Hoàn thiện dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) về cơ sở dữ liệu hỗ trợ hoạt động công chứng

1. Xác định vai trò của các cơ sở dữ liệu hỗ trợ hoạt động công chứng

Hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu luôn là xương sống và có vai trò cực kỳ quan trọng đối với nhiều ngành nghề, trong đó có hoạt động bổ trợ tư pháp nói chung và hoạt động công chứng nói riêng. Khoản 7 Điều 2 dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi)1 ghi nhận và giải thích: “Hệ thống thông tin công chứng là tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc và các cơ sở dữ liệu hỗ trợ hoạt động công chứng được thiết lập để phục vụ hoạt động công chứng điện tử, bảo đảm xác thực, tin cậy trong việc cung cấp dịch vụ công chứng điện tử”. Như vậy, có thể thấy, hệ thống thông tin công chứng gồm các thành phần cơ bản sau đây: Cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc; Các cơ sở dữ liệu hỗ trợ hoạt động công chứng; Các phần mềm phục vụ hoạt động công chứng và hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin công chứng2.

Trong các thành phần của hệ thống thông tin công chứng, khoản 8 Điều 2 dự thảo chỉ giải thích về khái niệm cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc như sau: “Cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc là tập hợp các dữ liệu công chứng trong phạm vi toàn quốc được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, chia sẻ, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử”. Và dự thảo dành riêng Điều 65 quy định rõ về các nội dung cơ bản của cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc. Từ đó, có thể hiểu, cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc là tập hợp các dữ liệu có được trong quá trình hành nghề công chứng, được tạo lập và lưu trữ sau khi hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch; còn khái niệm thế nào là “các cơ sở dữ liệu hỗ trợ hoạt động công chứng” thì dự thảo còn bỏ ngõ và không có quy định cụ thể về cơ sở dữ liệu này. Cách quy định này dẫn đến cách hiểu rằng cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc là quan trọng và ưu tiên hơn so với các cơ sở dữ liệu hỗ trợ hoạt động công chứng. Và có quan điểm cho rằng, cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc là quan trọng nhất và có thể coi là dữ liệu cốt lõi của hoạt động công chứng, không chỉ vì nhóm này chứa đựng đầy đủ các thông tin của giao dịch công chứng, mà còn bởi dữ liệu có giá trị chứng cứ hoặc làm nguồn của chứng cứ3.

Tác giả cho rằng quan điểm nêu trên là chưa đánh giá đầy đủ vai trò rất quan trọng của các cơ sở dữ liệu hỗ trợ hoạt động công chứng. Bởi lẽ, công chứng là việc chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Do đó, trước khi quyết định thực hiện việc công chứng, việc khai thác các dữ liệu hỗ trợ hoạt động công chứng có vai trò quan trọng cung cấp, bổ sung thông tin như thông tin về tình trạng ngăn chặn, tranh chấp của tài sản, thông tin về nhân thân của người yêu cầu công chứng, về tính thật giả của giấy tờ tham gia giao dịch …, hỗ trợ cho công chứng viên trong quá trình thực thi nhiệm vụ, xác định tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch và giúp công chứng viên đưa ra các quyết định công chứng phù hợp với các quy định của pháp luật, góp phần phòng ngừa và hạn chế tranh chấp.

Chẳng hạn, tại điểm b khoản 1 Điều 160 Luật Nhà ở năm 2014 có quy định về một trong những điều kiện để nhà ở được tham gia giao dịch là: “Không thuộc trường hợp đang có tranh chấp, khiếu nại, khiếu kiện về quyền sở hữu theo quy định của pháp luật về giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo” hoặc tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 188 Luật Đất đai năm 2013 quy định về người sử dụng đất được thực hiện các quyền chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất; góp vốn bằng quyền sử dụng đất khi có các điều kiện trong đó bao gồm điều kiện: Đất không có tranh chấp và quyền sử dụng đất không bị kê biên để bảo đảm thi hành án.

Nếu căn cứ vào các quy định nêu trên thì trước khi đưa ra quyết định công chứng, công chứng viên phải ưu tiên xem xét và kiểm tra các cơ sở dữ liệu hỗ trợ hoạt động công chứng để xác định một tài sản được yêu cầu công chứng có tranh chấp hoặc có ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền hay không. Việc công chứng đối với hợp đồng, giao dịch mà có đối tượng là tài sản đang có thông báo ngăn chặn, tranh chấp, kê biên để thi hành án của cơ quan có thẩm quyền có thể dẫn đến tranh chấp giữa các bên, tiềm ẩn rủi ro hợp đồng, giao dịch đó có thể bị Tòa án tuyên bố vô hiệu.

