Phòng ngừa khiếu nại, tố cáo Thẩm phán và Thư ký Tòa án thông qua hoàn thiện hành chính tư pháp số

Đặt vấn đề

Cải cách tư pháp gắn với chuyển đổi số đang trở thành xu thế tất yếu của nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam. Ngành Tòa án nhân dân đã và đang triển khai mạnh mẽ các giải pháp xây dựng Tòa án điện tử, tiến tới Tòa án số vào năm 2030. Trong bối cảnh đó, hành chính tư pháp, lĩnh vực hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động xét xử đang đứng trước yêu cầu đổi mới căn bản về phương thức tổ chức và vận hành[1].

Thực tiễn giải quyết khiếu nại, tố cáo trong ngành Tòa án cho thấy, không ít trường hợp khiếu nại, tố cáo Thẩm phán và Thư ký bắt nguồn từ những sai sót mang tính hành chính tư pháp, hơn là từ hoạt động xét xử. Điều này đặt ra yêu cầu cần tiếp cận vấn đề phòng ngừa khiếu nại, tố cáo không chỉ bằng các biện pháp kỷ luật hay kiểm tra nội bộ, mà thông qua việc hoàn thiện thủ tục hành chính tư pháp số, coi đây là một công cụ quản trị hiện đại và phòng ngừa rủi ro pháp lý.

1. Cơ sở lý luận và pháp lý của hành chính tư pháp số trong phòng ngừa khiếu nại, tố cáo

1.1. Hành chính tư pháp và hành chính tư pháp số

Hành chính tư pháp tại Tòa án được hiểu là tổng thể các hoạt động quản lý, phục vụ và hỗ trợ cho hoạt động xét xử, bao gồm tiếp nhận và xử lý đơn, quản lý hồ sơ vụ án, tống đạt văn bản tố tụng, tổ chức phiên tòa và lưu trữ hồ sơ. Đây là lĩnh vực có mối liên hệ chặt chẽ với hoạt động tố tụng nhưng không đồng nhất với hoạt động xét xử.

Hành chính tư pháp số là hình thức tổ chức và thực hiện các hoạt động hành chính tư pháp trên nền tảng công nghệ số, thông qua việc số hóa quy trình, dữ liệu và phương thức quản lý. Việc chuyển đổi sang hành chính tư pháp số cho phép chuẩn hóa quy trình, giảm sự phụ thuộc vào yếu tố con người và tăng cường khả năng kiểm soát, giám sát hoạt động công vụ.

1.2. Khiếu nại, tố cáo và trách nhiệm công vụ của Thẩm phán, Thư ký

Theo Điều 2 Luật Khiếu nại năm 2011, sửa đổi, bổ sung năm 2025: khiếu nại là việc cơ quan, tổ chức, cá nhân theo thủ tục do Luật khiếu nại quy định đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại quyết định hành chính, hành vi hành chính của cơ quan hành chính Nhà nước, của người có thẩm quyền trong cơ quan hành chính nhà nước hoặc quyết định kỷ luật cán bộ, công chức khi có căn cứ cho rằng quyết định hoặc hành vi đó là trái pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình. Trong hoạt động của Tòa án, các hành vi hành chính tư pháp như tiếp nhận, xử lý đơn, tống đạt văn bản, quản lý hồ sơ vụ án đều có thể trở thành đối tượng khiếu nại nếu không được thực hiện đúng quy định. Tuy nhiên, các hành vi này thường không áp dụng Luật Khiếu nại để giải quyết. Thay vào đó, chúng được điều chỉnh bởi các luật tố tụng chuyên ngành tùy theo loại vụ việc[2].

Theo Điều 2 Luật Tố cáo năm 2018, tố cáo là việc cá nhân báo cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền biết về hành vi vi phạm pháp luật của bất kỳ cơ quan, tổ chức, cá nhân nào gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Thẩm phán và Thư ký Tòa án là đối tượng có thể bị tố cáo khi có hành vi vi phạm pháp luật trong thực hiện nhiệm vụ, công vụ[3].

Theo Điều 6 và Điều 7 Luật Cán bộ, công chức năm 2025, cán bộ, công chức phải thực hiện nhiệm vụ đúng thẩm quyền, chịu trách nhiệm về kết quả công vụ và tôn trọng, tận tụy phục vụ Nhân dân. Đây là chuẩn mực quan trọng đối với hoạt động hành chính tư pháp của Tòa án.

