Một số nội dung cơ bản của dự thảo Thông tư quy định công tác văn thư, lưu trữ trong Tòa án nhân dân

Về phạm vi điều chỉnh, dự thảo Thông tư này quy định:

Thông tư này quy định các hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ trong Tòa án nhân dân, bao gồm:

- Nội dung, quy trình nghiệp vụ, tổ chức hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ trong Tòa án nhân dân.

- Công tác quản lý hồ sơ vụ án của Tòa án nhân dân; công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao và Tòa án nhân dân các cấp.

- Việc thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Tòa án nhân dân được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

- Công tác văn thư, lưu trữ của Tòa án quân sự các cấp thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ quốc phòng.

 Về đối tượng áp dụng, dự thảo Thông tư nêu rõ:

- Thông tư này áp dụng đối với các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân các cấp.

- Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ và các đơn vị, cá nhân có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ; người được giao thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu của Tòa án nhân dân.

Về nguyên tắc quản lý về văn thư, lưu trữ, dự thảo Thông tư nêu 08 nguyên tắc sau:

- Công tác văn thư, lưu trữ của Tòa án nhân dân các cấp đặt dưới sự chỉ đạo tập trung, thống nhất của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao. Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao là đơn vị chuyên môn tham mưu giúp Chánh án Tòa án nhân dân tối cao thực hiện quản lý, chỉ đạo về văn thư, lưu trữ trong Tòa án nhân dân theo quy định của pháp luật.

Công tác văn thư, lưu trữ của Tòa án phải được thực hiện khoa học, chính xác, minh bạch, bảo đảm bí mật nhà nước và bí mật công tác theo quy định của pháp luật và của Tòa án nhân dân tối cao.

- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, đơn vị phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác, đúng đối tượng và giữ bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận, ghi rõ họ tên vào sổ chuyển giao văn bản.

- Tất cả văn bản đến, văn bản đi của Tòa án được xử lý trên Hệ thống QLVB&ĐH (trừ văn bản Mật). Trường hợp phát sinh văn bản giấy đến, văn bản giấy đi thì đều được quét (Scan) đưa vào Hệ thống QLVB&ĐH.

- Văn bản giấy đi/đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản có các mức độ khẩn như: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao đến đúng địa chỉ ngay sau khi nhận hoặc phát hành.

- Văn bản điện tử đến được Văn thư chuyển ngay đến nơi nhận trong giờ hành chính (đối với văn bản thông thường). Văn bản điện tử đi phải được phát hành trong ngày ký văn bản, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo (đối với văn bản thông thường).

- Hồ sơ vụ án, vụ việc trong Tòa án nhân dân phải bảo đảm quản lý tập trung, thống nhất, liên tục từ khi đơn vị, cá nhân lập hồ sơ hoặc nhận bàn giao cho đến khi chuyển giao cho đơn vị, cá nhân khác nộp vào Lưu trữ cơ quan; tuân thủ các nguyên tắc chung về quản lý hồ sơ nghiệp vụ; bảo đảm bí mật nhà nước và bí mật công tác theo quy định của pháp luật.

- Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Tòa án nhân dân các cấp phải thực hiện theo quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước; Quyết định số 970/QĐ-TTg ngày 07/7/2020 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Danh mục bí mật nhà nước thuộc Tòa án nhân dân, Quyết định số 340/QĐ-TANDTC ngày 23/8/2024 ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước thuộc Tòa án nhân dân và các quy định khác của pháp luật.

- Việc thực hiện chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ trong Tòa án nhân dân được thực hiện theo quy định của Chính phủ và của Tòa án nhân dân tối cao.

Đồng thời, dự thảo Thông tư cũng quy định rõ các nội dung về trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ, về nhiệm vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ trong Tòa án nhân dân, về giá trị pháp lý của văn bản điện tử, hồ sơ điện tử,…

NGA PHẠM