Một số đề xuất giải pháp đột phá trong việc thực hiện tốt công tác xây dựng cơ sở dữ liệu ngành Tòa án

Đặt vấn đề

Căn cứ vào Nghị quyết 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị; Căn cứ vào Nghị quyết số 71/NQ-CP ngày 01/4/2025 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung Chương trình hành động Chính phủ thực hiện Nghị quyết 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị; Nghị quyết số 214/NQ-CP ngày 23/7/2025 của Chính phủ về thúc đẩy tạo lập dữ liệu phục vụ chuyển đổi số toàn diện; Kế hoạch số 334/KH-TCT ngày 18/7/2025 của Tổ công tác Đề án 06 về triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu. Trên cơ sở các quy định của các văn bản nêu trên, Ban Chỉ đạo ngành Tòa án nhân dân về chuyển đổi số, xây dựng Tòa án điện tử đã ban hành Kế hoạch số 540/KH-BCĐ ngày 31/7/2025 để phân công nhiệm vụ tổ chức triển khai xây dựng Cơ sở dữ liệu ngành Tòa án. Theo đó, Kế hoạch đã ấn định thời gian và công việc cụ thể cho các cơ quan giúp việc của Tòa án nhân dân tối cao và các cơ quan có liên quan phải hoàn thành.

1. Thực trạng về công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu ngành Tòa án

Hiện nay, các phần mềm nội bộ liên quan trực tiếp đến công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu Tòa án chủ yếu gồm: Phần mềm Hệ thống giám sát hoạt động Tòa án (gọi tắt là phần mềm Quản lý Tòa án) có địa chỉ là: https://qlta.toaan.gov.vn/ , phần mềm Hệ thống phần mềm thống kê các loại án Tòa án nhân dân (gọi tắt là Phần mềm thống kê) có địa chỉ là: https://tk.toaan.gov.vn/, phần mềm khu lưu trữ tài liệu số hóa (gọi tắt là phần mềm số hóa) có địa chỉ là: https://sohoa.toaan.gov.vn/ (phần mềm này mới được viết xong và đưa vào hoạt động trong đợt cao điểm 90 ngày đêm làm sạch dữ liệu hôn nhân gia đình) và một số phần mềm nội bộ khác. Ba phần mềm trên là công cụ hữu ích, là tiền đề để giúp cho các Tòa án xây dựng cơ sở dữ liệu ngành Tòa án.

Phần mềm có ý nghĩa then chốt và quyết định đến việc xây dựng cơ sở dữ liệu ngành Tòa án là phần mềm Quản lý Tòa án, vì phần mềm này có chứa các trường thông tin về từng hồ sơ vụ việc cụ thể do Tòa án thụ lý giải quyết, bắt đầu kể từ giai đoạn tiếp nhận đơn khởi kiện, đơn yêu cầu đến giai đoạn thụ lý, giải quyết các loại vụ việc và là tiền đề để tích hợp, kết nối, liên thông chuyển dữ liệu sang phần mềm thống kê và phần mềm số hóa để thực hiện công tác báo cáo thông kê và lưu kho một số tài liệu hồ sơ đã số hóa.

Tuy nhiên, thực tiễn đã cho thấy: phần mềm thống kê và phần mềm số hóa chưa được thừa hưởng các cơ sở dữ liệu của phần mềm Quản lý Tòa án để tự động hóa chuyển dữ liệu sang hai phần mềm này.

Mặt khác, hiện nay việc nhập liệu vào phần mềm Quản lý Tòa án tại một số Tòa án vẫn chưa đảm bảo được dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống” (một số Tòa án không nhập đầy đủ các loại vụ việc mình đã thụ lý giải quyết) nên việc kết nối, liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các phần mềm nếu có cũng không đảm bảo được yêu cầu.

Phần mềm Quản lý Tòa án còn thiếu thẻ loại thụ lý giải quyết vụ việc đối với án Phá sản, đối với các hồ sơ áp dụng biện pháp xử lý vi phạm hành chính nên không đảm bảo cho việc các Tòa án nhập liệu đầy đủ các loại vụ việc của Tòa án mình đã thụ lý giải quyết vào phần mềm.

Phần mềm Quản lý Tòa án cũng chưa có tính năng, chức năng nhập đối với các hồ sơ đơn nhưng được chuyển sang thụ lý, giải quyết theo thủ tục hòa giải, đối thoại theo quy định của Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án.

Chức năng tải file đã số hóa lên phần mềm còn hạn chế về dung lượng và theo từng loại tài liệu.

