Sáng kiến ứng dụng công nghệ thông tin và kinh nghiệm tại Tòa án quận Hồng Bàng, Hải Phòng

Trong những năm gần đây, hệ thống TAND đã ứng dụng công nghệ thông tin, mang lại hiệu quả tích cực. Các Tòa án thực hiện phân công ngẫu nhiên Thẩm phán giải quyết vụ việc, quản lý án cập nhật liên tục suốt quá trình thụ lý đến khi giải quyết vụ việc có hiệu lực pháp luật. Thành công triển khai công khai bản án trên cổng thông tin điện tử, mở trang điện tử về án lệ, thực hiện tiếp nhận phản ánh vướng mắc nghiệp vụ của các Tòa án địa phương qua hộp thư điện tử. Triển khai tập huấn nghiệp vụ trực tuyến định kỳ hàng tháng đến Tòa án các cấp trên toàn quốc. Nghị quyết số 04/2016/NQ-HĐTP của Hội đồng Thẩm phán TANDTC cụ thể hóa quy định về gửi đơn khởi kiện, cấp, tống đạt, thông báo bằng phương tiện điện tử trong thủ tục giải quyết vụ án dân sự, vụ án hành chính.

1.Sự cần thiết ứng dụng công nghệ trong thời điểm hiện nay

1.1. Tình hình công tác Tòa án

Sự quyết liệt trong lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng, Nhà nước tổ chức thực hiện nhiều giải pháp ứng phó dịch Covid-19 bước đầu đạt hiệu quả phòng ngừa sự lây lan trong cộng đồng. Tăng cường công tác phòng, chống dịch Covid-19 hạn chế tối đa việc di chuyển, tiếp xúc, phòng ngừa khả năng lây nhiễm và bùng phát dịch bệnh. Tòa án các cấp chịu ảnh hưởng nhất định trong việc triển khai nhanh chóng các yêu cầu đột xuất, giải quyết, xét xử các vụ việc, hạn chế tổ chức họp thực hiện công tác. Dịch vụ bưu chính, thừa phát lại bị ảnh hưởng, thời gian thông báo, cấp, tống đạt văn bản tố tụng bị kéo dài. Người tham gia tố tụng ở địa phương xa lý do không thể đến thực hiện nghĩa vụ hoặc đề nghị tổ chức họp trực tuyến bảo đảm hạn chế lây lan dịch trong cộng đồng, tuân thủ quy định giãn cách xã hội, hạn chế tiếp xúc. Thời hạn thực hiện thủ tục giải quyết yêu cầu việc dân sự hoặc thời hạn chuẩn bị xét xử vụ án dân sự (sau đây được hiểu là vụ việc dân sự mở rộng bao gồm các vụ án dân sự, hôn nhân và gia đình, lao động, kinh doanh, thương mại), hành chính khó bảo đảm do diễn biến phức tạp của dịch Covid có thể kéo dài.

1.2. Cơ sở pháp lý ứng dụng công nghệ trong công tác Tòa án

Nhiều quy định pháp luật điều chỉnh về thông điệp dữ liệu điện tử trong quá trình giải quyết, xét xử các vụ việc dân sự, hành chính, trong đó: BLTTDS, Luật Tố tụng hành chính đều quy định nguồn chứng cứ có dữ liệu điện tử; xác định chứng cứ, xác minh, thu thập tài liệu, chứng cứ là thông điệp dữ liệu điện tử; phương thức cấp, tống đạt, thông báo, gửi, nhận, xử lý đơn khởi kiện, thông báo thụ lý vụ án sơ thẩm, phúc thẩm bằng phương tiện điện tử. Hội đồng thẩm phán TANDTC  ban hành Nghị quyết số: 04/2016/NQ-HĐTP hướng dẫn việc gửi, nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ và cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử giữa người khởi kiện, đương sự, người tham gia tố tụng khác với Tòa án trong thủ tục giải quyết vụ án dân sự, vụ án hành chính. Việc áp dụng thông điệp dữ liệu điện tử phải bảo đảm quy định của Luật Giao dịch điện tử năm 2005, Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27-9-2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

