Nhiệm vụ chính của Thư ký Tòa án trong giai đoạn xét xử sơ thẩm vụ án hình sự

So với Điều 41 BLTTHS 2003 thì nhiệm vụ của Thư ký trong BLTTH 2015 không có gì thay đổi.

Điều 47. Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Thư ký Tòa án (BLTTHS năm 2015). 

Thư ký Tòa án được phân công tiến hành tố tụng đối với vụ án hình sự có những nhiệm vụ, quyền hạn: 

a) Kiểm tra sự có mặt của những người được Tòa án triệu tập; nếu có người vắng mặt thì phải nêu lý do; 

b) Phổ biến nội quy phiên tòa; 

c) Báo cáo Hội đồng xét xử danh sách những người được triệu tập đến phiên tòa và những người vắng mặt; 

d) Ghi biên bản phiên tòa; 

đ) Tiến hành hoạt động tố tụng khác thuộc thẩm quyền của Tòa án theo sự phân công của Chánh án Tòa án. 

Thư ký Tòa án phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Chánh án Tòa án về hành vi của mình.

Nhiệm vụ tại điểm đ khoản 1 Điều 47 là căn cứ để Thư ký thực hiện rất nhiều các nhiệm vụ khác. Sau đây là những nhiệm vụ chính của Thư ký Tòa án trong giai đoạn xét xử sơ thẩm mà cụ thể là từ việc nhận hồ sơ vụ án đến khi giải quyết xong vụ án.

1.Tiếp nhận hồ sơ vụ án

Khi Viện kiểm sát giao hồ sơ đến Tòa thì tuỳ từng nơi, việc tổ chức, bố trí, phân công bộ phận tiếp nhận hồ sơ có khác nhau. Nhưng hầu hết các Toà án đều giao cho Thư ký trực tiếp nhận hồ sơ vụ án. Đây là công việc quan trọng, bởi lẽ nếu không kiểm tra kỹ khi nhận hồ sơ mà để thiếu bút lục hoặc tài liệu trong vụ án thì việc giải quyết vụ án sẽ gặp rất nhiều khó khăn thậm chí không thể giải quyết được. Nếu đó là những tài liệu chứng cứ chứng minh có tội hoặc không có tội thì tính chất sai lệch hồ sơ vụ án càng lớn. Trách nhiệm pháp lý của người giao nhận càng cao.

BLTTHS 2015 đã quy định một điều hoàn toàn mới so với BLTTHS 2003 về việc giao nhận hồ sơ, tuy nhiên nội dung của điều luật không có gì mới so với hướng dẫn tại Nghị quyết số 04/2004/NQ-HĐTP ngày 05/11/2004 của HĐTP-TANDTC hướng dẫn  giao nhận hồ sơ vụ án hình sự khi VKS chuyển hồ sơ đến Tòa án.

Điều 276. Nhận hồ sơ vụ án, bản cáo trạng và thụ lý vụ án.

Khi Viện kiểm sát giao bản cáo trạng, hồ sơ vụ án và vật chứng kèm theo (nếu có), Tòa án phải kiểm tra và xử lý: 

a) Trường hợp tài liệu trong hồ sơ vụ án, vật chứng kèm theo (nếu có) đã đầy đủ so với bảng kê tài liệu, vật chứng và bản cáo trạng đã được giao cho bị can hoặc người đại diện của bị can thì nhận hồ sơ vụ án; 

b) Trường hợp tài liệu trong hồ sơ vụ án, vật chứng kèm theo (nếu có) không đủ so với bảng kê tài liệu, vật chứng hoặc bản cáo trạng chưa được giao cho bị can hoặc người đại diện của bị can thì chưa nhận hồ sơ vụ án và yêu cầu Viện kiểm sát bổ sung tài liệu, vật chứng; yêu cầu giao bản cáo trạng cho bị can hoặc người đại diện của bị can.

Trong điều luật có ghi là vật chứng kèm theo (nếu có), tức là trong hồ sơ vụ án có thể có vật chứng kèm theo, do đó trường hợp nào nhận hồ sơ, trường hợp nào không nhận hồ sơ và xử lý sau khi nhận hồ sơ là một kỹ năng mà bắt buộc Thư ký làm công việc này phải lắm được.

Ví dụ 1: VKS chuyển 01 hồ sơ vụ án Cố ý gây thương tích kèm theo vật chứng là 01 đĩa DVD có hình ảnh bị cáo gây thương tích cho người bị hại.

