Một số góp ý hoàn thiện dự thảo Nghị quyết hướng dẫn thủ tục tố tụng, thủ tục hành chính tư pháp trên môi trường điện tử tại Tòa án nhân dân

1. Nhận thức chung về việc xây dựng Nghị quyết

Nghị quyết là công cụ để cụ thể hóa các quy định trong Bộ luật Tố tụng dân sự, Bộ luật Tố tụng hình sự, Luật Tố tụng hành chính và các luật khác có liên quan, bảo đảm áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống Tòa án nhân dân. Đồng thời, khẳng định tính hợp pháp của tài liệu, giao dịch điện tử, theo đó Nghị quyết công nhận đơn khởi kiện, chứng cứ, văn bản tố tụng, quyết định của Tòa án dưới dạng điện tử có giá trị pháp lý. Ngoài ra, bảo đảm quyền tiếp cận công lý, người dân, doanh nghiệp có thể nộp đơn, cung cấp chứng cứ, nhận thông báo qua môi trường điện tử, rút ngắn thời gian tiếp cận Tòa án, giảm chi phí tố tụng. Bên cạnh đó, thúc đẩy minh bạch, công khai tài liệu, hồ sơ điện tử được lưu trữ và quản lý tập trung, hạn chế thất lạc, chỉnh sửa, góp phần phòng, chống tiêu cực. Song song đó, tố tụng điện tử đã trở thành chuẩn mực tại nhiều quốc gia, việc áp dụng tại Việt Nam thể hiện sự hội nhập và hiện đại hóa tư pháp.

Trong nghiên cứu hiện đại về Tòa án, quản trị Tòa án hiện đại phải tái xác định những biến đổi về nguồn lực vật chất và con người và phương pháp làm việc, thủ tục tư pháp mới, những công cụ quản trị và đánh giá mới. Như vậy, các phương thức quản lý Tòa án trở nên duy lý, định hướng mục tiêu và rõ ràng hơn. Nói một cách ngắn gọn, quản trị Tòa án phải đảm bảo sự cân bằng giữa tính độc lập và phối hợp trong Tòa án, bảo đảm hiệu quả và hiệu lực của Tòa án theo xu hướng minh bạch, rõ ràng hơn và phù hợp với xu hướng cải cách tư pháp, hợp lý hóa tư pháp hiện đại1.

Quá trình chuyển đổi số trong các thủ tục tố tụng Tòa án - bao gồm cả quy trình hành chính và tư pháp - đã tăng tốc trong những năm gần đây, đặc biệt là ở Trung Quốc và các khu vực pháp lý khác ở châu Á. Kiện tụng điện tử (e-litigation) nhằm mục đích cải thiện hiệu quả, tính minh bạch và khả năng tiếp cận, nhưng cũng đặt ra những thách thức mới về mặt pháp lý, kỹ thuật và thủ tục2.

Những đặc điểm cơ bản trong nhận thức về việc xây dựng Nghị quyết:

(i) Tính bổ trợ. Nghị quyết không thay thế hoàn toàn tố tụng truyền thống mà bổ sung, tạo thêm kênh tố tụng điện tử song song, phù hợp với điều kiện thực tiễn.

(ii) Tính linh hoạt. Các quy định cho phép đương sự lựa chọn phương thức thực hiện (nộp đơn giấy hoặc điện tử, tham gia phiên tòa trực tiếp hoặc trực tuyến).

(iii) Tính bảo mật. Nghị quyết đề cao yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin, xác thực danh tính, chữ ký số, mã định danh, tránh rủi ro về giả mạo, lộ lọt dữ liệu.

(iv) Tính khả thi. Việc triển khai phải gắn với hạ tầng công nghệ thông tin, đào tạo cán bộ Tòa án, đồng thời phối hợp với các cơ quan khác (Viện kiểm sát, Thi hành án, Bộ Công an,..).

 2. Một số góp ý đối với nội dung Dự thảo Nghị quyết

Trên cơ sở Dự thảo 3 (ngày 19/8/2025)3, tác giả có một số góp ý như sau:

Thứ nhất, về nguyên tắc thực hiện thủ tục tư pháp trên môi trường điện tử.

