Thực tiễn, khó khăn, vướng mắc và giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện ủy thác thu thập chứng cứ tại Tòa án

Nhiều vụ án có đương sự hoặc tài liệu, chứng cứ nằm ngoài phạm vi thẩm quyền về lãnh thổ của Tòa án đang giải quyết, điều đó đòi hỏi cần phải nhờ đến sự giúp đỡ của các Tòa án khác. Tuy nhiên, việc ủy thác thu thập chứng cứ cho các Tòa án khác còn nhiều khó khăn, vướng mắc. Chính vì vậy, trong phạm vi bài viết này, nhóm tác giả chỉ đề cập đến những khó khăn, vướng mắc và các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ủy thác thu thập chứng cứ trong lĩnh vực dân sự ở Tòa án.

1. Thực tiễn thực hiện ủy thác thu thập chứng cứ trong tố tụng dân sự tại Tòa án

Theo Điều 105 của Bộ luật Tố tụng dân sự (BLTTDS) 2015, ủy thác thu thập chứng cứ, được quy định như sau:

“1. Trong quá trình giải quyết vụ việc dân sự, Tòa án có thể ra quyết định ủy thác để Tòa án khác hoặc cơ quan có thẩm quyền quy định tại khoản 4 Điều này lấy lời khai của đương sự, người làm chứng, thẩm định tại chỗ, tiến hành định giá tài sản hoặc các biện pháp khác để thu thập chứng cứ, xác minh các tình tiết của vụ việc dân sự.

2. Trong quyết định ủy thác phải ghi rõ tên, địa chỉ của nguyên đơn, bị đơn, quan hệ tranh chấp và những công việc cụ thể ủy thác để thu thập chứng cứ.

3. Tòa án nhận được quyết định ủy thác có trách nhiệm thực hiện công việc cụ thể được ủy thác trong thời hạn 01 tháng, kể từ ngày nhận được quyết định ủy thác và thông báo kết quả bằng văn bản cho Tòa án đã ra quyết định ủy thác; trường hợp không thực hiện được việc ủy thác thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do cho Tòa án đã ra quyết định ủy thác.

4. Trường hợp việc thu thập chứng cứ phải tiến hành ở nước ngoài thì Tòa án làm thủ tục ủy thác thông qua cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài mà nước đó và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam cùng là thành viên của điều ước quốc tế có quy định về vấn đề này.

5. Trường hợp không thực hiện được việc ủy thác theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều này hoặc đã thực hiện việc ủy thác nhưng không nhận được kết quả trả lời thì Tòa án giải quyết vụ án trên cơ sở chứng cứ đã có trong hồ sơ vụ việc dân sự”.

Như vậy, ủy thác thu thập chứng cứ là biện pháp thu thập chứng cứ do Tòa án nhân dân có thẩm quyền ban hành dưới dạng Quyết định nhằm thu thập chứng cứ, tài liệu cần thiết cho việc giải quyết vụ án mà hoạt động thu thập phải thực hiện bên ngoài lãnh thổ của Tòa án ủy thác thông qua Tòa án, cơ quan được ủy thác lấy lời khai của đương sự, người làm chứng, thẩm định tại chỗ, tiến hành định giá tài sản hoặc các biện pháp khác để thu thập chứng cứ, xác minh các tình tiết của vụ việc dân sự.

2. Một số vướng mắc khi thực hiện ủy thác thu thập chứng cứ

Một là, trong quyết định ủy thác không ghi rõ tên, địa chỉ của nguyên đơn, bị đơn, quan hệ tranh chấp và những công việc cụ thể ủy thác để thu thập chứng cứ, gây khó khăn trong việc thực hiện ủy thác

Khoản 2 Điều 105 BLTTDS năm 2015 quy định “Trong quyết định ủy thác phải ghi rõ tên, địa chỉ của nguyên đơn, bị đơn, quan hệ tranh chấp và những công việc cụ thể ủy thác để thu thập chứng cứ”. Thời hạn ủy thác được quy định là 01 tháng kể từ ngày nhận được quyết định ủy thác. Tuy nhiên, khi Tòa án ban hành quyết định ủy thác đi, trong quyết định ủy thác không ghi rõ tên, địa chỉ của đương sự hoặc nội dung ủy thác chưa thể hiện đầy đủ những vấn đề cần thu thập, dẫn đến Tòa án nơi nhận ủy thác khó khăn trong quá trình thu thập tài liệu, chứng cứ. Ngoài ra, việc ghi tên, địa chỉ của người tham gia tố tụng là nguyên đơn, bị đơn quy định tại khoản 2 Điều 105 BLTTDS năm 2015 như trên là chưa đầy đủ, vì vậy Tòa án ban hành ủy thác đi có thể ghi thêm người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, người làm chứng. Nếu không ghi họ tên, địa chỉ của họ thì Tòa án nhận ủy thác căn cứ vào địa chỉ nào để thực hiện các yêu cầu ủy thác. Đồng thời mất nhiều thời gian trao đổi văn bản qua lại để bổ túc yêu cầu thu thập chứng cứ, hoặc bổ túc văn bản liên quan đến yêu cầu thu thập chứng cứ… Trường hợp thực hiện ủy thác nhưng quyết định không ghi đầy đủ thì sẽ dẫn đến tiếp tục phát sinh ủy thác thu thập chứng cứ nhiều lần.