1.3. Định hướng chuyển đổi số và yêu cầu hoàn thiện hành chính tư pháp số

Định hướng chuyển đổi số trong hoạt động tư pháp hiện nay cần được đặt trong bối cảnh các quan điểm, chủ trương mới của Đảng được xác lập tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIV. Trong lĩnh vực hành chính tư pháp, tinh thần Đại hội XIV đặt ra yêu cầu chuyển đổi từ mô hình quản lý hành chính truyền thống sang quản trị tư pháp dựa trên dữ liệu số, quy trình chuẩn hóa và cơ chế kiểm soát nội bộ minh bạch. Hành chính tư pháp số vì vậy không chỉ là việc triển khai các phần mềm quản lý án, hồ sơ điện tử hay dịch vụ công trực tuyến, mà còn là công cụ đổi mới phương thức điều hành, phân công, giám sát hoạt động của Thẩm phán và Thư ký Tòa án, qua đó góp phần phòng ngừa rủi ro pháp lý và các phát sinh khiếu nại, tố cáo trong hoạt động tư pháp[4].

Chuyển đổi số ngành Tòa án nhân dân Việt Nam được xác định là nhiệm vụ trọng tâm, xuyên suốt nhằm đổi mới căn bản phương thức tổ chức và hoạt động của Tòa án trong bối cảnh cải cách tư pháp và xây dựng Nhà nước pháp quyền. Theo định hướng chung của Đảng và Nhà nước, ngành Tòa án đặt mục tiêu xây dựng Tòa án điện tử đồng bộ trên toàn hệ thống vào năm 2027[5], lấy năm 2026 làm năm bản lề[6] để hoàn thiện hạ tầng, thể chế và nhân lực số, tiến tới Tòa án số trong giai đoạn tiếp theo.

Trên cơ sở đó, các giải pháp chuyển đổi số của ngành Tòa án tập trung vào một số nội dung chủ yếu:

Thứ nhất, số hóa hồ sơ và phát triển hạ tầng số, bao gồm việc xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về Tòa án, chuẩn hóa và làm sạch dữ liệu, đồng thời bảo đảm an toàn, an ninh thông tin trong toàn hệ thống.

Thứ hai, đẩy mạnh tổ chức phiên tòa trực tuyến, coi đây là một phương thức tố tụng bổ trợ quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả giải quyết vụ việc, tiết kiệm chi phí xã hội và bảo đảm quyền tiếp cận công lý của người dân.

Thứ ba, ứng dụng trợ lý ảo và các phần mềm nội bộ, hỗ trợ Thẩm phán, Thư ký trong quản lý án, tra cứu pháp luật và xử lý công việc hành chính tư pháp.

Thứ tư, hoàn thiện hành chính tư pháp số, phát triển các dịch vụ tư pháp công trực tuyến và tăng cường công khai bản án, quyết định trên Cổng thông tin điện tử của Tòa án

2. Thực tiễn khiếu nại, tố cáo Thẩm phán, Thư ký từ góc độ hành chính tư pháp

Thực tiễn giải quyết khiếu nại tố cáo, trong hoạt động của Tòa án nhân dân cho thấy một bộ phận khiếu nại, tố cáo đối với Thẩm phán, Thư ký Tòa án không xuất phát trực tiếp từ nội dung xét xử mà liên quan đến các khâu hành chính tư pháp trong quá trình giải quyết vụ việc. Các phản ánh, khiếu nại thường tập trung vào những vấn đề như: chậm thông báo, tống đạt văn bản tố tụng; sai sót trong quản lý hồ sơ, ghi chép biên bản; việc phân công, thay đổi Thẩm phán hoặc sắp xếp lịch xét xử chưa bảo đảm tính minh bạch; chậm cấp bản án, quyết định hoặc trích lục cho đương sự; công khai bản án, quyết định chưa đầy đủ hoặc chưa đúng quy trình.

Những vấn đề nêu trên cho thấy một số tồn tại, hạn chế trong hoạt động hành chính tư pháp của Tòa án, như: quy trình quản lý hồ sơ và văn bản trong một số trường hợp còn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công; việc chuẩn hóa và số hóa dữ liệu nghiệp vụ chưa đồng bộ; cơ chế theo dõi, kiểm soát thời hạn tố tụng và lịch xét xử chưa được tự động hóa đầy đủ; công tác công khai, cung cấp thông tin cho đương sự còn chưa thống nhất giữa các đơn vị. Những hạn chế này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý nội bộ mà còn có thể làm phát sinh khiếu nại, tố cáo trong quá trình giải quyết vụ việc.

