Cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng trong trường hợp đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng, vướng mắc và kiến nghị

1. Cơ sở pháp lý và vướng mắc trong thực tiễn

1.1. Về việc xác định tính hợp lệ của biên bản khi đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng

Điều 177 Bộ luật Tố tụng dân sự (BLTTDS) năm 2015 quy định:

“1. Văn bản tố tụng được cấp, tống đạt, thông báo đến địa chỉ mà các đương sự đã gửi cho Tòa án theo phương thức đương sự yêu cầu hoặc tới địa chỉ mà các đương sự đã thỏa thuận và đề nghị Tòa án liên hệ theo địa chỉ đó.

2. Người được cấp, tống đạt, thông báo là cá nhân thì văn bản tố tụng phải được giao trực tiếp cho họ. Đương sự phải ký nhận theo quy định tại khoản 1 Điều 175 của Bộ luật này.

3. Trường hợp người được cấp, tống đạt, thông báo đã chuyển đến nơi cư trú mới và đã thông báo cho Tòa án việc thay đổi nơi cư trú thì phải cấp, tống đạt, thông báo theo địa chỉ nơi cư trú mới của họ. Đương sự phải ký nhận hoặc điểm chỉ theo quy định tại khoản 1 Điều 175 của Bộ luật này. Nếu họ không thông báo cho Tòa án biết về việc thay đổi địa chỉ nơi cư trú và địa chỉ nơi cư trú mới thì Tòa án thực hiện theo quy định tại Điều 179 và Điều 180 của Bộ luật này.

4. Trường hợp người được cấp, tống đạt, thông báo từ chối nhận văn bản tố tụng thì người thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo phải lập biên bản trong đó nêu rõ lý do của việc từ chối, có xác nhận của đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường, thị trấn về việc người đó từ chối nhận văn bản tố tụng. Biên bản phải được lưu trong hồ sơ vụ án.

5. Trường hợp người được cấp, tống đạt, thông báo vắng mặt thì người thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo phải lập biên bản và giao cho người thân thích có đủ năng lực hành vi dân sự cùng nơi cư trú với họ hoặc tổ trưởng tổ dân phố, trưởng thôn, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc để thực hiện việc ký nhận hoặc điểm chỉ và yêu cầu người này cam kết giao lại tận tay ngay cho người được cấp, tống đạt, thông báo. Biên bản phải được lưu trong hồ sơ vụ án.

Trường hợp người được cấp, tống đạt, thông báo vắng mặt ở nơi cư trú mà không rõ thời điểm trở về hoặc không rõ địa chỉ nơi cư trú mới của họ thì người thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo phải lập biên bản về việc không thực hiện được việc cấp, tống đạt, thông báo, có xác nhận của đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường, thị trấn; đồng thời, thực hiện thủ tục niêm yết công khai văn bản cần tống đạt theo quy định tại Điều 179 của Bộ luật này. Biên bản phải được lưu trong hồ sơ vụ án”.

Như vậy, Điều luật quy định cụ thể về thủ tục cấp, tống đạt, thông báo trực tiếp cho cá nhân. Tuy nhiên, thực tiễn áp dụng phát sinh vướng mắc như sau:

Thực tế có trường hợp, khi cán bộ Tòa án cùng Trưởng thôn đến nhà đương sự để thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng trực tiếp nhưng đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng mà không nêu lý do. Cán bộ Tòa án lập biên bản về việc đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng có xác nhận của Trưởng thôn và lưu vào hồ sơ vụ án theo quy định tại khoản 4 Điều 177 BLTTDS. Tuy nhiên, về vấn đề này hiện tồn tại 02 luồng quan điểm chưa thống nhất về tính hợp lệ của biên bản này, cụ thể:

- Quan điểm thứ nhất cho rằng, nội dung biên bản bắt buộc phải nêu rõ lý do của việc đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng của Tòa án. Nếu biên bản không nêu rõ lý do của việc từ chối thì biên bản không đáp ứng đủ điều kiện theo quy định tại khoản 4 Điều 177 BLTTDS.

Luồng quan điểm này lập luận, trong trường hợp này, đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng, nghĩa là họ chưa nhận và chưa biết gì về nội dung của văn bản tố tụng mà Tòa án cấp, tống đạt. Họ cũng không nói lý do của việc họ từ chối nhận văn bản tố tụng. Tòa án lập biên bản về việc đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng có xác nhận của Trưởng thôn theo quy định tại khoản 4 Điều 177 BLTTDS và lưu vào hồ sơ vụ án mà không thực hiện các phương thức cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng khác để đương sự biết nội dung văn bản tố tụng là không đúng quy định, không đảm bảo quyền lợi cho đương sự vì mục đích của cấp, tống đạt văn bản tố tụng là để cho đương sự biết thông tin, nội dung của văn bản tố tụng chứ không phải là đối phó với tố tụng. Nên trong trường hợp này, Tòa án lập biên bản về việc không tống đạt được văn bản tố tụng cho đương sự và tiến hành niêm yết văn bản tố tụng theo quy định tại Điều 179 BLTTDS.