Tuy nhiên hiện nay, các dữ liệu này thường không nằm trong phạm vi cơ sở dữ liệu công chứng, mà được quy định, lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu ngành ở nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau và được điều chỉnh bởi rất nhiều quy định khác nhau. Chẳng hạn như Luật Đất đai năm 2013 có quy định về hệ thống thông tin đất đai và cơ sở dữ liệu đất đai tại Chương 9 (từ Điều 120 đến Điều 124); Luật Nhà ở năm 2014 có quy định về hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu về nhà ở tại Chương X (từ Điều 163 đến Điều 166); Luật Hộ tịch năm 2014 có quy định về cơ sở dữ liệu hộ tịch, cấp trích lục hộ tịch tại Chương V…

Vì vậy, tác giả cho rằng, dự thảo rất cần thiết phải có ghi nhận khái niệm thế nào là “các cơ sở dữ liệu hỗ trợ hoạt động công chứng”; đồng thời, dự thảo nên có điều luật ghi nhận cụ thể về phạm vi, cơ chế khai thác, hiệu lực và giá trị pháp lý của các cơ sở dữ liệu hỗ trợ hoạt động công chứng để ghi nhận đúng vai trò của cơ sở dữ liệu này và có thêm cơ sở pháp lý để làm căn cứ cho việc xây dựng cơ chế quản lý, khai thác, chia sẻ các cơ sở dữ liệu hỗ trợ hoạt động công chứng để hỗ trợ tốt hơn cho hoạt động công chứng của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.

2. Xác định tính xác thực và hợp pháp, trách nhiệm của công chứng viên

Công chứng luôn được coi là một nghề bổ trợ tư pháp, không phải là hoạt động kinh doanh đơn thuần, có vai trò rất quan trọng, có chức năng xã hội là cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện; hoạt động công chứng phải góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch trong xã hội, nhất là giao dịch về bất động sản; phòng ngừa tranh chấp, khiếu kiện; bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của Nhà nước, cá nhân, tổ chức, đặc biệt là trong bối cảnh và thực tế hiện nay đang phát sinh ngày càng nhiều tranh chấp và vi phạm pháp luật trong lĩnh vực đất đai, bất động sản; hỗ trợ hoạt động xét xử; tiết kiệm chi phí cho Nhà nước và xã hội, qua đó góp phần bảo đảm trật tự an toàn xã hội, ổn định và phát triển kinh tế - xã hội4. Ngay tại khoản 1 Điều 2 dự thảo cũng có quy định: “Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”. Việc xác định tính xác thực và hợp pháp luôn là yếu tố quan trọng và cốt lõi trong hoạt động công chứng. Tuy nhiên, Luật Công chứng năm 2014 và dự thảo kế thừa vẫn không giải thích rõ thế nào là “tính xác thực và hợp pháp”. Tính xác thực và hợp pháp ở đây theo quy định của dự thảo có bao gồm phải xác thực những yếu tố và thông tin nào? Và liệu khi thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ công chứng, công chứng viên có bắt buộc phải thực hiện việc xác thực, xác minh tất cả các chi tiết, thông tin trong hồ sơ, giấy tờ do người yêu cầu công chứng cung cấp là thật hay giả; là hợp pháp trước khi công chứng hay không? Nếu không xác minh thì việc xác định trách nhiệm bồi thường như thế nào nếu xảy ra thiệt hại? Mặc dù, pháp luật công chứng có quy định về việc nghiêm cấm việc cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; sử dụng giấy tờ, văn bản giả mạo hoặc bị tẩy xóa, sửa chữa trái pháp luật để yêu cầu công chứng. Tuy nhiên, quy định không rõ ràng của việc xác định tính xác thực và hợp pháp này dẫn đến hai cách hiểu khác nhau về xác định hệ quả pháp lý và xác định trách nhiệm của công chứng viên khi thực hiện việc công chứng như sau:

Một quan điểm cho rằng, trong quá trình điều tra, truy tố, xét xử không xem xét, xử lý hành vi vi phạm của công chứng viên, không chứng minh được công chứng viên đồng phạm với bị cáo cũng như sử dụng số tiền bị cáo chiếm đoạt. Đồng thời, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng theo quy định pháp luật, công chứng viên không thể biết được thủ đoạn gian dối của bị cáo để chiếm đoạt tiền của bị hại mà thực hiện việc công chứng đối với các hợp đồng, giấy tờ, tài liệu (do bị cáo làm giả), tạo điều kiện cho bị cáo thực hiện hành vi lừa đảo chiếm đoạt tài sản thì không thể buộc trách nhiệm liên đới của tổ chức hành nghề công chứng trong việc bồi thường cho bị hại, mà chỉ buộc bị cáo phải có trách nhiệm bồi thường (hoàn trả) số tiền đã chiếm đoạt5.

