Ban hành biên bản họp Đại hội đồng cổ đông khi cuộc họp bất thành - liệu đã hợp pháp?

Công bố thông tin là một nghĩa vụ quan trọng cần thực hiện đối với các công ty đại chúng, đặc biệt là khi công ty tổ chức các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Theo quy định pháp luật, việc công bố thông tin được thực hiện cả trước và sau khi tiến hành cuộc họp, tương ứng với từng nội dung khác nhau được công bố. Tuy nhiên, trên thực tế, một số công ty dù không đủ điều kiện tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông nhưng vẫn công bố thông tin, bao gồm Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông sau khi kết thúc thời gian dự kiến tổ chức cuộc họp. Liệu rằng có căn cứ nào để các công ty này lập Biên bản họp và công bố thông tin trong trường hợp trên hay không?

1. Điều kiện lập Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

Luật Doanh nghiệp 2020 không có quy định cụ thể đề cập đến điều kiện lập Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, tuy nhiên, theo quy định tại khoản 1 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020 thì cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Đồng thời, nội dung Biên bản họp phải bao gồm một số nội dung chủ yếu theo quy định, trong đó có các nội dung về diễn biến cuộc họp, tình trạng biểu quyết tại cuộc họp. Như vậy, dễ dàng nhận thấy Biên bản họp bao gồm các nội dung chỉ tồn tại/phát sinh nếu cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tổ chức và đủ điều kiện tiến hành. Về mặt logic, Biên bản họp là văn bản ghi nhận các sự việc khách quan về cuộc họp, do đó, điều kiện tiên quyết cho việc lập Biên bản họp là cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải đủ điều kiện tiến hành. Trên thực tế, vẫn có các công ty lập Biên bản họp đối với cuộc họp không đủ điều kiện tiến hành, đơn cử như trường hợp của Công ty Cổ phần Tập đoàn Xây dựng Hòa Bình (HBC) vào tháng 9 năm ngoái[1]. Theo Biên bản họp này, HBC ghi nhận việc kiểm tra tư cách cổ đông và điều kiện tiến hành cuộc họp, sau đó đi đến kết luận cuộc họp không đủ điều kiện tiến hành. Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020 nêu trên, biên bản mà HBC lập không thể được xem là Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, vì vốn dĩ cuộc họp này không đủ điều kiện tiến hành.

Do đó, có thể thấy, việc lập biên bản ghi nhận kết quả kiểm tra tư cách cổ đông và điều kiện tiến hành cuộc họp, đồng thời kết luận cuộc họp Đại hội đồng cổ đông không đủ điều kiện tiến hành chỉ là hình thức ghi nhận sự kiện khách quan về việc HBC đã tổ chức cuộc họp như nội dung đã công bố thông tin trước đó, tuy nhiên cuộc họp này không đủ điều kiện tiến hành, chứ không mang ý nghĩa như một Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

2. Công ty đại chúng quy mô lớn cần công bố những thông tin nào liên quan đến cuộc họp Đại hội đồng cổ đông?

Không chỉ riêng trường hợp của HBC, liên quan đến việc công bố thông tin đối với cuộc họp Đại hội đồng cổ đông khi cuộc họp không đủ điều kiện tiến hành, vào ngày 30/6/2023, Công ty Cổ phần Tập đoàn C.E.O (CEO) cũng có văn bản gửi Ủy ban Chứng khoán Nhà nước và Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội thông báo về việc cuộc họp lần thứ nhất của công ty này không đủ điều kiện tiến hành, đồng thời thông báo sẽ triệu tập cuộc họp lần thứ hai[2].

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư số 96/2020/TT-BTC ngày 16/11/2020 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về hướng dẫn công bố thông tin trên thị trường chứng khoán thì công ty đại chúng quy mô lớn là công ty đại chúng có vốn góp của chủ sở hữu từ 120 tỷ đồng trở lên tại báo cáo tài chính năm gần nhất đã được kiểm toán. Theo dữ liệu từ Báo cáo tài chính hợp nhất đã được kiểm toán năm 2022 của HBC và CEO, các công ty này có vốn góp của chủ sở hữu lần lượt là 2.741.332.700.000 đồng[3] và 2.573.399.850.000 đồng[4]. Do đó, cả HBC và CEO đều được xem là công ty đại chúng quy mô lớn. Tuy nhiên, về cơ bản, nghĩa vụ công bố thông tin liên quan đến cuộc họp Đại hội đồng cổ đông của công ty đại chúng quy mô lớn không có sự khác biệt so với công ty đại chúng thông thường.

