Thành lập Văn phòng công chứng - Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy định của pháp luật

1. Quy định của pháp luật về thành lập Văn phòng công chứng

Trước khi thực hiện xã hội hóa hoạt động công chứng, các văn bản pháp luật quy định về hoạt động công chứng như: Sắc lệnh 59/SL ngày 15/11/1945, Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10/1987, Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/02/1991, Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 của Chính phủ và Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 chỉ cho phép thành lập và hoạt động của Phòng Công chứng. Đến Luật Công chứng năm 2006 và hiện nay là Luật Công chứng năm 2014, bên cạnh cho phép thành lập và hoạt động của Phòng Công chứng, pháp luật còn cho phép thành lập các Văn phòng công chứng. Tuy nhiên, quy định pháp luật cũng đã đặt ra những vấn đề pháp lý riêng biệt trong việc thành lập Văn phòng công chứng, cụ thể: 

(i) Quy định về loại hình Văn phòng công chứng, Luật Công chứng năm 2014 quy định “Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh”[1]. Với quy định này, Văn phòng công chứng chỉ được phép hoạt động duy nhất với loại hình công ty hợp danh, đây cũng là sự khác biệt so với quy định trước đó. Bởi vì, theo quy định của Luật Công chứng năm 2006, các công chứng viên được lựa chọn thành lập Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh[2].

Mặt khác, Luật Công chứng năm 2014 cũng quy định, đối với những Văn phòng công chứng được thành lập với loại hình Doanh nghiệp tư nhân theo Luật Công chứng năm 2006 sẽ phải thực hiện chuyển đổi sang loại hành công ty hợp danh để phù hợp với quy định của pháp luật[3]. 

(ii) Về tên gọi Văn phòng công chứng, Luật Công chứng năm 2014 quy định “Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc”[4].

Theo quy định của Luật Công chứng năm 2006, tên gọi của Văn phòng công chứng do công chứng viên lựa chọn nhưng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng”, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc[5].

Đồng thời, Luật Công chứng 2014 cũng quy định đối với những Văn phòng công chứng được thành lập theo Luật Công chứng năm 2006, về tên gọi sẽ được thực hiện theo quy định như sau: “Văn phòng công chứng được thành lập trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành được giữ nguyên tên gọi đã đăng ký. Trường hợp Văn phòng công chứng thay đổi một trong các nội dung quy định tại khoản 3 Điều 23 của Luật này kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành thì phải đăng ký lại hoạt động; trường hợp thay đổi một trong các nội dung quy định tại khoản 2 Điều 24 của Luật này thì phải thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng phù hợp với quy định tại khoản 3 Điều 22 của Luật này”[6]. Cách quy định đặt tên của Văn phòng công chứng như Luật Công chứng năm 2014 nhằm khắc phục khuyết điểm của quy định pháp luật trước đó. Bởi vì, với quy định về tên gọi Văn phòng công chứng theo Luật Công chứng năm 2006, thực tế đã có nhiều trường hợp trùng tên giữa các Văn phòng công chứng với nhau trong phạm vi cả nước[7]. 

(iii) Quy định về thành viên hợp danh và tài sản góp vốn, theo quy định hiện nay, Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình Công ty hợp danh và “Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn”[8].

Việc quy định chỉ có thành viên hợp danh là công chứng viên mà không có thành viên góp vốn xuất phát từ quan điểm cho rằng, Văn phòng công chứng phải chịu trách nhiệm vô hạn đối với các nghĩa vụ tài chính của mình bằng cả tài sản riêng của thành viên hợp danh. Do đó, với tính chất nghề nghiệp, Văn phòng công chứng sẽ không có thành viên góp vốn, bao gồm cả thành viên góp vốn là công chứng viên hay cá nhân, tổ chức khác.