Hồ sơ đầy đủ tài liệu so với mục kê tài liệu, cáo trạng đã được giao cho bị can, đối chiếu với điều 276 BLTTHS năm 2015 thì ta có nhận hồ sơ này không?

Điều luật quy định rất rõ, tài liệu trong hồ sơ đầy đủ so với mục kê tài liệu, kèm theo vật chứng đã kê chi tiết, hơn nữa băng hình này khi giải quyết ta có thể mở tại phiên tòa để tìm ra sự thật vụ án nên Thư ký phải nhận hồ sơ.

Ví dụ 2: VKS chuyển 01 hồ sơ vụ án đánh bạc kèm theo vật chứng là số tiền 10 triệu đồng (số tiền thu trên chiếu bạc).

Hồ sơ đầy đủ tài liệu so với mục kê tài liệu, cáo trạng đã được giao cho bị can, vật chứng kèm theo đầy đủ, đối chiếu với Điều 276 BLTTHS năm 2015 thì hoàn toàn phù hợp vậy ta có nhận hồ sơ này không?

Để giải quyết được vấn đề này ta phải hiểu thế nào là vật chứng:

Theo Điều 89 BLTTHS năm 2015: Vật chứng là vật được dùng làm công cụ, phương tiện phạm tội, vật mang dấu vết tội phạm, vật là đối tượng của tội phạm, tiền hoặc vật khác có giá trị chứng minh tội phạm và người phạm tội hoặc có ý nghĩa trong việc giải quyết vụ án.

Hơn nữa theo điểm đ khoản 1 Điều 90 BLTTHS 2015 về Bảo quản vật chứng thì “… cơ quan thi hành án dân sự có trách nhiệm bảo quản vật chứng trong giai đoạn xét xử và thi hành án.“

Đối chiếu với các quy định trên thì Thư ký không nhận hồ sơ vì nếu nhận thì tiền 10 triệu đồng kèm theo ta bảo quản như thế nào? Ai là người bảo quản. Thư ký căn cứ vào điểm đ khoản 1 Điều 90 BLTTHS năm 2015 yêu cầu VKS chuyển vật chứng vụ án vào cơ quan thi hành án dân sự thì mới nhận hồ sơ.

2.Xử lý hồ sơ sau khi nhận

2.1. Báo cáo, đề xuất

Sau khi nhận hồ sơ ta phải vào sổ thụ lý và kiểm tra biện pháp ngăn chặn sau đó báo cáo, đề xuất với người có thẩm quyền áp dụng biện pháp ngăn chặn.

Việc đề xuất biện pháp ngăn chặn rất quan trọng, mà cụ thể ở đây là biện pháp tạm giam, ví dụ: Bị cáo A bị truy tố về tội “vô ý gây thiệt hại nghiêm trọng đến tài sản của người khác”  theo khoản 2 Điều 180 BLHS 2015, có khung hình phạt từ 03 tháng đến 02 năm tù; khi nghiên cứu hồ sơ thấy bị cáo A có nhân thân tốt, có nơi cư trú rõ ràng. Bị cáo A đang bị tạm giam.

Vậy Thư ký có đề nghị gia hạn lệnh tạm giam nữa hay không? Hay đề nghị hủy bỏ tạm giam thay thế bằng biện pháp ngăn chặn khác?

A phạm tội thuộc trường hợp ít nghiêm trọng, do vô ý, có nơi cư trú rõ ràng. Theo khoản 2 Điều 38 BLHS 2015 quy định không áp dụng hình phạt tù có thời hạn đối với người lần đầu phạm tội ít nghiêm trọng do vô ý và có nơi cư trú rõ ràng. Đối chiếu với trường hợp trên, Thư ký đề xuất hủy bỏ biện pháp tạm giam, thay thế bằng biện pháp ngăn chặn khác vì trường hợp này không thể phạt tù giam A theo khoản 2 Điều 38 BLHS 2015 được.