1.3. Yêu cầu thực tế ứng phó trong công tác Tòa án

Triển khai chủ trương của Chánh án TANDTC  theo Chỉ thị số 02/2020/CT-CA ngày 10-3-2020 về việc giao nhận tài liệu qua phương tiện điện tử, tăng cường xét xử, giải quyết các vụ án, vụ việc bằng phương thức trực tuyến, phù hợp việc quán triệt, thực hiện nghiêm Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 27-3-2020 của Thủ tướng Chính phủ về quyết liệt thực hiện đợt cao điểm phòng, chống dịch Covid-19. Tình hình thực tế cần các sáng kiến ứng dụng, triển khai kịp thời các phần mềm công nghệ là biện pháp hiệu quả thích ứng của TAND ứng phó đại dịch Covid-19 tiếp tục diễn biến phức tạp, kéo dài. Hiện nay, nhiều tổ chức, doanh nghiệp, cơ sở giáo dục chủ động ứng phó thực trạng với các ứng dụng phần mềm miễn phí như: Zoom.us, Trans, Microsoft Teams, Google Classroom, Skype, True Conf, Google Hangout, Vsee,… Thực tiễn thí điểm nhiều phiên họp thử nghiệm, buổi họp trực tuyến lấy lời khai của đương sự là kinh nghiệm thiết thực cần tiếp tục được triển khai, rút kinh nghiệm, trao đổi, thảo luận, báo cáo Tòa án nhân dân tối cao quyết định giải pháp tổ chức thực hiện với những quy trình, trình tự, thủ tục chặt chẽ, thống nhất trong phạm vi toàn quốc trong thời gian tới.

2.Thực tiễn ứng dụng công nghệ trong hoạt động thu thập chứng cứ

Được sự lãnh đạo, chỉ đạo của tập thể lãnh đạo cơ quan TAND quận Hồng Bàng, Tp Hải Phòng nhất trí triển khai thí điểm ứng dụng công nghệ trong công tác Tòa án vào thời điểm dịch Covid-19, cấp bách ứng phó với các phiên họp trực tuyến, bảo đảm phù hợp hạn chế tiếp xúc. Việc thí điểm họp trực tuyến trong cơ quan thấy được sự hữu ích ứng dụng công nghệ thông tin thông qua phần mềm Zoom Cloud Meeting với nền tảng truyền thông hợp nhất, kết hợp trò chuyện liên tục tại nhiều địa điểm mỗi phòng làm việc khác nhau trong cơ quan. Trực diện một số ứng dụng mạnh mẽ, nổi bật, thích hợp hội thảo, hội họp, trực tuyến làm việc với nhiều tính năng từ chia sẻ nội dung màn hình máy tính, chat trực tuyến, video call trực tuyến, chia sẻ tài liệu, bảng trắng cho thuyết trình, trình chiếu file powerpoint, lên lịch họp.

Về hoạt động thu thập chứng cứ, Thẩm phán thông báo bằng văn bản khuyến khích người tham gia tố tụng gửi bản tự khai, giao nộp tài liệu qua dịch vụ bưu chính hoặc trình bày ý kiến, tham gia phiên họp thông qua các phương thức, phương tiện điện tử trực tuyến; hướng dẫn quy trình tổ chức phiên họp trực tuyến, quy trình ban hành biên bản phiên họp. Trên cơ sở đăng ký số điện thoại, hộp thư điện tử liên lạc của đương sự, Tòa án cung cấp tài liệu hướng dẫn chuẩn bị thiết bị, đăng ký tài khoản, cài đặt, sử dụng tài khoản, ứng dụng phần mềm; cung cấp số định danh, địa chỉ đăng nhập thông qua phương thức gửi, nhận qua hộp thư điện tử hoặc hướng dẫn qua điện thoại, zalo, viber.

Hướng dẫn quy trình tổ chức buổi họp trực tuyến: Thẩm phán khuyến khích đương sự, người tham gia tố tụng chuẩn bị máy vi tính xách tay Laptop hoặc máy tính cố định Desktop PC được trang bị đầy đủ thiết bị tích hợp cảm biến camera (webcam), microphone hoặc thiết bị thông minh (Smart phone, Ipad, …) đặt trong phòng hạn chế tiếng ồn. Trước thời điểm mở phiên họp, Tòa án và các đương sự liên lạc, trù bị kết nối, hạn chế tối đa trục trặc kỹ thuật ảnh hưởng phiên họp trực tuyến. Thẩm phán ấn định thông báo cho người tham gia tố tụng về thời gian làm việc thông qua văn bản gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc qua địa chỉ thư điện tử đăng ký trước. Vào giờ làm việc, Thẩm phán tiến hành khai mạc, giới thiệu họ tên, chức danh và thư ký ghi biên bản phiên họp. Kiểm tra căn cước công dân, giấy ủy quyền của người tham gia tố tụng. Thẩm phán điều hành nội dung, chương trình phiên họp, theo trình tự, thứ tự: Thẩm phán ý kiến trước, sau đó đương sự được yêu cầu sẽ trình bày. Thư ký Tòa án ghi ý kiến trình bày vào các biên bản phiên họp trực tuyến.