Về tài sản góp vốn, Luật Công chứng năm 2014 không minh thị cụ thể tài sản góp vốn sẽ bao gồm những loại tài sản nào. Tuy nhiên, Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động như loại hình Công ty hợp danh. Do đó, tài sản góp vốn sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật doanh nghiệp, tài sản góp vốn do các công chứng viên đóng góp sẽ bao gồm: “Tài sản góp vốn là Đồng Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật, tài sản khác có thể định giá được bằng Đồng Việt Nam”.[9]

2. Một số tồn tại bất cập và hạn chế

Thực hiện xã hội hóa và việc bỏ quy hoạch trong hoạt động công chứng, trong tương lai, số lượng Văn phòng công chứng được thành lập sẽ tăng nhanh. Tuy nhiên, các quy định của pháp luật hiện nay về thành lập Văn phòng công chứng vẫn tồn tại một số bất cập và hạn chế. Điều này gây khó khăn đối với các công chứng viên có nhu cầu thành lập Văn phòng công chứng. Có thể nhận thấy một số tồn tại bất cập và hạn chế như sau:

Thứ nhất, về loại hình Văn phòng công chứng, theo tác giả, quy định pháp luật hiện nay cho phép Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình duy nhất là công ty hợp danh và chỉ tồn tại thành viên hợp danh mà không có thành viên góp vốn là chưa phù hợp. Xuất phát từ quan điểm cần duy trì liên tục hoạt động của Văn phòng công chứng trong việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch, đối với trường hợp sửa đổi, bổ sung hay hủy bỏ hợp đồng giao dịch, quy định hiện nay phải do Văn phòng công chứng đã chứng nhận hợp đồng, giao dịch đó thực hiện[10]. Nếu Văn phòng công chứng được thành lập theo loại hình doanh nghiệp tư nhân và chỉ có một công chứng viên hành nghề, trường hợp công chứng viên đó chết hoặc không đủ điều kiện hành nghề, dẫn đến Văn phòng công chứng có thể bị tạm ngưng hoặc chấm dứt hoạt động thì việc sửa đổi, bổ sung hay hủy bỏ hợp đồng giao dịch sẽ không bảo đảm quyền lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng, mà phải đợi cho đến khi giải quyết xong vấn đề pháp lý của Văn phòng công chứng mới tiếp tục thực hiện; và trên thực tế cũng đã xảy ra trường hợp này. Do đó, Luật Công chứng năm 2014 đã loại bỏ quy định Văn phòng công chứng thành lập theo loại hình doanh nghiệp tư nhân.

Việc loại bỏ loại hình Doanh nghiệp tư nhân hay việc không thừa nhận thành viên góp vốn trong loại hình Công ty hợp danh của Văn phòng công chứng không chỉ hạn chế quyền tự do lựa chọn hình thức kinh doanh của Văn phòng công chứng mà còn gây khó khăn trong tổ chức hoạt động công chứng. Thực tế chứng minh, Công ty hợp danh không phải loại hình tối ưu đối với tổ chức, hoạt động của Văn phòng công chứng. Bởi vì, yếu tố “hợp danh” cũng có thế bị phá vỡ khi có công chứng viên hợp danh chết, miễn nhiệm, bãi nhiệm, không tiếp tục hành nghề, dẫn đến Văn phòng công chứng không duy trì hoạt động. Đồng thời, với việc không cho phép công chứng viên hành nghề với tư cách thành viên góp vốn cũng là hạn chế quyền kinh doanh đã được quy định tại pháp luật doanh nghiệp[11]. Do vậy, nếu tiếp tục quy định Văn phòng công chứng chỉ được tổ chức và hoạt động dưới loại hình công ty hợp danh phải có hai công chứng viên hợp danh trở lên thì nguồn công chứng viên sẽ chưa đủ đáp ứng cho nhu cầu thành lập các tổ chức hành nghề công chứng.

Thứ hai, việc quy định tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng như hiện nay vẫn tồn tại bất cập, thực tế vẫn có nhiều trường hợp Văn phòng công chứng có tên gọi trùng nhau. Việc quản lý tên gọi của Văn phòng công chứng chỉ giới hạn trong đơn vị hành chính cấp tỉnh, chưa có cách thức quản lý tên gọi của Văn phòng công chứng trong phạm vi cả nước, đây là sự khác biệt giữa quản lý về tên gọi của “doanh nghiệp” theo quy định về của Luật Doanh nghiệp và tên gọi của “Văn phòng công chứng” theo quy định của Luật Công chứng. Văn phòng công chứng có tên gọi trùng nhau không chỉ gây ra những khó khăn trong quá trình hoạt động của các Văn phòng công chứng, mà nó còn ảnh hưởng đến các vấn đề chung của hoạt động công chứng.