Tuy nhiên, hiện nay, trong nhiều vụ án hình sự, quan điểm của Tòa án lại tuyên công chứng viên phạm tội “thiếu trách nhiệm gây hậu quả nghiêm trọng” và chấp nhận yêu cầu buộc tổ chức hành nghề công chứng phải liên đới bồi thường thiệt hại do công chứng viên có lỗi vô ý để đối tượng lừa đảo lợi dụng việc sử dụng giấy tờ giả, giả mạo chủ thể khi công chứng để gây thiệt hại. Trong khi việc xác định, kiểm tra giấy tờ, kiểm tra chủ thể công chứng là một vấn đề rất phức tạp xuất phát từ nhiều quan điểm chưa thống nhất. Điều này sẽ gây sự bất công bằng, ảnh hưởng xấu đến hoạt động công chứng do công chứng viên không xác định rõ phạm vi trách nhiệm nên sẽ có tâm lý e ngại, sợ trách nhiệm trong hành nghề6. Vì vậy, tác giả cho rằng, dự thảo rất cần thiết nên bổ sung quy định khái niệm và giải thích thế nào là tính xác thực và hợp pháp, để từ đó, xác định được vai trò, phạm vi cơ sở dữ liệu cần khai thác, xác minh trong hoạt động công chứng cũng như là cơ sở để xác định trách nhiệm của công chứng viên và giải quyết hậu quả pháp lý trong trường hợp có thiệt hại xảy ra.

3. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên trong việc xác minh, truy cập cơ sở dữ liệu 

 Để thực hiện được vai trò và chức năng đảm bảo tính xác thực và hợp pháp trong hoạt động công chứng, kế thừa Luật Công chứng năm 2014, điểm d khoản 1 Điều 16 dự thảo có quy định công chứng viên được quyền: “Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu, được truy cập vào các cơ sở dữ liệu theo quy định pháp luật để thực hiện việc công chứng”. Quy định này kế thừa quy định của Luật Công chứng năm 2014 và bổ sung thêm nội dung quyền “được truy cập vào các cơ sở dữ liệu theo quy định pháp luật”. Đồng thời, tại điểm e khoản 1 Điều 16 dự thảo có quy định công chứng viên có “Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan”.

Tuy nhiên, các quy định này của dự thảo theo tác giả là còn quá chung chung, và không có khác biệt gì nhiều so với các quy định của Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Công chứng năm 2014 hiện nay. Hơn nữa, các quyền khác theo quy định của các văn bản quy phạm pháp luật khác còn chồng chéo, thậm chí mâu thuẫn và không cho phép công chứng viên thực hiện việc xác minh, truy cập vào các cơ sở dữ liệu có liên quan, được thể hiện như sau:

Trong hoạt động công chứng, việc xác định chủ thể tham gia hợp đồng giao dịch, xác định tính thật giả của các giấy tờ do người yêu cầu công chứng cung cấp, trong đó có giấy tờ về nhân thân mà điển hình như Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hiện nay là rất khó khăn. Bởi lẽ, trên Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do cơ quan hộ tịch cấp chỉ có những thông tin cơ bản về việc một người có đăng ký kết hôn hoặc có ly hôn với ai hay không theo mẫu do Bộ Tư pháp quy định, có chữ ký của người có thẩm quyền cùng với con dấu của cơ quan quản lý hộ tịch mà không có quy định về phôi mẫu chống giả. Trong khi, dữ liệu về chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu của cơ quan quản lý hộ tịch hiện nay không được công khai, chia sẻ cho các tổ chức hành nghề công chứng và các công chứng viên không được cấp tài khoản, không có quyền truy cập, khai thác cơ sở dữ liệu này để phục vụ cho việc công chứng. Thông thường, trong trường hợp nghi ngờ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do người yêu cầu công chứng cung cấp là giả, nếu thấy cần thiết và trường hợp được sự đồng ý của người yêu cầu công chứng, Công chứng viên phải gửi văn bản cho cơ quan quản lý hộ tịch để xác minh xem liệu Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có hợp lệ không.