Hướng dẫn quy trình ban hành, xác nhận biên bản phiên họp: Tòa án gửi biên bản ghi từng ý kiến của người tham gia tố tụng đến hộp thư điện tử của họ. Người tham gia tố tụng gửi trở lại Biên bản phiên họp có sửa đổi, bổ sung ý kiến đến hộp thư của Tòa án. Sau khi kiểm tra bảo đảm hợp lệ, Thẩm phán yêu cầu mỗi người tham gia tố tụng in ra Biên bản phiên họp, ký (hoặc điểm chỉ) từng trang của biên bản, ký và ghi họ, tên (có thể đóng dấu của tổ chức) vào cuối biên bản, không đóng dấu giáp lai. Biên bản phiên họp chính thức được xác nhận bằng dữ liệu điện tử lưu trong video clip buổi họp trình chiếu, trên hộp thư điện tử của Tòa án do người tham gia tố tụng gửi xác nhận và Biên bản phiên họp gốc gửi qua đường bưu chính đến trụ sở Tòa án nhân dân quận Hồng Bàng để lưu hồ sơ vụ án. Đồng thời, Thẩm phán hướng dẫn người tham gia tố tụng làm bản tự khai trên cơ sở nội dung trình bày tại biên bản họp trực tuyến và gửi cùng biên bản phiên họp gốc.

Buổi họp lấy lời khai vào ngày 31/3/2020 tại các điểm cầu trực tuyến, đó là: Tại địa chỉ ở thành phố Hà Nội nơi làm việc của đương sự, tại phòng làm việc của thư ký Tòa án và phòng làm việc của Thẩm phán. Buổi họp trực tuyến được ghi video thể hiện đầy đủ ý kiến trình bày rõ ràng, trình chiếu các dữ liệu hình ảnh tài liệu do đương sự gửi qua hộp thư điện tử, nội dung biên bản lấy lời khai. Người tham gia tố tụng rất tán thành việc ứng dụng công nghệ thông tin của Tòa án trong thời điểm dịch Covid-19 bùng phát phức tạp. Ưu điểm họp trực tuyến tạo điều kiện cho họ có sự hỗ trợ của nhiều người giúp việc trình bày chính xác, chuẩn bị tài liệu đầy đủ, không phải mang theo nhiều tài liệu, giảm thiểu việc di chuyển từ xa,… Việc đăng ký, cài đặt, sử dụng phần mềm hội họp trực tuyến và tuân thủ quy định hướng dẫn của Tòa án về trình tự, thủ tục tổ chức phiên họp trực tuyến, ban hành, xác nhận biên bản phiên họp dễ thực hiện. Thành công của phiên họp trực tuyến bước đầu sẽ tiếp tục được rút kinh nghiệm để ứng dụng trên nhiều phần mềm có hiệu quả ổn định, dễ thao tác, sử dụng cho đương sự sử dụng, điển hình là các phần mềm Zoom Cloud Meeting (zoom.us), Trans, Ms Teams. Người tham gia tố tụng tự trình bày ý kiến tại bản tự khai hoặc cung cấp tài liệu bản chính, bản sao công chứng, chứng thực được giao nộp qua đường bưu chính, bảo đảm tính hợp lệ của chứng cứ, tính hợp pháp của nguồn chứng cứ. Tòa án có thể xác định ý kiến trình bày của người tham gia tố tụng tại buổi họp trực tuyến lấy lời khai hoặc dữ liệu điện tử trong video ghi hình, ghi âm trực tuyến hoặc các dữ liệu điện tử bằng hình ảnh, video (do scan chuyển đổi từ các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu) được gửi từ hộp thư điện tử là nguồn chứng cứ để xem xét trong quá trình giải quyết vụ việc.

3.Kiến nghị

Trên cơ sở thực tiễn, kiến nghị TANDTC kịp thời ban hành các giải pháp, văn bản hướng dẫn áp dụng thống nhất trình tự, thủ tục các buổi họp trực tuyến thu thập chứng cứ hoặc phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải vụ án dân sự hoặc phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và đối thoại vụ án hành chính.

Đề nghị hướng dẫn xử lý trường hợp tất cả những người yêu cầu hoặc đương sự đều tự nguyện thỏa thuận thống nhất về giải quyết toàn bộ yêu cầu trong vụ, việc dân sự tại phiên họp hòa giải trực tuyến; trường hợp hòa giải thành mà các đương sự đều có chữ ký số do các nhà cung cấp dịch vụ như: Viettel-CA, FPT-CA, BKAV-CA, Netnam-CA, VNPT-CA… ; những trường hợp nêu trên mà Tòa án nhân dân cấp quận, huyện không có Cổng thông tin điện tử trong quá trình thực hiện các phương tiện điện tử xử lý gửi, nhận đơn, tài liệu, thông báo, cấp, tống đạt văn bản tố tụng.

VŨ NGỌC SINH (Thẩm phán TAND quận Hồng Bàng, Hải Phòng )