Mặt khác, Văn phòng công chứng được thành lập theo Luật Công chứng năm 2006, khi thay đổi nội dung tại khoản 2, Điều 24 Luật Công chứng năm 2014, Văn phòng công chứng không được giữ tên cũ mà phải thay đổi tên để phù hợp với quy định tại khoản 3, Điều 22 Luật Công chứng năm 2014[12]. Quy định này gây ra rất nhiều hệ lụy, phát sinh khi thay đổi tên gọi, ảnh hưởng ít nhiều đến thương hiệu của Văn phòng công chứng, gây tốn kém về tiền bạc, nhân lực, thời gian để thực hiện các thủ tục để thay đổi tên Văn phòng công chứng. Theo thống kê, từ ngày 01/01/2015 đến ngày 31/12/2019, Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh đã thực hiện 23 thủ tục thay đổi tên gọi, trong đó có 11 trường hợp phải thực hiện thay đổi tên theo Khoản 2 Điều 79 Luật Công chứng.

Thứ ba, về thành viên hợp danh và tài sản góp vốn. Việc quy định Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn như hiện nay là chưa phù hợp. Các Văn phòng công chứng vẫn tồn tại công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng. Cho dù hành nghề dưới hình thức nào, công chứng viên vẫn phải chịu trách nhiệm đối với văn bản công chứng do mình chứng nhận. Nếu Văn phòng công chứng tồn tại vừa thành viên hợp danh (chịu trách nhiệm vô hạn) và thành viên góp vốn (là công chứng viên, chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn mình đóng góp), theo tác giả, Văn phòng công chứng vẫn đảm bảo thực hiện được các nghĩa vụ của mình theo quy định của pháp luật.

Mặt khác, không phải công chứng viên hợp danh nào cũng có khả năng tài chính để bỏ vốn đầu tư để thành lập Văn phòng công chứng và đảm bảo sự duy trì hoạt động của Văn phòng công chứng. Với tình hình như hiện nay, vấn đề thành lập và đảm bảo hoạt động của Văn phòng công chứng cũng cần số vốn đầu tư rất lớn. Chính vì vậy, quy định nêu trên đã phần nào hạn chế quyền của công chứng viên, gây khó khăn cho việc Văn phòng công chứng muốn mở rộng, đầu tư cơ sở vật chất nâng cao chất lượng hoạt động hành nghề công chứng để phục vụ khách hàng. Thực tế đã xảy ra nhiều vụ tranh chấp, mâu thuẫn về việc góp vốn khi thành lập Văn phòng công chứng[13].

Ngoài ra, quy định về tài sản góp vốn chưa phù hợp với tính chất nghề nghiệp của công chứng viên[14]. Văn phòng công chứng được thành lập là do nhu cầu hợp tác và sự tin tưởng của các công chứng viên. Do đó, vốn do các công chứng viên hợp danh góp để thành lập Văn phòng công chứng ngoài những tài sản trị giá được bằng tiền còn là những tài sản vô hình khác mà không thể dùng tiền để định giá. Những tài sản vô hình đó có thể kể đến như trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, công sức, uy tín, mối quan hệ, niềm tin của khách hàng. Có thể khẳng định, đây là vốn góp đóng vai trò quan trọng để Văn phòng công chứng có thể tồn tại và phát triển. Tuy nhiên, đối với phần vốn góp vô hình, quy định của pháp luật công chứng chưa xem là tài sản góp vốn. Do đó, đây cũng là một trong những tồn tại của Luật Công chứng hiện nay.