Tuy nhiên, không phải cơ quan quản lý hộ tịch nào cũng trả lời đối với xác minh của công chứng viên bởi lẽ vướng rất nhiều quy định, như: Theo Hiến pháp năm 2013 thì thông tin về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình được pháp luật bảo đảm an toàn. Khoản 2 Điều 38 BLDS năm 2015 quy định: “Việc thu thập, công bố thông tin, tư liệu về đời tư của cá nhân phải được người đó đồng ý…”. Luật Tiếp cận thông tin năm 2016 quy định: “Thông tin liên quan đến bí mật đời sống riêng tư, bí mật cá nhân được tiếp cận trong trường hợp được người đó đồng ý”. Các cơ quan quản lý hộ tịch cho rằng, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là một trong những giấy tờ hộ tịch có chứa nhiều thông tin của cá nhân, do đó, việc cung cấp thông tin khi không có sự đồng ý của người đó là trái quy định pháp luật.

Trong khi đó ở Pháp, việc kiểm tra tình trạng năng lực hành vi, tình trạng hôn nhân ở Pháp được thực hiện một cách rất hiệu quả nhờ hệ thống hộ tịch được tổ chức rất tốt. Theo pháp luật hộ tịch, tất cả các sự kiện hộ tịch đáng chú ý của chủ thể (kết hôn, ly hôn, nuôi con nuôi, mất năng lực hành vi,…) đều được ghi chú vào lề giấy khai sinh được cấp cho công dân. Bởi vậy, khi giao dịch, chủ thể luôn được yêu cầu xuất trình bản trích lục khai sinh gần nhất (được cấp không quá 03 tháng trước thời điểm xác lập giao dịch). Dựa vào thông tin trên giấy khai sinh, công chứng viên biết được tình trạng năng lực hành vi, tình trạng hôn nhân của bên giao dịch, từ đó có những yêu cầu phù hợp (sự đồng ý của vợ, chồng hoặc người đại diện,…) trước khi tiến hành công chứng7.

Hoặc đối với trường hợp công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, mặc dù đã có quy định thực hiện việc niêm yết thủ tục niêm yết việc thụ lý văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản tại Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng và Luật Công chứng hiện hành không quy định bắt buộc cụ thể về việc phải xác minh để xác định số lượng người thừa kế. Với lý do xuất phát từ việc bỏ sót thừa kế có thể dẫn đến những tranh chấp, hệ lụy xấu cho xã hội và tổ chức hành nghề công chứng; đồng thời, công chứng viên do phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của nội dung văn bản công chứng nên thông thường công chứng viên vẫn tiến hành xác minh số lượng người thừa kế khi tiến hành công chứng văn bản khai nhận hoặc phân chia di sản thừa kế. Tuy nhiên, việc xác định số lượng người thừa kế thường không hề dễ dàng xuất phát từ tình trạng cố tình giấu giếm thừa kế, cố tình bỏ sót thừa kế của những người thừa kế di sản. Hơn nữa, tại khoản 3 Điều 13 Nghị định số 62/2021/NĐ-CP ngày 29/6/2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều Luật Cư trú đã quy định về việc kết nối, chia sẻ, cung cấp, trao đổi thông tin, tài liệu trong Cơ sở dữ liệu về cư trú như sau:

“Các trường hợp được cung cấp, trao đổi thông tin, tài liệu trong Cơ sở dữ liệu về cư trú:

a) Cơ quan tiến hành tố tụng được cung cấp, trao đổi thông tin, tài liệu trong Cơ sở dữ liệu về cư trú phục vụ hoạt động điều tra, truy tố, xét xử;

b) Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu chuyên ngành, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được cung cấp, trao đổi thông tin, tài liệu trong Cơ sở dữ liệu cư trú để phục vụ công tác theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao;

c) Công dân được cung cấp, trao đổi thông tin của mình trong Cơ sở dữ liệu về cư trú;

d) Cơ quan, tổ chức và công dân không thuộc quy định tại các điểm a, b, c khoản này có nhu cầu cung cấp, trao đổi thông tin, tài liệu trong Cơ sở dữ liệu về cư trú của công dân khác phải được công dân đó đồng ý bằng văn bản có công chứng hoặc chứng thực và được Trưởng Công an cấp xã hoặc Trưởng Công an cấp huyện nơi không có đơn vị hành chính cấp xã tại nơi công dân đó đăng ký thường trú hoặc tạm trú đồng ý cho phép cung cấp, trao đổi thông tin”.