Việc đề xuất biện pháp ngăn chặn tạm giam là hết sức quan trọng vì nếu Thư ký giúp việc đề xuất áp dụng biện pháp ngăn chặn tạm giam không đúng sẽ liên quan đến trách nhiệm của Chánh án hoặc Phó Chánh án được uỷ quyền. Theo điểm b khoản 1 Điều 377 BLHS năm 2015 sửa đổi 2017 thì:  1. Người nào lợi dụng chức vụ, quyền hạn thực hiện một trong các hành vi sau đây, thì bị phạt tù từ 06 tháng đến 03 năm:…  b) Ra lệnh, quyết định bắt, giữ, giam người không có căn cứ theo quy định của luật;

Tức nếu ra lệnh tạm giam mà không có căn cứ thì sẽ liên quan đến trách nhiệm hình sự của người ký lệnh.

BLTTHS 2003 còn nhiều yếu tố định tính khi áp dụng tạm giam đối với tội phạm tội phạm ít nghiêm trọng, tội phạm nghiêm trọng như khi có căn cứ cho rằng người đó có thể trốn hoặc cản trở việc điều tra, truy tố, xét xử hoặc có thể tiếp tục phạm tội.

Điều 119 BLTTHS 2015 đã loại bỏ các yếu tố định tính và quy định rõ các căn cứ tạm giam. Theo đó, việc tạm giam chỉ có thể được áp dụng khi thuộc một trong 07 trường hợp sau: Thứ nhất là đã bị áp dụng biện pháp ngăn chặn khác nhưng vi phạm. Thứ hai là không có nơi cư trú rõ ràng hoặc không xác định được lý lịch của bị can. Thứ ba là bỏ trốn và bị bắt theo quyết định truy nã hoặc có dấu hiệu bỏ trốn. Thứ tư là tiếp tục phạm tội hoặc có dấu hiệu tiếp tục phạm tội. Thứ năm là có hành vi mua chuộc, cưỡng ép, xúi giục người khác khai báo gian dối, cung cấp tài liệu sai sự thật. Thứ sáu là tiêu hủy, giả mạo chứng cứ, tài liệu, đồ vật của vụ án, tẩu tán tài sản liên quan đến vụ án. Thứ bảy là đe dọa, khống chế, trả thù người làm chứng, bị hại, người tố giác tội phạm và người thân thích của những người này.

Ngoài ra, BLTTHS 2015 cũng quy định chỉ có thể tạm giam bị can, bị cáo bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử về tội phạm ít nghiêm trọng mà BLHS quy định mức phạt tù đến 02 năm nếu họ tiếp tục phạm tội hoặc bỏ trốn và bị bắt theo quyết định truy nã.

Do đó Thư ký giúp việc cho Chánh án phải đặc biệt chú ý đối với tội phạm ít nghiêm trọng, tội phạm nghiêm trọng khi nhận hồ sơ. Khi đề xuất áp dụng tạm giam phải đặc biệt chú ý nếu không thuộc một trong 07 trường hợp nêu trên thì phải đề xuất huỷ bỏ biện pháp tạm giam thay thế bằng biện pháp ngăn chặn khác nếu không sẽ liên quan đến trách nhiệm của người ký lệnh là rất lớn.

Ví dụ: A bị truy tố về tội đánh bạc theo khoản 1 Điều 321 BLHS năm 2015; A đã thành khẩn khai báo, A có nhân thân tốt. Khi chuyển hồ sơ sang Toà án thì A đang bị tạm giam.

Trong trường hợp này Thư ký nhận hồ sơ phải đối chiếu ngay với Điều 119 BLTTHS 2015 xem A có thuộc trường hợp có căn cứ tạm giam hay không? Đối chiếu với Điều 119 thì A không thuộc trường hợp bị tạm giam, do đó phải đề xuất Chánh án thay thế bằng biện pháp ngăn chặn khác.

Việc kiểm tra thời hạn tạm giam của bị cáo khi VKS chuyển hồ sơ sang Tòa đã được khắc phục trong BLTTHS 2015 tại Điều 244 về Điều 244. Chuyển hồ sơ vụ án và bản cáo trạng đến Tòa án.Trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày ra bản cáo trạng, Viện kiểm sát phải chuyển hồ sơ vụ án và bản cáo trạng đến Tòa án. Trường hợp vụ án phức tạp thì thời hạn chuyển hồ sơ vụ án và bản cáo trạng đến Tòa án có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày. Trường hợp vụ án có bị can bị tạm giam thì trước khi hết thời hạn tạm giam 07 ngày thì Viện kiểm sát thông báo cho Tòa án biết để xem xét, quyết định việc tạm giam bị can khi nhận hồ sơ vụ án.