- Quan điểm thứ hai (cũng là quan điểm của tác giả) cho rằng, nội dung biên bản không bắt buộc phải nêu rõ lý do của việc đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng, vì trong quá trình cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng đương sự từ chối nhận nhưng họ không nói lý do của việc từ chối. Đây không phải là điều cần phải có để đánh giá tính hợp pháp của biên bản.

Luồng quan điểm này phân tích: trường hợp cán bộ Tòa án cùng với Trưởng thôn đến tận nhà đương sự để thực hiện việc cấp, tống đạt văn bản tố tụng và đương sự từ chối nhận văn bản mặc dù không nói lý do từ chối nhận vì đương sự có quyền nói hoặc không nói lý do. Cán bộ Tòa án đã lập biên bản về việc đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng, có xác nhận của Trưởng thôn theo quy định tại khoản 4 Điều 177 BLTTDS và lưu vào hồ sơ vụ án mà không cần thực hiện các phương thức cấp, tống đạt khác là đúng theo quy định vì:

Theo quy định tại khoản 4 Điều 177 BLTTDS thì: “Trường hợp người được cấp, tống đạt, thông báo từ chối nhận văn bản tố tụng thì người thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo phải lập biên bản trong đó nêu rõ lý do của việc từ chối, có xác nhận của đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường, thị trấn về việc người đó từ chối nhận văn bản tố tụng. Biên bản phải được lưu trong hồ sơ vụ án”.

Mặt khác, tại mục 9 phần IV văn bản giải đáp số: 89/TANDTC-PC về việc thông báo kết quả giải đáp trực tuyến một số vướng mắc trong xét xử của Tòa án nhân dân tối cao ngày 30 tháng 6 năm 2020 có nêu:

“Khoản 1 Điều 179 của Bộ luật Tố tụng dân sự quy định:“Việc niêm yết công khai văn bản tố tụng được thực hiện trong trường hợp không thể cấp, tống đạt, thông báo trực tiếp văn bản tố tụng theo quy định tại Điều 177 và Điều 178 của Bộ luật này”.

Như vậy, theo quy định nêu trên thì Tòa án chỉ niêm yết công khai văn bản tố tụng khi không thể cấp, tống đạt, thông báo trực tiếp văn bản tố tụng, không phụ thuộc vào việc cấp, tống đạt, thông báo lần thứ nhất hay những lần sau.

Khoản 4 Điều 177 của BLTTDS năm 2015 cũng quy định: “Trường hợp người được cấp, tống đạt, thông báo từ chối nhận văn bản tố tụng thì người thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo phải lập biên bản trong đó nêu rõ lý do của việc từ chối, có xác nhận của đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường, thị trấn về việc người đó từ chối nhận văn bản tố tụng. Biên bản phải được lưu trong hồ sơ vụ án.” và khoản 2 Điều 178 của Bộ luật Tố tụng dân sự quy định: “Trường hợp người được cấp, tống đạt, thông báo từ chối nhận văn bản tố tụng hoặc vắng mặt thì thực hiện theo quy định tại khoản 4 và khoản 5 Điều 177 của Bộ luật này.”

Như vậy, trường hợp Tòa án đã tống đạt trực tiếp văn bản tố tụng mà đương sự từ chối nhận văn bản tống đạt thì người tống đạt lập biên bản trong đó nêu rõ lý do của việc từ chối, có xác nhận của đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường, thị trấn về việc người đó từ chối nhận văn bản tố tụng theo quy định tại Điều 177, Điều 178 của Bộ luật Tố tụng dân sự thì việc cấp, tống đạt, thông báo trực tiếp cho đương sự được coi là tống đạt hợp lệ, Tòa án không phải niêm yết công khai”.

Cán bộ Tòa án đến tận nhà đương sự để cấp, tống đạt trực tiếp văn bản tố tụng mà đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng đồng nghĩa với việc đương sự không thực hiện các quyền, nghĩa vụ của mình được quy định tại khoản 12, 15 và 16 Điều 70 BLTTDS.

1.2. Về biểu mẫu văn bản khi cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng qua dịch vụ bưu chính

Khoản 2 Điều 175 BLTTDS năm 2015 quy định: “2. Việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng qua dịch vụ bưu chính phải bằng thư bảo đảm và có xác nhận của người nhận văn bản tố tụng.