Như vậy, mặc dù công chứng là dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm cho công chứng viên thực hiện nhưng có thể thấy tổ chức hành nghề công chứng không phải là chủ thể đương nhiên được quyền truy cập, đề nghị cung cấp, trao đổi thông tin, tài liệu trong cơ sở dữ liệu về cư trú của công dân như một số cơ quan nhà nước khác nếu không được công dân đó đồng ý bằng văn bản có công chứng hoặc chứng thực và được Trưởng Công an cấp xã hoặc Trưởng Công an cấp huyện nơi không có đơn vị hành chính cấp xã tại nơi công dân đó đăng ký thường trú hoặc tạm trú đồng ý cho phép cung cấp, trao đổi thông tin. Giả sử trong trường hợp được công dân đồng ý bằng văn bản và đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên nhưng Trưởng Công an cấp xã hoặc Trưởng Công an cấp huyện không đồng ý thì tổ chức hành nghề công chứng cũng không thể truy cập vào cơ sở dữ liệu dân cư hoặc nếu được sự đồng ý của các cá nhân theo quy định thì việc trao đổi, cung cấp thông tin cũng mất rất nhiều thời gian cho việc xác minh, làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân và hoạt động công chứng. Do đó, tác giả bài viết cho rằng, cần phải có quy định rõ hơn về quyền cũng như mức độ, phạm vi được cung cấp, trao đổi thông tin, tài liệu trong các cơ sở dữ liệu của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng như các cơ quan tiến hành tố tụng, các cơ quan quản lý chuyên ngành nêu trên mà không cần phải có sự đồng ý bằng văn bản của người yêu cầu công chứng. Việc cung cấp giấy tờ của người yêu cầu công chứng mặc nhiên được hiểu là đồng ý với việc cho phép tổ chức hành nghề công chứng được truy cập vào các cơ sở dữ liệu có liên quan đến người đó để thực hiện việc công chứng.

Dự thảo tiếp tục kế thừa quy định của Luật Công chứng năm 2014 về việc quy định: Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc công chứng viên tiến hành xác minh, yêu cầu giám định nếu thấy cần thiết; trường hợp người yêu cầu công chứng không làm rõ được và từ chối việc xác minh, yêu cầu giám định thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng8. Dự thảo bổ sung nội dung “nếu thấy cần thiết” thì công chứng viên tiến hành xác minh, yêu cầu giám định. Tuy nhiên, cần phải hiểu khi nào là “nếu thấy cần thiết” thì công chứng viên tiến hành xác minh, yêu cầu giám định thì dự thảo không đề cập đến?

Tác giả bài viết cho rằng bổ sung này của dự thảo còn rất chung chung, không cụ thể và rõ ràng, có thể dẫn đến rất nhiều hệ lụy như: (1) Sự cảm tính, tùy tiện, sợ trách nhiệm của công chứng viên trong việc tiếp nhận hoặc từ chối yêu cầu công chứng; (2) Đồng thời, có thể dẫn đến hậu quả pháp lý là khi hồ sơ công chứng xảy ra tình trạng giả mạo chủ thể, giả mạo giấy tờ công chứng mà công chứng viên không xác minh, xác thực các giấy tờ, thông tin do người yêu cầu công chứng cung cấp hoặc không thể truy cập vào cơ sở dữ liệu có liên quan dẫn đến việc bỏ lọt chủ thể, giấy tờ giả mạo thì các cơ quan điều tra, truy tố, xét xử có căn cứ cho rằng công chứng viên không làm hết trách nhiệm của mình, vi phạm quy định tại điểm b khoản 1 Điều 7 của dự thảo về việc nghiêm cấm công chứng viên: “Thực hiện công chứng trong trường hợp mục đích hoặc nội dung của hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật” và điểm c khoản 2 Điều 16 của dự thảo về việc công chứng viên không: “Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng”. Từ đó, dẫn đến cách hiểu phổ biến cho rằng công chứng viên có một phần trách nhiệm trong việc xác định chủ thể, giấy tờ giả mạo9.