  Theo Nghị quyết số 01/2026/NQ-HĐTP[7], Tòa án phải từng bước thực hiện việc quản lý hồ sơ vụ án, tài liệu tố tụng và các hoạt động hành chính tư pháp trên môi trường số, bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình giải quyết vụ việc. Trong đó, Thẩm phán và Thư ký Tòa án có trách nhiệm lập, quản lý, cập nhật và lưu trữ hồ sơ vụ án trên hệ thống quản lý hồ sơ điện tử theo đúng quy trình nghiệp vụ.

Tuy nhiên, trong thực tiễn hoạt động của Tòa án vẫn có thể phát sinh một số sai sót trong quá trình quản lý hồ sơ như thất lạc tài liệu giấy, ghi chép biên bản chưa đầy đủ hoặc việc cập nhật thông tin vụ án lên hệ thống quản lý hồ sơ điện tử chưa kịp thời. Những sai sót này, dù mang tính kỹ thuật hoặc quy trình, vẫn có thể trở thành căn cứ phát sinh khiếu nại, tố cáo trong hoạt động tư pháp.

 2.1. Nguyên nhân phát sinh khiếu nại, tố cáo

Từ góc độ thực tiễn, các nguyên nhân dẫn đến khiếu nại, tố cáo đối với Thẩm phán và Thư ký Tòa án trong lĩnh vực hành chính tư pháp có thể được phân thành hai nhóm chủ yếu.

Thứ nhất, nguyên nhân chủ quan xuất phát từ việc thực hiện nhiệm vụ hành chính tư pháp chưa thật sự chặt chẽ, như chậm xử lý đơn khởi kiện, thiếu sót trong quản lý hồ sơ vụ án, ghi chép biên bản chưa đầy đủ, hoặc chưa minh bạch trong việc cung cấp thông tin, tài liệu cho đương sự.

Thứ hai, nguyên nhân khách quan chủ yếu liên quan đến điều kiện tổ chức và phương thức quản lý, như khối lượng công việc lớn, quy trình xử lý hồ sơ còn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công, việc số hóa và liên thông dữ liệu nghiệp vụ chưa đồng bộ giữa các đơn vị trong hệ thống Tòa án. Những hạn chế này cho thấy yêu cầu cần tiếp tục hoàn thiện quy trình hành chính tư pháp và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số trong quản lý hồ sơ, văn bản và dữ liệu tư pháp, qua đó góp phần hạn chế sai sót và phòng ngừa khiếu nại, tố cáo trong hoạt động của Tòa án.

2.2. Vai trò của hành chính tư pháp số trong phòng ngừa rủi ro pháp lý

Theo Đề án xây dựng Tòa án điện tử của Tòa án nhân dân tối cao, một trong những mục tiêu trọng tâm là số hóa toàn bộ quy trình hành chính tư pháp, từ tiếp nhận đơn, phân công Thẩm phán, quản lý hồ sơ đến tống đạt văn bản tố tụng[8]. Hệ thống quản lý án điện tử cho phép lưu vết toàn bộ thao tác nghiệp vụ, qua đó tạo cơ sở pháp lý quan trọng để xác định trách nhiệm cá nhân khi phát sinh khiếu nại, tố cáo.

Đặc biệt, các quy định nội bộ về quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ vụ án điện tử đã bước đầu thiết lập cơ chế kiểm soát truy cập, phân quyền trách nhiệm và nhật ký xử lý công việc[9]. Cơ chế này không chỉ góp phần phòng ngừa sai sót mà còn bảo vệ Thẩm phán, Thư ký trước các tố cáo không có căn cứ, thông qua chứng cứ điện tử khách quan.

Hành chính tư pháp số cho phép thiết lập các cơ chế theo dõi tiến độ, cảnh báo quá hạn, lưu vết điện tử đối với mọi thao tác xử lý hồ sơ. Nhờ đó, không chỉ giúp phòng ngừa sai sót mà còn bảo vệ Thẩm phán, Thư ký trước các tố cáo không có căn cứ, thông qua việc chứng minh rõ ràng quá trình thực hiện nhiệm vụ công vụ.

3. Giải pháp hoàn thiện hành chính tư pháp số nhằm phòng ngừa khiếu nại, tố cáo

Thứ nhất, hoàn thiện thể chế và quy trình hành chính tư pháp số

Cần tiếp tục rà soát và hoàn thiện hệ thống quy định nội bộ của ngành Tòa án theo hướng chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình hành chính tư pháp. Các quy chế liên quan đến tiếp nhận và xử lý đơn, quản lý hồ sơ vụ án, tống đạt văn bản tố tụng và cung cấp thông tin cho đương sự cần được sửa đổi theo hướng quy định rõ quy trình điện tử và trách nhiệm của từng chủ thể tham gia.