Văn bản có xác nhận phải được chuyển lại cho Tòa án.

Thời điểm để tính thời hạn tố tụng là ngày họ xác nhận đã nhận được văn bản tố tụng do tổ chức dịch vụ bưu chính chuyển đến” .

Việc Tòa án thông qua dịch vụ bưu chính thực hiện cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng cho đương sự bằng thư bảo đảm. Tại phần người nhận đã ghi đầy đủ thông tin, địa chỉ của đương sự. Phần nội dung gửi ghi đầy đủ tên, loại văn bản, ngày tháng năm của văn bản tố tụng cần cấp, tống đạt. Nhân viên bưu tá (nhân viên tổ chức dịch vụ bưu chính) cùng với Trưởng thôn đến nhà đương sự để cấp, tống đạt văn bản tố tụng nhưng đương sự từ chối nhận. Nhân viên bưu tá đã ghi lại nội dung đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng, có xác nhận của Trưởng thôn và chuyển hoàn về cho Tòa án nơi gửi. Tòa án đã lưu thư chuyển hoàn vào hồ sơ vụ án và xem đây là biên bản về việc đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng theo quy định tại khoản 4 Điều 177 BLTTDS. Tuy nhiên, thực tiễn áp dụng còn tồn tại cách hiểu chưa thống nhất, theo đó, việc cấp, tống đạt văn bản tố tụng nêu trên được nhân viên bưu tá thực hiện đúng theo quy định tại khoản 4 Điều 177 BLTTDS. Vì hiện nay chưa có biểu mẫu cụ thể về biên bản đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng nên nhân viên bưu tá ghi lại nội dung về việc đương sự từ chối nhận văn bản, thời gian, địa điểm cụ thể và có xác nhận của Trưởng thôn thì có được xem là biên bản về việc đương sụ từ chối nhận văn bản tố tụng theo quy định tại khoản 4 Điều 177 BLTTDS hay không?

- Quan điểm thứ nhất cho rằng, đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng được gửi thông qua dịch vụ bưu chính và đã được chuyển hoàn về cho Tòa án. Tòa án cho rằng thuộc trường hợp chối nhận văn bản tố tụng và xem thư chuyển hoàn như là một dạng của biên bản về việc đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng theo quy định tại khoản 4 Điều 177 BLTTDS là không phù hợp. Trong trường hợp này, thư được chuyển hoàn về thể hiện đương sự chưa biết và chưa nhận được văn bản tố tụng Tòa án gửi cho mình. Thủ tục cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng chưa thực hiện đúng với quy định tại khoản 2 Điều 175 BLTTDS. Tòa án cần thực hiện các phương thức cấp, tống đạt khác như niêm yết công khai để đương sự biết và thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình.

- Quan điểm thứ hai cũng là quan điểm của tác giả: Nhân viên bưu tá cùng với Trưởng thôn đến tận nhà đương sự để thực hiện việc cấp, tống đạt văn bản tố tụng và đương sự từ chối nhận văn bản. Nhân viên bưu tá đã lập biên bản về việc đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng, có xác nhận của Trưởng thôn và chuyển hoàn về cho Tòa án nơi gửi. Tòa án đã lưu thư chuyển hoàn vào hồ sơ vụ án và xem đây là biên bản về việc đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng theo quy định tại khoản 4 Điều 177 BLTTDS mà không cần thực hiện các phương thức cấp, tống đạt khác là đúng theo quy định.

1.3. Về việc yêu cầu xác nhận đối với biên bản đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng

Khi cá nhân từ chối nhận văn bản tố tụng thì người thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng phải lập biên bản trong đó nêu rõ lý do của việc từ chối, có xác nhận của đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường, thị trấn về việc đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng. Tuy nhiên, hiện nay vẫn chưa có quy định cụ thể về vấn đề xác nhận của đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường, thị trấn là chỉ cần có chữ ký xác nhận vào biên bản hay là vừa phải ký xác nhận vừa phải có con dấu xác nhận của Uỷ ban nhân dân hoặc Công an. Việc chưa có quy định cụ thể dẫn đến các Tòa án địa phương áp dụng tùy nghi, thiếu thống nhất. Cụ thể:

Có trường hợp, đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng, ngoài xác nhận của đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường, thị trấn cần đại diện cơ quan địa phương ký xác nhận vào biên bản và được đóng dấu. Mục đích của yêu cầu này là đảm bảo cho việc người ký xác nhận vào biên bản đúng là đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường, thị trấn. Điều này buộc người thực hiện việc tống đạt sau khi thực hiện tại địa điểm diễn ra việc tống đạt phải trở lại nơi cơ quan địa phương đặt trụ sở để xin xác nhận, làm tăng khoảng cách và thời gian di chuyển, có thể  làm chậm tiến độ tố tụng vì có cơ quan địa phương không chấp nhận ký xác nhận với lý do không chứng kiến sự việc.