Như vậy trước khi hết thời hạn tạm giam 07 ngày, mặc dù hồ sơ vụ án hình sự chưa chuyển sang Toà nhưng VKS phải thông báo cho Toà án biết trường hợp gần hết lệnh tạm giam này để Toà án chủ động áp dụng biện pháp ngăn chặn đối với bị can khi nhận hồ sơ.

2.2. Kiểm tra thẩm quyền xét xử

Kiểm tra hồ sơ vụ án để xác định vụ án có đúng thẩm quyền xét xử của Toà án mình hay không là việc làm trước tiên và quan trọng. Đây là nhiệm vụ của lãnh đạo hoặc Thẩm phán được phân công giải quyết vụ án. Tuy nhiên, Thư ký Toà án cũng cần phải kiểm tra nắm vững để trong trường hợp được giao thì có thể làm tốt việc tham mưu cho Thẩm phán, lãnh đạo xử lý theo đúng quy định của pháp luật.

Việc chuyển hồ sơ nếu không thuộc thẩm quyền đã thay đổi rất nhiều. Ví dụ: VKS huyện Lý Nhân chuyển hồ sơ vụ án sang Tòa án Lý Nhân, sau khi nhận hồ sơ, Tòa án phát hiện vụ án không thuộc thẩm quyền của mình mà thuộc thẩm quyền của Tòa án huyện Bình Lục. Trước đây theo Điều 174 BLTTHS 2003, Tòa án Lý Nhân chuyển hồ sơ sang Tòa Bình Lục nhưng theo khoản 1 Điều 274 BLTTHS 2015 thì Tòa án Lý Nhân không được chuyển hồ sơ sang Tòa án Bình Lục mà phải trả hồ sơ cho VKS Lý Nhân để chuyển sang VKS Bình Lục.

Khi phát hiện vụ án không thuộc thẩm quyền giải quyết của Toà án mình, thì Thư ký Toà án phải báo cáo lãnh đạo (nếu chưa phân công Thẩm phán giải quyết) để quyết định hoàn trả hồ sơ cho Viện kiểm sát, chuyển cho Toà án có thẩm quyền giải quyết. Do đó, các bước tiếp theo của việc nghiên cứu hồ sơ sẽ không cần thiết.

2.3. Phân công thẩm phán giải quyết vụ án

Việc phân công giải quyết vụ án trong BLTTHS 2003 không quy định rõ là trong hạn bao nhiêu ngày nhưng theo khoản 3 Điều 276 BLTTHS năm 2015 đã quy định rõ trong hạn 03 ngày kể từ ngày thụ lý thì Chánh án phải ra quyết định phân công thẩm phán giải quyết vụ án và trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày ra quyết định ta phải gửi quyết định này cho VKS cùng cấp. Tức trong 05 ngày kể từ ngày thụ lý thì Tòa án phải gửi quyết định phân công thẩm phán giải quyết cho VKS cùng cấp.

2.4. Giai đoạn chuẩn bị xét xử

Khi được giao nhiệm vụ cùng thẩm phán giải quyết vụ án, Thư ký cần xác định, việc đánh máy các văn bản hoặc chuyển giao các giấy tờ để giải quyết vụ án là nhiệm vụ của mình. Khi nhận được các tài liệu chứng cứ ở giai đoạn chuẩn bị xét xử đã có thay đổi trong BLTTHS năm 2015.

Ví dụ: Trong các vụ án đánh bạc thường có đơn xin miễn hình phạt bổ sung, trước đây sau khi tiếp nhận đơn này, Tòa án có thể thông báo hoặc không thông báo cho VKS cùng cấp biết vì không có điều luật quy định nhưng hiện nay đã quy định rất rõ tại Điều 253 BLTTHS năm 2015, Tòa án buộc phải gửi ngay các tài liệu này cho VKS cùng cấp biết sau khi nhận được các tài liệu chứng cứ liên quan đến vụ án ở giai đoạn chuẩn bị xét xử.

Việc gửi các quyết định của Tòa án cũng thay đổi rất nhiều, được quy định cụ thể tại  khoản 1 Điều 286 BLTTHS năm 2015 như sau:

Quyết định đưa vụ án ra xét xử được giao cho bị cáo hoặc người đại diện của họ; gửi cho người bào chữa, bị hại, đương sự chậm nhất là 10 ngày trước khi mở phiên tòa.