Thứ hai, tăng cường minh bạch và trách nhiệm giải trình

Việc xây dựng các nền tảng dịch vụ tư pháp trực tuyến cho phép đương sự theo dõi tiến độ xử lý vụ việc, tình trạng tống đạt văn bản và các thông báo tố tụng sẽ góp phần nâng cao tính minh bạch trong hoạt động của Tòa án.

Thứ ba, nâng cao năng lực số của Thẩm phán và Thư ký

Cần tăng cường đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng sử dụng hệ thống quản lý án điện tử và quản lý hồ sơ số cho đội ngũ Thẩm phán và Thư ký Tòa án.

Thứ tư, khai thác dữ liệu số trong giải quyết khiếu nại, tố cáo

Trong quá trình giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến Thẩm phán và Thư ký, cần khai thác dữ liệu điện tử được lưu trữ trên hệ thống quản lý án như một nguồn chứng cứ khách quan nhằm bảo đảm tính minh bạch và chính xác trong quá trình xác minh.

Kết luận

Hoàn thiện hành chính tư pháp số không chỉ là yêu cầu kỹ thuật trong quản trị Tòa án mà còn là giải pháp thể chế quan trọng nhằm phòng ngừa khiếu nại, tố cáo trong hoạt động tư pháp, qua đó góp phần xây dựng nền tư pháp chuyên nghiệp, minh bạch và hiện đại theo định hướng Tòa án điện tử, Tòa án số trong cải cách tư pháp hiện nay.

TS. TRƯƠNG CÔNG LÝ (Thanh tra Tòa án nhân dân tối cao)

Tài liệu tham khảo

1. Bộ Chính trị (2024), Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, Hà Nội.

2. Quốc hội (2008), Luật Cán bộ, công chức (được sửa đổi, bổ sung 2019), Nxb. Chính trị quốc gia Sự thật, Hà Nội.

3. Quốc hội (2011), Luật Khiếu nại, Nxb. Chính trị quốc gia Sự thật, Hà Nội.

4. Quốc hội (2018), Luật Tố cáo, Nxb. Chính trị quốc gia Sự thật, Hà Nội.

5. Tòa án nhân dân tối cao (2016), Nghị quyết 04/2016/NQ-HĐTP ngày 30/12/2016 của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn thi hành một số quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13, Luật Tố tụng hành chính số 93/2015/QH13 về gửi, nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ và cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử.

6. Tòa án nhân dân tối cao (2022), “Xây dựng Tòa án điện tử ở Việt Nam đáp ứng yêu cầu cải cách tư pháp đến năm 2030, định hướng đến năm 2045”

7. Tòa án nhân dân tối cao (2025), Thông tư số 09/VBHN-TANDTC ngày 10/7/2025 quy định chi tiết về trình tự nhận, xử lý đơn khởi kiện, đơn yêu cầu tại Tòa án và chỉ định trọng tài viên. 

8. Tòa án nhân dân tối cao (2020), Cải cách tư pháp và tổ chức hoạt động của Tòa án nhân dân trong bối cảnh xây dựng Nhà nước pháp quyền, Hà Nội.

9,Tòa án nhân dân tối cao (2026) Nghị quyết số 01/2026/NQ-HĐTP ngày 15/01/2026 Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán TANDTC hướng dẫn thực hiện thủ tục tố tụng, thủ tục hành chính tư pháp trên môi trường số tại Tòa án nhân dân

10. Nguyễn Đăng Dung (2019), Cải cách tư pháp và xây dựng Nhà nước pháp quyền ở Việt Nam. Tạp chí Luật học, (2), tr.3-14.

11. Võ Khánh Vinh (2021), Tư pháp trong Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Tạp chí Nhà nước và Pháp luật, (6), tr.3-15.

12. Tòa án nhân dân tối cao (2025), Quyết định số 298/QĐ-TANDTC ngày 28/11/2025 Quyết định ban hành chiến lược dữ liệu ngành Tòa án nhân dân giai đoạn 2025-2030.

13. Tòa án nhân dân tối cao (2025), Chỉ thị số 04/2025 ngày 31/12/2025 về các nhiệm vụ trọng tâm chuyển đổi số, xây dựng Tòa án điện tử trong hệ thống Tòa án nhân dân.

14. Tòa án nhân dân tối cao (2026), Kế hoạch số 17/KH-TANDTC ngày 10/01/2026 Kế hoạch triển khai thực hiện chuyển đổi số trong Tòa án nhân dân năm 2026.

15. Báo Nhân dân, Chuyển đổi số - Động lực đổi mới, phát triển ngành tư pháp, https://nhandan.vn/bo-tu-phap-thuc-day-toan-dien-ve-chuyen-doi-so-post891393.html.