Việc nhập liệu vào phần mềm Quản lý Tòa án phần lớn tại các Tòa án nhân dân khu vực đều do Thư ký nhập đối với những hồ sơ vụ việc được phân công vì các Tòa án này phần lớn đề không có nhân sự chuyên trách về công nghệ thông tin. Cho nên, việc nhập liệu vào phần mềm ở một số nơi chưa thực sự đồng bộ và chính xác tuyệt đối.

2. Một số khó khăn, vướng mắc, bất cập về công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu ngành Tòa án

- Hầu hết các Tòa án nhân dân khu vực đều chưa có biên chế chuyên trách về công nghệ thông tin nên việc nhập dữ liệu vào phần mềm nội bộ đều giao cho các Thư ký kiêm nghiệm; làm cho công việc của Thư ký vốn đã quá tải càng thêm quá tải hơn (vì hiện nay, một Thư ký có thể giúp việc cho hai hoặc ba Thẩm phán, khối lượng công việc của Thư ký là rất lớn).

- Hiện tại, trong mục quản lý án ST, PT thì phần mềm Quản lý Tòa án chỉ có các thẻ chức năng để nhập dữ liệu về thông tin vụ việc các lĩnh vực như: HÌNH SỰ; DÂN SỰ; KD, TM; LAO ĐỘNG; HÀNH CHÍNH; THI HÀNH ÁN, không có thẻ chức năng để nhập loại vụ việc về PHÁ SẢN, áp dụng biện pháp xử lý vi phạm hành chính. (xem hình giao diện phần mềm bên dưới):

                

 

Trước hạn chế, khó khăn, vướng mắc này của phần mềm thì Tòa án không thể nhập đầy đủ dữ liệu các loại vụ việc do mình thụ lý, giải quyết một cách đầy đủ được.

- Phần mềm Quản lý Tòa án chưa có chức năng sử dụng AI để quét đơn khởi kiện và tự động điền vào các trường thông tin của form nhập liệu thông tin đơn (tương tự như phần mềm số hóa, khi quyét giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, căn cước công dân, bản án quyết định ly hôn thì phần mềm sẽ tự động nhập các trường thông tin và các trường thông tin tại các form nhập liệu tương ứng). Phần mềm còn yêu cầu nhập dữ liệu thủ công, làm cho hiệu quả, năng suất nhập liệu chưa thực sự đạt hiệu quả cao (xem hình bên dưới):

                

- Trong chức năng giải quyết đơn của phần mềm Quản lý Tòa án chỉ có chuyển đơn trong Hệ thống Tòa án, trả lại đơn, yêu cầu bổ sung đơn, thụ lý vụ việc, đơn trùng. Không có chức năng chuyển đơn sang hòa giải, đối thoại theo quy định của Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án và các văn bản hướng dẫn thi hành (xem hình bên dưới). Số quyết định công nhận kết quả hòa giải thành, đối thoại thành tại Tòa án vẫn tính vào số án thụ lý giải quyết của Tòa án nhưng nếu không có chức năng nhập dữ liệu này thì kết quả báo cáo thống kê của phần mềm này sẽ không có số liệu án hòa giải, đối thoại thành tại Tòa án.

                

- Tính năng tải file đã số hóa lên phần mềm còn hạn chế: Phần mềm chỉ cho phép tải file đã số hóa lên phần mềm tại mục giao nhận tài liệu, chứng cứ, thông báo về hòa giải; bản án, quyết định giải quyết của Tòa án. Các mục khác phần mềm không có tính năng cho tải file đã số hóa lên phần mềm và dung lượng mỗi file được úp lên phần mềm cũng còn hạn chế nên khó đáp ứng được yêu cầu trong trường hợp kết nối, liên thông với phần mềm số hóa.

- Số thụ lý và số bản án, quyết định trong phần mềm là phải duy nhất. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/7/2025, Tòa án nhân dân khu vực đã chính thức đi vào hoạt động, các Tòa án này được tiếp nhận những hồ sơ vụ việc còn lại, chưa giải quyết của một hoặc một số Tòa án nhân dân cấp huyện đến 30/6/2025 chuyển sang. Đồng thời, theo hướng dẫn của Công văn số 244/TANDTC-PC ngày 02/7/2025 hướng dẫn về biển tên, ghi số, ký hiệu của văn bản hành chính, văn bản tố tụng tại các Tòa án thì khi thụ lý hoặc cho số bản án, quyết định giải quyết kể từ thời điểm 01/7/2025 sẽ bắt đầu cho số 01 trở lại và cứ tăng dần. Trên thực tiễn khi thực hiện các quy định này thì sẽ xuất hiện việc trùng số thụ lý, số bản án, quyết định giải quyết trên phần mềm nhưng phần mềm không cho nhập vào như sau:

+ Tòa án nhân dân khu vực 5 được thành lập trên cơ sở từ Tòa án nhân dân huyện A, đến ngày 30.6.2025, thì Tòa án nhân dân huyện A có 300 vụ việc còn lại chưa giải quyết phải bàn giao sang Tòa án nhân dân khu vực 5. Trong số đó, có vụ án dân sự thụ lý số 10 ngày 10/01/2025. Đến ngày 15/7/2025, Tòa án nhân dân khu vực 5 lại thụ lý vụ án dân sự số 10. Như vậy trong cùng 01 năm 2025, cùng một loại án dân sự nhưng trong phần mềm quản lý Tòa án lại có hai số thụ lý trùng nhau là số 10. Việc nhập các vụ án trong cùng một loại án trùng nhau là phần mềm không cho phép.

+ Tòa án nhân dân khu vực 4 được thành lập trên cơ sở sáp nhập Tòa án nhân dân huyện B, C lại với nhau. đến ngày 30/6/2025, thì Tòa án nhân dân huyện B, C có 400 vụ việc còn lại chưa giải quyết phải bàn giao sang Tòa án nhân dân khu vực 4. Trong số đó, có vụ án dân sự thụ lý số 12 ngày 10/01/2025 của Tòa án nhân dân huyện B, vụ án dân sự thụ lý số 12, ngày 17/01/2025 của Tòa án nhân dân huyện C. Đến ngày 11/7/2025, Tòa án nhân dân khu vực 4 lại thụ lý vụ án dân sự số 12. Như vậy trong cùng 01 năm 2025, cùng một loại án dân sự nhưng trong phần mềm quản lý Tòa án lại có 03 số thụ lý trùng nhau là số 12. Việc nhập các vụ án trong cùng một loại án trùng nhau là phần mềm không cho phép.

3. Một số đề xuất và giải pháp đột phá trong việc thực hiện tốt công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu ngành Tòa án

- Bổ sung biên chế chuyên trách về công nghệ thông tin để thực hiện việc nhập dữ liệu, cập nhật dữ liệu vào phần mềm quản lý Tòa án về một đầu mối: Khi tiếp nhận, thụ lý vụ việc thì bộ phận hành chính tư pháp của Tòa án (cụ thể là cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin, chuyển đổi số) nhập dữ liệu vào phần mềm; khi có kết quả giải quyết đơn, giải quyết vụ việc bằng bản án, quyết định thì Bộ phận hành chính tư pháp của Tòa án cập nhập dữ liệu vào phần mềm.

- Xây dựng thêm thẻ chức năng để nhập loại vụ việc về PHÁ SẢN, áp dụng biện pháp xử lý vi phạm hành chính.

- Tại form thông tin đơn cần tạo thêm chức năng tải file đã số hóa là đơn khởi kiện hoặc đơn yêu cầu lên phần mềm và tạo thêm chức năng quét đơn khởi kiện, đơn yêu cầu để AI tự động điền các trường dữ liệu vào các trường thông tin tương ứng trong form thông tin đơn (tương tự như phần mềm số hóa).

- Mở rộng tính năng tải tài liệu đã số hóa lên từng giai đoạn nhập dữ liệu tương ứng với danh mục cần số hóa trong một hồ sơ vụ việc cụ thể. Để từ đó phần mềm cho kết nối, liên thông, chia sẽ với phần mềm số hóa một cách tự động hóa và chuyển vào lưu kho một cách thuận tiện. Cán bộ quản lý kho không cần phải scan (số hóa) tài liệu nữa, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công tác lưu kho.

Ví du: tại form thông tin đơn, phần mềm cho úp các file đã số hóa gồm: đơn khởi kiện, đơn yêu cầu, giấy chứng nhận kết hôn, căn cước công dân của nguyên đơn, người yêu cầu, căn cước công dân của bị đơn, người yêu cầu. Và tại form bản án, quyết định giải quyết cho phép úp file bản án, quyết định lên phần mềm. Sau khi úp lên và hồ sơ vụ việc đã có hiệu lực pháp lực thì chúng ta sẽ chuyển sang lưu trữ và các file đã số hóa này sẽ tự động chuyển qua phần mềm số hóa và cán bộ quản lý kho sẽ xem lại thông tin, trình lãnh đạo duyệt lưu kho (tương tự đợt cao điểm 90 ngày đêm làm sạch dữ liệu hôn nhân).