Trường hợp xét xử vắng mặt bị cáo thì quyết định đưa vụ án ra xét xử được giao cho người bào chữa hoặc người đại diện của bị cáo; quyết định đưa vụ án ra xét xử còn phải được niêm yết tại trụ sở Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi bị cáo cư trú cuối cùng hoặc cơ quan, tổ chức nơi làm việc, học tập cuối cùng của bị cáo.

Trước đây theo Điều 182 BLTTHS 2003 thì chỉ phải giao quyết định đưa vụ án ra xét xử cho bị cáo, người đại diện của bị cáo và người bào chữa nhưng theo Điều 286 BLTTHS năm 2015 thì phạm vi phải giao, gửi quyết định xét xử đã mở rộng thêm bị hại và đương sự chậm nhất là 10 ngày trước khi mở phiên tòa. Thư ký phải rất chú ý vì phạm vi gửi quyết định đã mở rộng rất dễ bị vi phạm. Trong điều luật ghi rõ là gửi QĐXX cho đương sự, vậy đương sự là ai? Đương sự trong vụ án hình sụ theo điểm g khoản 1 Điều 4 BLTTHS năm 2015 thì  Đương sự gồm nguyên đơn dân sự, bị đơn dân sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến vụ án hình sự.

2.5. Nhiệm vụ của Thư ký tại phiên tòa

Nhiệm vụ của Thư ký tại phiên tòa không có gì thay đổi giữa BLTTHS năm 2003 và BLTTHS năm 2015

+ Trong ngày mở phiên toà: Thư ký phiên toà phải đến trước khoảng 30 phút để kiểm tra trật tự, vệ sinh, thiết bị phòng xử án. Nếu có gì sai sót hoặc chưa hợp lý cần được khắc phục ngay.

+ Phổ biến nội quy phiên toà: Nội quy phiên toà phải được đọc rõ ràng, đầy đủ và nghiêm túc

+ Kiểm tra sự có mặt của bị cáo và những người tham gia tố tụng khác bằng việc thu giấy triệu tập của họ kết hợp với việc kiểm tra giấy tờ tuỳ thân (Giấy chứng minh nhân dân, Giấy chứng minh quân nhân, Hộ chiếu phổ thông).
+ Yêu cầu mọi người đứng dậy khi Hội đồng xét xử vào phòng xử án.

+ Báo cáo danh sách những người tham gia tố tụng tại phiên toà, lý do vắng mặt của những người đã được triệu tập cho Hội đồng xét xử.

2.6. Kết thúc phiên tòa

Sau khi kết thúc phiên tòa thì Thư ký và chủ tọa ký vào biên bản phiên tòa phải giao, gửi bản án theo quy định.

Khoản 1 Điều 262 BLTTHS 2015 đã mở rộng thêm các đối tượng được nhận bản án đó là: Viện kiểm sát cấp trên trực tiếp, cơ quan thi hành án hình sự có thẩm quyền, Trại tạm giam, Trại giam nơi đang giam giữ bị cáo.

Chú ý nhất đó là gửi bản án cho VKS cấp trên trực tiếp, việc gửi này để bảo đảm quyền kháng nghị của VKS cấp trên trực tiếp.

2.7. Nhận đơn kháng cáo hoặc kháng nghị của VKS

– Việc nhận đơn kháng cáo không có gì thay đổi giữa BLTTHS 2003 và BLTTHS 2015. Nếu có kháng cáo thì nhận đơn và ra thông báo cho những người liên quan đến kháng cáo sau đó đến thời hạn thì sắp xếp lại hồ sơ của vụ án, kiểm tra lại các bút lục và chuyển hồ sơ cho Toà án cấp phúc thẩm xét xử phúc thẩm.

– Đối với kháng nghị của VKS thì có thay đổi, theo Điều 338 BLTTHS năm 2015 thì khi nhận kháng nghị của VKS Toà án sẽ không ra thông báo kháng nghị mà VKS phải chuyển thông báo kháng nghị của họ cho những người liên quan đến kháng nghị. Do đó khi nhận thông báo kháng nghị của VKS các Thư ký phải chú ý là họ phải gửi kèm theo biên bản giao nhận kháng nghị cho những người liên quan đến kháng nghị.

PHẠM THÀNH TRUNG ( TAND huyện Lý Nhân, Hà Nam)