Bên cạnh đó, việc ký xác nhận này cũng có thấy sự thiếu thống nhất, theo đó: Có Tòa án thì hướng dẫn đại diện cơ quan địa phương ký xác nhận vào biên bản đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng, nhưng có Tòa án lại yêu cầu lập văn bản riêng để đại diện cơ quan địa phương ký xác nhận. Điều này dẫn đến nhiều vướng mắc trong việc lập biên bản. chưa có sự thống nhất chung trong toàn ngành.

Ở một số địa phương khác lại cho rằng, người thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng đều là người có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định, được tập huấn các kỹ năng, nghiệp vụ. Xác nhận của đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường, thị trấn về việc đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng là việc đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường, thị trấn xác nhận mình là người chứng kiến sự việc đó, là đúng, là thật và họ là người đang thực hiện nhiệm vụ. Do đó, biên bản về việc đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng là đủ để thể hiện việc cấp, tống đạt, thông báo là hợp lệ, việc xác nhận của Uỷ ban nhân dân hoặc Công an địa phương là không cần thiết. Tác giả đồng tình với quan điểm này.

2. Một số đề xuất, kiến nghị

Từ thực tiễn còn vướng mắc, bất cập nêu trên, tác giả xin nêu một số đề xuất, kiến nghị sau:

Thứ nhất, trong thời gian tới, khi tiến hành sửa đổi, bổ sung BLTTDS năm 2015, nhà làm luật cần nghiên cứu sửa đổi, bổ sung khoản 4 Điều 177 . Tác giả đề xuất nội dung sửa đổi như sau: “Trường hợp người được cấp, tống đạt, thông báo từ chối nhận văn bản tố tụng thì người thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo phải lập biên bản trong đó nêu rõ lý do của việc từ chối (nếu có), có xác nhận của đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường, thị trấn về việc người đó từ chối nhận văn bản tố tụng mà không cần xác nhận của Ủy ban nhân dân hoặc Trưởng Công an xã, phường, thị trấn. Biên bản phải được lưu trong hồ sơ vụ án và việc cấp, tống đạt, thông báo trực tiếp cho đương sự được coi là tống đạt hợp lệ, Tòa án không phải niêm yết công khai”.

Thứ hai, tác giả kiến nghị sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 175, nội dung đề xuất sửa đổi cụ thể:  

 “2. Việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng qua dịch vụ bưu chính phải bằng thư bảo đảm và có xác nhận của người nhận văn bản tố tụng. Trường hợp người nhận văn bản từ chối nhận thì nhân viên tổ chức dịch vụ bưu chính thực hiện việc tống đạt phải lập biên bản ghi rõ địa điểm, ngày tháng năm, có chữ ký của mình, có xác nhận của đại diện tổ dân phố hoặc Công an xã, phường, thị trấn về việc người đó từ chối nhận văn bản tố tụng. Biên bản này có giá trị pháp lý như Biên bản do Tòa án thực hiện.

Văn bản có xác nhận, biên bản từ chối nhận phải được chuyển lại cho Tòa án.

Thời điểm để tính thời hạn tố tụng là ngày họ xác nhận đã nhận được văn bản tố tụng hoặc là ngày họ từ chối nhận văn bản tố tụng do tổ chức dịch vụ bưu chính chuyển đến”. 

Thứ ba, tác giả đề nghị Tòa án nhân dân tối cao sớm ban hành biểu mẫu biên bản về việc đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng cũng như biểu mẫu biên bản tống đạt, biên bản xác minh, biên bản niêm yết ...để đảm bảo thống nhất trong việc sử dụng biểu mẫu tố tụng.

Qua học tập, nghiên cứu và thực tiễn áp dụng pháp luật trong thời gian qua, tác giả nhận thấy còn một vài vướng mắc nêu trên. Qua bài viết này tác giả rất mong sớm nhận được sự phản hồi của các độc giả và mong thời gian tới sẽ có những hướng dẫn, bổ sung kịp thời để công tác xét xử được thống nhất.

LÊ VIẾT THỊNH (TAND khu vực 12 - Gia Lai) - ĐINH THỊ THUỲ (TAND khu vực 11 - Gia Lai)

Phiên tòa hình sự rút kinh nghiệm tại TAND thị xã Buôn Hồ (cũ), tỉnh Đắk Lắk - Nguồn: TAND tỉnh.