Khoản 3 Điều 4 Dự thảo Nghị quyết đề cập “Việc thực hiện thủ tục tư pháp trên môi trường điện tử chỉ được thực hiện khi có yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Quy định này nhằm bảo đảm tính tự nguyện, quyền lựa chọn khi tham gia tố tụng, tránh việc đương sự bị áp đặt trong khi chưa sẵn sàng về điều kiện công nghệ. Đồng thời, phù hợp trong giai đoạn quá độ, khi hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ tiếp cận số của người dân và cơ quan tư pháp chưa đồng đều.

(1) Đánh giá tính khả thi của quy định.

(i) Đối với người khởi kiện: Quy định này hợp lý vì họ có thể lựa chọn nộp đơn điện tử, gửi chứng cứ trực tuyến,…

(ii) Đối với bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan: Trường hợp họ không hợp tác, vắng mặt hoặc cố tình trì hoãn, việc “chỉ thực hiện khi có yêu cầu” sẽ trở thành bất cập vì Tòa án sẽ buộc phải quay lại thủ tục giấy, gây chậm trễ, tốn kém.

(iii) Đối với thủ tục hành chính tư pháp (ví dụ: cấp trích lục, xác nhận, thông báo): Nếu chỉ thực hiện khi có yêu cầu thì khả năng số hóa hồ sơ sẽ chậm, vì nhiều người dân chưa có thói quen chủ động yêu cầu.

Như vậy, quy định hiện tại có tính “an toàn” nhưng giảm hiệu quả khi triển khai đồng bộ, đặc biệt trong trường hợp vắng mặt hoặc cố tình không hợp tác.

Do đó, theo tác giả cần sửa nguyên tắc “chỉ khi có yêu cầu” thành: “Việc thực hiện thủ tục tư pháp trên môi trường điện tử được tiến hành khi có yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân; trong trường hợp đương sự không có mặt, không có yêu cầu hoặc không phản hồi trong thời hạn Tòa án thông báo, Tòa án vẫn có quyền áp dụng phương thức điện tử để bảo đảm tiến độ giải quyết vụ việc”.

(2) Làm rõ thời điểm yêu cầu thực hiện thủ tục điện tử. Việc Dự thảo Nghị quyết cần làm rõ thêm các mốc thời điểm yêu cầu thực hiện thủ tục tư pháp trên môi trường điện tử có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Trước hết, nó bảo đảm quyền tự định đoạt của đương sự khi họ có thể chủ động lựa chọn phương thức tham gia tố tụng ngay từ giai đoạn khởi kiện, nộp bản tự khai hoặc khi nhận thông báo thụ lý. Đồng thời, quy định rõ mốc thời điểm sẽ hạn chế tình trạng đương sự thay đổi liên tục giữa thủ tục giấy và thủ tục điện tử nhằm kéo dài thời gian giải quyết, từ đó tạo sự ổn định và minh bạch trong quá trình tố tụng. Đối với Tòa án, việc xác định cụ thể thời điểm áp dụng thủ tục điện tử giúp phân loại, xử lý hồ sơ, lập lịch phiên tòa và triển khai tống đạt điện tử một cách đồng bộ, có dự báo. Mặt khác, quy định rõ ràng còn củng cố niềm tin của đương sự, tránh tình trạng áp dụng tùy tiện. Nói cách khác, việc quy định mốc thời điểm yêu cầu thực hiện thủ tục điện tử chính là yếu tố bảo đảm tính khả thi, hiệu quả và bền vững của quá trình chuyển đổi số trong hoạt động tư pháp.

Thứ hai, về đăng ký ngừng giao dịch điện tử.

Điều 9 Dự thảo Nghị quyết đưa ra hai phương án.

Phương án 1: Cơ quan, tổ chức, cá nhân đến trực tiếp trụ sở của Tòa án để đăng ký ngừng giao dịch điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải cung cấp thông tin theo yêu cầu để Tòa án thay đổi phương thức khác phù hợp.

Phương án 2: Cơ quan, tổ chức, cá nhân đến trực tiếp trụ sở của Tòa án hoặc thực hiện trực tuyến để đăng ký ngừng giao dịch điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải cung cấp thông tin theo yêu cầu để Tòa án thay đổi phương thức khác phù hợp.