Đối với nghĩa vụ công bố thông tin liên quan đến cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, công ty đại chúng phải công bố trên Trang thông tin điện tử của công ty và của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Sở giao dịch chứng khoán (trường hợp là tổ chức niêm yết, tổ chức đăng ký giao dịch) về việc họp Đại hội đồng cổ đông tối thiểu 21 ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Những thông tin mà công ty đại chúng phải công bố là các tài liệu họp Đại hội đồng cổ đông, bao gồm: thông báo mời họp, chương trình họp, phiếu biểu quyết, tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp[5]. Tiếp đó, dù là cuộc họp thường niên hay bất thường, trong thời hạn 24 giờ kể từ khi thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông, công ty đại chúng phải công bố thông tin. Tài liệu công bố bao gồm Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, Biên bản họp và tài liệu kèm theo Biên bản họp, Nghị quyết[6]. Cần lưu ý rằng, trước khi công bố thông tin là các tài liệu họp Đại hội đồng cổ đông, công ty đại chúng còn cần phải công bố thông tin về ngày đăng ký cuối cùng dự kiến thực hiện quyền cho cổ đông hiện hữu để tham dự họp Đại hội đồng cổ đông, việc công bố thông tin này phải được thực hiện tối thiểu 20 ngày trước ngày đăng ký cuối cùng dự kiến[7].

Như vậy, có thể thấy, liên quan đến cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, công ty đại chúng quy mô lớn nói riêng và công ty đại chúng nói chung phải công bố thông tin ít nhất 03 lần, trong đó có 01 lần thực hiện sau khi thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông.

3. Công ty đại chúng có phải công bố thông tin khi cuộc họp Đại hội đồng cổ đông không đủ điều kiện tiến hành?

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông không đủ điều kiện tiến hành dĩ nhiên không thể làm phát sinh các quyết định của Đại hội đồng cổ đông, việc ghi nhận cuộc họp không đủ điều kiện tiến hành, đồng thời thông báo về việc dự kiến triệu tập cuộc họp lần thứ hai không thể được xem là quyết định của Đại hội đồng cổ đông, đây đơn giản là thủ tục được Luật Doanh nghiệp quy định khi cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành. Giả sử trường hợp công ty không lập biên bản ghi nhận sự việc cuộc họp Đại hội đồng cổ đông không đủ điều kiện tiến hành, thì cuộc họp này vẫn có thể được tổ chức lần thứ hai, thứ ba theo quy định pháp luật. Do đó, việc công ty đại chúng lập biên bản ghi nhận sự việc cuộc họp Đại hội đồng cổ đông không đủ điều kiện tiến hành và thông báo/báo cáo cho Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Sở Giao dịch Chứng khoán thực chất không mang nhiều ý nghĩa, bởi lẽ, sau đó các công ty này vẫn phải thực hiện nghĩa vụ công bố thông tin về việc họp Đại hội đồng cổ đông tối thiểu 21 ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông đối với những cuộc họp lần thứ hai, thậm chí là thứ ba.

Mặt khác, rõ ràng pháp luật đã quy định cụ thể về các trường hợp công bố thông tin và nội dung công bố thông tin liên quan đến cuộc họp Đại hội đồng cổ đông như đã đề cập tại phần trên, nên việc các công ty đại chúng công bố thông tin về việc cuộc họp không đủ điều kiện tiến hành, hay thậm chí công bố cả Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông trong khi cuộc họp không đủ điều kiện tiến hành là không hợp lý và cũng không có cơ sở pháp lý nào cho việc này.

Tóm lại, có thể hiểu mục đích của việc lập Biên bản họp, công bố thông tin dù cho cuộc họp Đại hội đồng cổ đông không đủ điều kiện tiến hành là để ghi nhận sự việc và báo cáo kịp thời đến các cổ đông và cơ quan quản lý Nhà nước. Tuy nhiên, việc làm này cũng cần được thực hiện một cách hợp lý, trên cơ sở tuân theo các quy định của pháp luật, vì dẫu sao, những công ty này đều là các công ty/ tập đoàn lớn, do đó, việc bảo đảm các căn cứ pháp lý cho bất kỳ một hành động nào của mình cũng là việc cần thiết. 

LS. NGUYỄN VĂN PHÚC - LS. NGUYỄN NHẬT DƯƠNG (Công ty Luật TNHH HM&P)