận tài liệu, chứng cứ của người khởi kiện, người tham gia tố tụng quy định tại khoản 1 Điều 17 và khoản 1 Điều này, Tòa án kiểm tra tài liệu, chứng cứ đã nhận và gửi thông báo đã nhận tài liệu, chứng cứ từ Cổng thông tin điện tử của Tòa án đến địa chỉ thư điện tử đã đăng ký của người khởi kiện, người tham gia tố tụng trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được tài liệu, chứng cứ.

Giao nộp tài liệu, chứng cứ tại Tòa án: Người khởi kiện, người tham gia tố tụng đã gửi tài liệu, chứng cứ qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án phải nộp bản chính hoặc bản sao hợp pháp tài liệu, chứng cứ đó chậm nhất là tại phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải; phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và đối thoại. Đối với các tài liệu, chứng cứ mà người tham gia tố tụng gửi cho Tòa án bằng phương tiện điện tử sau phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải; phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và đối thoại thì thời hạn giao nộp bản chính và bản sao hợp pháp tài liệu, chứng cứ đó được thực hiện theo quy định của pháp luật tố tụng.

Đối với tài liệu, chứng cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 109 Bộ luật tố tụng dân sự, khoản 2 Điều 96 Luật tố tụng hành chính; chứng cứ là vật chứng; tài liệu nghe được, nhìn được hoặc những tài liệu, chứng cứ khác mà không thể định dạng dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 6 Nghị quyết này thì Tòa án, người khởi kiện, người tham gia tố tụng không được gửi bằng phương thức điện tử mà phải giao nộp bằng phương thức khác theo quy định của pháp luật tố tụng.

Tòa án cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử: Trong trường hợp người khởi kiện, người tham gia tố tụng đã đăng ký gửi và nhận, đăng ký nhận thông điệp dữ liệu điện tử với Tòa án và được Tòa án chấp nhận theo quy định tại Điều 12, Điều 15 của Nghị quyết này thì văn bản tố tụng do Tòa án ban hành theo quy định của pháp luật tố tụng phải được Tòa án gửi từ Cổng thông tin điện tử của Tòa án đến địa chỉ thư điện tử đã được đăng ký của người khởi kiện, người tham gia tố tụng trong thời hạn pháp luật quy định.

Tòa án gửi tài liệu, chứng cứ bằng phương tiện điện tử: Trong tố tụng hành chính, tài liệu, chứng cứ do Tòa án thu thập, do người khởi kiện, người tham gia tố tụng cung cấp phải được Tòa án gửi từ Cổng thông tin điện tử của Tòa án đến địa chỉ thư điện tử đã đăng ký của người khởi kiện, người tham gia tố tụng theo quy định của pháp luật tố tụng hành chính.

Trong tố tụng dân sự, tài liệu, chứng cứ do Tòa án thu thập phải được Tòa án gửi từ Cổng thông tin điện tử của Tòa án đến địa chỉ thư điện tử đã đăng ký của người khởi kiện, người tham gia tố tụng theo quy định của pháp luật tố tụng dân sự. Trường hợp vì lý do chính đáng mà người khởi kiện, đương sự không gửi được đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ cho đương sự khác quy định tại khoản 9 Điều 70 Bộ luật tố tụng dân sự thì Tòa án gửi đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ do người khởi kiện, đương sự cung cấp cho đương sự khác.

Nhận và xử lý thông điệp dữ liệu điện tử do Tòa án cấp, tống đạt, thông báo: Sau khi nhận thông điệp dữ liệu điện tử do Tòa án cấp, tống đạt, thông báo, người khởi kiện, người tham gia tố tụng có trách nhiệm gửi thông báo đến Tòa án qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án về việc đã nhận được thông điệp dữ liệu điện tử.

Người khởi kiện, người tham gia tố tụng được sử dụng thông điệp dữ liệu điện tử mà Tòa án gửi từ Cổng thông tin điện tử của Tòa án để thực hiện các quyền, nghĩa vụ của mình theo quy định của pháp luật tố tụng và pháp luật về giao dịch điện tử. Người khởi kiện, người tham gia tố tụng có trách nhiệm tiếp nhận, thực hiện các nội dung, yêu cầu ghi trên văn bản tố tụng của Tòa án trong thời hạn quy định; thường xuyên kiểm tra thư điện tử đã đăng ký với Tòa án, đăng nhập tài khoản giao dịch điện tử để tra cứu, xem, in, sử dụng thông điệp dữ liệu điện tử đã gửi, nhận khi tài khoản của họ còn hiệu lực sử dụng theo hướng dẫn tại khoản 4 Điều 12 và khoản 4 Điều 15 Nghị quyết này. Người khởi kiện, người tham gia tố tụng tự chịu trách nhiệm trong trường hợp không thực hiện việc đăng nhập, tiếp nhận, thực hiện các nội dung, yêu cầu ghi trên văn bản tố tụng của Tòa án.

THÁI VŨ