Quan điểm của tác giả, thống nhất với phương án 2. Bởi lẽ, đối với phương án 1, chỉ cho phép trực tiếp tại Tòa án, điều này mang tính chặt chẽ, hạn chế rủi ro xác thực nhưng bất tiện, tốn kém thời gian, đi ngược tinh thần chuyển đổi số - tức là tạo nghịch lý đương sự đã tham gia tố tụng điện tử mà khi muốn ngừng lại phải đi nộp giấy. Đối với phương án 2, cho phép trực tiếp hoặc trực tuyến, điều này mang tính linh hoạt hơn, đáp ứng nhu cầu đa dạng, vẫn yêu cầu cung cấp thông tin để Tòa án thay đổi phương thức giao dịch phù hợp, tuy nhiên, khi áp dụng phương án 2 cần chú ý đến nguy cơ giả mạo, yêu cầu trái ý chí đương sự nếu cơ chế xác thực không chặt chẽ. Mặc dù vậy, phương án 2 mở rộng quyền lựa chọn, khuyến khích sử dụng dịch vụ công trực tuyến, phù hợp với chủ trương chuyển đổi số quốc gia và tư pháp điện tử.

Thứ ba, đối với cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng.

Việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng trong môi trường điện tử là “khâu then chốt” quyết định hiệu quả của Nghị quyết. Dự thảo đã quy định tại Điều 21 và Điều 22, nhưng vẫn cần được làm rõ hơn để bảo đảm tính khả thi và thống nhất áp dụng. Đối với việc tống đạt, thông báo qua phương tiện điện tử, cần làm rõ thế nào là “tống đạt hợp lệ”, có thể quy định thời điểm được coi là hợp lệ khi hệ thống xác nhận đương sự đã mở văn bản hoặc sau 24 giờ kể từ khi hệ thống gửi thành công mà không bị trả lại. Bên cạnh đó, cần thiết lập cơ chế dự phòng trong trường hợp hệ thống điện tử gặp sự cố hoặc đương sự không truy cập, khi đó Tòa án phải chuyển sang tống đạt trực tiếp hoặc bằng dịch vụ bưu chính để bảo đảm quyền tiếp cận công lý. Ngoài ra, quy định cũng nên bổ sung yêu cầu về bảo mật và xác thực người nhận bằng tài khoản định danh điện tử như VNeID mức 2, mã OTP hoặc chữ ký số, kèm theo thông báo xác nhận, qua đó hạn chế rủi ro giả mạo và nâng cao tính an toàn, minh bạch cho hoạt động tố tụng điện tử.

Bên cạnh đó, theo tác giả, ngoài việc quy định các nguyên tắc và thủ tục chung, Dự thảo Nghị quyết cần bổ sung một số ví dụ, tình huống thực tiễn minh họa để nâng cao tính khả thi và thống nhất trong áp dụng. Thực tiễn xét xử cho thấy, nhiều Thẩm phán và đương sự còn lúng túng khi xác định thời điểm văn bản điện tử được coi là đã tống đạt hợp lệ, hay khi nào Tòa án phải chuyển sang hình thức thông báo trực tiếp, bưu chính. Việc đưa vào những ví dụ cụ thể, chẳng hạn: trường hợp đương sự mở email thông báo phiên tòa trong vòng vài giờ, hoặc sau 24 giờ hệ thống xác nhận đã gửi thành công thì được coi là hợp lệ; hay tình huống đương sự đăng ký ngừng giao dịch điện tử qua Cổng thông tin của Tòa án bằng chữ ký số, sẽ giúp người áp dụng hình dung rõ hơn, tránh hiểu sai, áp dụng khác nhau giữa các Tòa án. Đồng thời, các ví dụ còn tạo sự minh bạch, giúp người tham gia tố tụng nắm bắt quyền và nghĩa vụ của mình một cách rõ ràng, đồng thời trở thành tài liệu tham khảo hữu ích trong công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ. Có thể nói, việc bổ sung tình huống minh họa là bước cần thiết để các quy định trong Nghị quyết thực sự đi vào đời sống tư pháp, bảo đảm tính cụ thể, dễ hiểu và dễ áp dụng.

Trên đây là một số góp ý của tác giả về hoàn thiện dự thảo Nghị quyết hướng dẫn thủ tục tố tụng, thủ tục hành chính tư pháp trên môi trường điện tử tại Tòa án nhân dân.

NGUYỄN THỊ THUÝ NGOAN - CHÂU THANH QUYỀN (TAND khu vực 12 - Cần Thơ) - ĐÀM NHÂN TRÁC (TAND khu vực 11 - Hải Phòng)