3.Một số giải pháp, kiến nghị hoàn thiện

Việc duy trì sự phát triển ổn định, đảm bảo hoạt động của Văn phòng công chứng được hiệu quả và quyền lợi ích chính đáng của công chứng viên luôn được bảo vệ. Từ những tồn tại bất cập và hạn chế nêu trên, thiết nghĩ cần có những giải pháp hoàn thiện quy định của pháp luật về thành lập Văn phòng công chứng. Do đó, tác giả đề xuất một số giải pháp, kiến nghị như sau:

Một là, quy định về loại hình hoạt động của Văn phòng công chứng cần được sửa đổi, thay vì quy định chỉ được phép Văn phòng công chứng tổ chức và hoạt động dưới loại hình công ty hợp danh như hiện nay[15]. Văn phòng công chứng cần được mở rộng về loại hình hoạt động, không chỉ thu hẹp ở loại hình công ty hợp danh. Theo tác giả, cần sửa đổi khoản 1, Điều 22 Luật Công chứng hiện nay theo hướng: “Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan về loại hình doanh nghiệp. Văn phòng công chứng có thể thành lập và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh hoặc loại hình doanh nghiệp khác phù hợp quy định của pháp luật”.

Và Điều 51 Luật Công chứng 2014 cũng cần sửa đổi như sau: “ Người yêu cầu công chứng có thể yêu cầu bất kỳ công chứng viên nào công chứng việc sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch trước đó đang được lưu giữ tại một tổ chức hành nghề công chứng thì người yêu cầu công chứng phải thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng đang lưu giữ hợp đồng, giao dịch biết việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đó. Việc công chứng việc sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ hợp đồng, giao dịch cũng phải thực hiện theo quy định tại Điều 42 của luật này”.

Hai là, cần sửa đổi quy định đặt tên Văn phòng công chứng thống nhất với quy định đặt tên doanh nghiệp của Luật Doanh nghiệp[16]. Cụ thể, Luật Công chứng cần quy định cụ thể tên gọi Văn phòng công chứng bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” và tên riêng, đồng thời đảm bảo tiêu chí “không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên tổ chức hành nghề công chứng khác trong phạm vi toàn quốc, không vi phạm truyền thống, lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của dân tộc”. Để đảm bảo thực hiện được điều này, cần xây dựng hệ thống phần mềm quản lý việc đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng trong phạm vi cả nước. Cơ quan quản lý phải thực hiện kiểm tra tên của Văn phòng công chứng có bị trùng hay không trước khi thực hiện cấp phép hoạt động. Mặt khác, Luật Công chứng cần bãi bỏ quy định bắt buộc thay đổi tên gọi Văn phòng công chứng như quy định hiện nay[17]. Tất cả điều này nhằm hướng đến sự ổn định trong việc gắn liền thương hiệu, uy tín và quá trình hoạt động của Văn phòng công chứng.

Ba là, quy định về thành viên hợp danh và tài sản góp vốn. 

- Đối với quy định về thành viên hợp danh, Khoản 1, Điều 22 Luật Công chứng năm 2014 cần sửa đổi theo hướng “Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Ngoài các thành viên hợp danh, Văn phòng công chứng cỏ thể có thêm thành viên góp vốn là công chứng viên. Quyền và nghĩa vụ của thành viên hợp danh, thành viên góp vốn được thực hiện theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp”. Việc bổ sung thành viên góp vốn là công chứng viên theo đề xuất nêu trên là hoàn toàn phù hợp với quy định của pháp luật, bảo đảm quyền lợi ích cho các công chứng viên, điều này đã được ghi nhận tại Luật Công chứng năm 2014 và Luật Doanh nghiệp năm 2020[18]. 

- Đối với quy định về tài sản góp vốn, như đã phân tích nêu trên, những tài sản vô hình “trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, công sức, uy tín, mối quan hệ, niềm tin của khách hàng” rất có ý nghĩa đối với Văn phòng công chứng và bản thân công chứng viên. Do đó, quy định của Luật Công chứng năm 2014 cần bổ sung quy định cụ thể về tài sản góp vốn, ngoài quy định công chứng viên có thể góp vốn bằng tài sản theo Luật Doanh nghiệp năm 2020[19], những tài sản vô hình, không thể định giá bằng Đồng Việt Nam cũng được quy định là tài sản góp vốn. Việc định giá tài sản này sẽ do các công chứng viên khi thành lập Văn phòng công chứng tự thỏa thuận./.

*Công chứng viên Phòng công chứng số 1 Thành phố Hồ Chí Minh

ĐẶNG VĂN DINH*