- Tạo thêm chức năng chuyển đơn sang hòa giải, đối thoại theo quy định của Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án và các văn bản hướng dẫn thi hành trong chức năng giải quyết đơn của phần mềm Quản lý Tòa án. Trường hợp có chức năng chuyên đơn sang hòa giải, đối thoại thì phải tạo thêm các chức năng cập nhật kết quả hòa giải, đối thoại theo đúng qui định. Trường hợp chưa tạo chức năng này ngay được thì giải pháp tạm thời là các Tòa án chỉ nhập số vụ việc đã tổ chức hòa giải thành, đối thoại thành và phải ra quyết định công nhận kết quả (tính một vụ, việc đã giải quyết cho thẩm phán phụ trách và Tòa án). Số thụ lý và quyết định công nhận kết quả hòa giải, đối thoại khi nhập vào phần mềm phải ghi thêm chữ HGĐT phía sau số thụ lý, quyết định để phân biệt giải quyết theo thủ tục tố tụng hoặc thủ tục hòa giải đối thoại, tránh trùng số trên phần mềm sẽ không cho nhập.

Ví dụ: Đơn thuận tình ly hôn giữa A và B thụ lý theo thủ tục hòa giải tại Tòa án số 09 ngày 02/7/2025, số quyết định công nhận kết quả hòa giải thành tại Tòa án số 04 ngày 22/7/2025 thì khi nhập vào phần mềm số thụ lý sẽ là 09HGĐT, số quyết định sẽ là 04HGĐT, tránh trùng với số thụ lý, số quyết định của án hôn nhân gia đình.

- Trường hợp tránh trùng số thụ lý đối với án còn lại chưa giải quyết của Tòa án nhân dân huyện bàn giao cho Tòa án nhân dân khu vực với số thụ lý mới của Tòa án nhân dân khu vực hoặc tránh trùng số thụ lý còn lại của các huyện cùng sáp nhập vào một khu vực thì đối với các vụ án thụ lý trong năm 2025 thì thêm chữ viết tắt của Tòa án nhân dân huyện vào phía sau số thụ lý. Trường hợp án còn lại từ năm 2024 về trước của hai huyện trong một năm có số thụ lý trùng nhau thì cũng thêm chữ viết tắt của Tòa án nhân dân huyện vào phía sau số thụ lý. Mục đích của việc thêm chữ vào phía sau số thụ lý là để tránh trùng số thụ lý trong phần mềm quản lý án.

Ví dụ: Tòa án nhân dân huyện A, B án còn lại chưa giải quyết chuyển sang Tòa án nhân dân khu vực 3 trong năm 2025 có số thụ lý 17/2025 trùng nhau và trùng với số thụ lý mới của Tòa án nhân dân khu vực. Như vậy, nếu nhập hết vào phần mềm thì có 03 số thụ lý trùng nhau là 17/2025. Khi đó, số thụ lý nhập trong phần mềm sẽ đối với án còn lại của Tòa án nhân dân huyện A, B sẽ là 17A, 17B, số thụ lý của Tòa án nhân dân khu vực sẽ là 17.

Tòa án nhân dân huyện A, B án còn lại chưa giải quyết chuyển sang Tòa án nhân dân khu vực 3 trong năm 2022 có số thụ lý 15/2022 trùng nhau. Như vậy, nếu nhập hết vào phần mềm thì có 02 số thụ lý trùng nhau là 15/2022. Khi đó, số thụ lý nhập trong phần mềm sẽ đối với án còn lại của Tòa án nhân dân huyện A, B sẽ là 15A, 15B.

- Sau khi dữ liệu của phần mềm quản lý Tòa án đảm bảo được nhập dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống” thì phần mềm này cần kết nối, liên thông, chia sẽ dữ liệu cho phần mềm thống kê để phần mềm báo cáo thống kê tự động cập nhật kết quả thụ lý giải quyết theo từng loại vụ việc, theo từng quan hệ pháp luật tranh chấp, tội danh. Khi đó, cán bộ làm công tác báo cáo thống kê không cần phải nhập số liệu vào phần mềm báo cáo thống kê nữa.

HUỲNH MINH KHÁNH (Tòa án nhân dân Khu vực 5 - Đồng Tháp)

Xây dựng Tòa án điện tử để hình thành một phương thức tố tụng mới trên nền tảng số - Ảnh minh hoạ.