Vì các lẽ đó, tác giả cho rằng, dự thảo cần phải có quy định cụ thể hơn về việc thế nào là trường hợp “cần thiết” thì công chứng viên tiến hành xác minh, yêu cầu giám định để xác định trách nhiệm của công chứng viên, cũng như tránh sự cảm tính trong việc đưa ra các quyết định công chứng và các quyết định xử lý trách nhiệm hành chính, hình sự của các cơ quan có thẩm quyền.

4. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng liên quan đến cơ sở dữ liệu 

Liên quan đến cơ sở dữ liệu để thực hiện việc công chứng, tại khoản 4 Điều 33 dự thảo chỉ quy định tổ chức hành nghề công chứng có quyền: “Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc quy định của Luật này và các cơ sở dữ liệu có liên quan theo quy định của pháp luật để phục vụ hoạt động công chứng” mà không quy định tổ chức hành nghề công chứng có quyền áp dụng các biện pháp ngăn chặn đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức minh thực hiện công chứng. Trong khi đó, tại khoản 10 Điều 34 dự thảo quy định tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ: “Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc quy định của Luật này và các cơ sở dữ liệu có liên quan theo quy định của pháp luật”. Các quy định này về mặt kỹ thuật lập pháp là chưa ổn, thậm chí có sự nhập nhằng giữa quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng.

Tác giả bài viết cho rằng, việc quy định nghĩa vụ “chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch” của tổ chức hành nghề công chứng nên được chuyển thành quyền khai thác, sử dụng thông tin của tổ chức hành nghề công chứng thì có lẽ sẽ phù hợp hơn là quy định thuộc phạm vi nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng. Bởi lẽ, dự thảo không quy định tổ chức hành nghề công chứng có quyền áp dụng các biện pháp ngăn chặn đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng và việc quản lý về nguồn gốc của tài sản, việc áp dụng các biện pháp ngăn chặn thuộc thẩm quyền của các cơ quan như Tòa án, Cơ quan thi hành án, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền… Vì không có quyền và không có chức năng quản lý nêu trên nên việc tổ chức hành nghề công chứng chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu như quy định tại khoản 10 Điều 34 của dự thảo là không phù hợp.

Hơn nữa, về mặt kỹ thuật lập pháp, khoản 8 Điều 2 dự thảo đã có quy định: “Cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc là tập hợp các dữ liệu công chứng trong phạm vi toàn quốc được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, chia sẻ, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử”. Như vậy có thể hiểu cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc chỉ bao gồm các dữ liệu công chứng trong phạm vi toàn quốc. Trong khi tại khoản 1 Điều 65 của dự thảo lại quy định: “Cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc gồm dữ liệu về các văn bản công chứng đã được công chứng viên chứng nhận và hồ sơ công chứng kèm theo, dữ liệu ngăn chặn và cảnh báo rủi ro đối với với tài sản, nhân thân của người yêu cầu công chứng” là có sự lặp lại nhất định và không thống nhất với quy định khoản 8 Điều 2 dự thảo khi quy định thêm về “dữ liệu ngăn chặn, cảnh báo rủi ro đối với tài sản, nhân thân của người yêu cầu công chứng” cũng thuộc cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc. Tác giả cho rằng, dữ liệu ngăn chặn, cảnh báo rủi ro đối với tài sản, nhân thân của người yêu cầu công chứng nên chăng phải được quy định thuộc cơ sở dữ liệu hỗ trợ hoạt động công chứng như đã nêu ở trên bởi lẽ thuộc thẩm quyền quản lý của các cơ quan như Tòa án, Cơ quan thi hành án, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền…   

Từ các vấn đề đã nêu trên, để bảo đảm thuận lợi, chính xác, an toàn cho hoạt động công chứng, đồng thời phát huy được vai trò, lợi ích của các cơ sở dữ liệu và cũng như không lãng phí các nguồn lực xã hội, tác giả cho rằng, việc rà soát lại các quy định có liên quan của dự thảo, trong đó có việc xác định vai trò quan trọng đồng thời của cả cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc và các cơ sở dữ liệu hỗ trợ hoạt động công chứng, việc xem xét, điều chỉnh và có các quy định cụ thể hơn về cơ chế phối hợp, phạm vi, nội dung, giá trị pháp lý, trách nhiệm xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác hiệu quả các cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc và cơ sở dữ liệu hỗ trợ hoạt động công chứng là hết sức cần thiết. 

HỒ CHÍ LIL (Công chứng viên VPCC Lê Hùng Anh, TP.HCM)