Ví dụ thứ nhất, gửi thiếu bản chính văn bản tố tụng cần tống đạt, niêm yết nên phải bổ sung:

Nhiều trường hợp các Tòa án có văn bản nhờ hỗ trợ tống đạt văn bản tố tụng. Tuy nhiên, Tòa án nhờ hỗ trợ chỉ gửi đúng một bản chính dẫn đến nếu không tống đạt được mà phải niêm yết thì không thực hiện được (vì cần 03 bản mới đủ để niêm yết). Hoặc trường hợp Tòa án nhờ hỗ trợ không lường trước trong trường hợp phải niêm yết nên ban hành giấy triệu tập chỉ cách vài ngày nên không đủ thời gian niêm yết (15 ngày).

Ví dụ thứ hai, trường hợp chưa xác minh tình trạng đương sự: Tòa án tiếp nhận quyết định ủy thác lấy lời khai của đương sự trong các vụ án thừa kế. Tuy nhiên, khi triệu tập, đương sự đã chết. Thư ký hoặc người thực hiện việc tống đạt ủy thác phải lập biên bản ghi nhận sự việc và gửi kết quả không thực hiện được việc ủy thác cho Tòa án ủy thác. Nguyên nhân việc khó khăn như trên do Tòa án ủy thác chưa xác minh cụ thể các vấn đề cư trú, còn sống hay đã chết, nếu đã chết thì những người kế thừa quyền và nghĩa vụ của đương sự hiện ở đâu. Khi trả lời ủy thác như trên, ngoài việc mất nhiều thời gian thực hiện việc ủy thác nhưng lại tiếp tục phát sinh nhiều lần ủy thác kế tiếp.

Hai là, bất cập về thời hạn thực hiện việc ủy thác thu thập chứng cứ

Khoản 3 Điều 105 BLTTDS năm 2015, Tòa án nhận được quyết định ủy thác có trách nhiệm thực hiện công việc cụ thể được ủy thác trong thời hạn 01 tháng, kể từ ngày nhận được quyết định ủy thác. Tuy nhiên, công việc cần thực hiện khi ủy thác theo khoản 3 Điều 105 BLTTDS năm 2015 lại là các biện pháp thu thập chứng cứ do Tòa án thực hiện. Theo BLTTDS năm 2015, việc xem xét, thẩm định tại chỗ là một phần của quy trình thu thập chứng cứ. Do đó, biên bản và các thủ tục liên quan đến thẩm định tại chỗ buộc phải hoàn tất trong khoảng thời gian 4-6 tháng nêu trên, trước khi tòa ra quyết định đưa vụ án ra xét xử. Trong khi đó, để thực hiện một số biện pháp thu thập chứng cứ như: Xem xét thẩm định tại chỗ, định giá tài sản hoặc các biện pháp khác… thì mất rất nhiều thời gian, thậm chí có trường hợp vượt quá thời hạn chuẩn bị xét xử do BLTTDS năm 2015 quy định vì một số lý do, ví dụ: Đương sự chống đối, không hợp tác, không cho kiểm đếm, dẫn đến việc thẩm định kéo dài... Cho nên, thời gian thực hiện công việc ủy thác mà BLTTDS năm 2015 quy định 01 tháng là không phù hợp với thực tế.

Bên cạnh đó, có trường hợp nội dung ủy thác bao gồm nhiều thủ tục tố tụng cùng lúc, cần có sự phối hợp, xác minh, cung cấp của nhiều cơ quan chức năng khác thì thời hạn 01 tháng theo quy định nêu trên rất khó để thực hiện.

Ba là, chưa có chế tài đối với một số vi phạm trong thủ tục thực hiện ủy thác thu thập chứng cứ

Hiện nay, đa số những hồ sơ vụ án dân sự có thủ tục ủy thác thu thập chứng cứ thường có thời gian giải quyết vụ án kéo dài. Bên cạnh những khó khăn do nguyên nhân khách quan và các biện pháp thu thập chứng cứ mà Tòa án được ủy thác cần áp dụng, còn có nguyên nhân khác, đó là: Tòa án được ủy thác chưa chú trọng trong việc thực hiện ủy thác hoặc thực hiện nhưng chưa đến nơi đến chốn hoặc thời hạn thực hiện ủy thác kéo dài. Dẫn đến Tòa án ủy thác phải ủy thác thu thập chứng cứ nhiều lần hoặc ban hành Công văn nhắc trả lời.

Khoản 3 Điều 105 BLTTDS năm 2015 có quy định thời hạn thực hiện công việc ủy thác là 01 tháng, nhưng lại không có chế tài xử lý nên trên thực tế có nhiều trường hợp vi phạm về thời gian thực hiện công việc ủy thác.

Bên cạnh đó, việc thực hiện công việc ủy thác cũng mất nhiều thời gian, khó khăn, phức tạp hơn việc giải quyết vụ án. Chưa kể địa bàn của Tòa án nhận ủy thác rộng, chi phí, công tác phí cho hoạt động tống đạt văn bản tố tụng còn hạn chế, việc thực hiện nội dung ủy thác đến lại không được tính vào các tiêu chí kết quả giải quyết của Thẩm phán hay Thư ký, cũng không được tính điểm khi bình xét thi đua, khen thưởng cho cá nhân hoặc đơn vị Tòa án được ủy thác.

Bốn là, quy định cách thức xử lý trong trường hợp không thực hiện ủy thác.

Quy định tại khoản 5 Điều 105 Bộ luật BLTTDS năm 2015 là chưa phù hợp. Khoản 5 Điều 105 quy định “Trường hợp không thực hiện được việc ủy thác theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều này hoặc đã thực hiện việc ủy thác nhưng không nhận được kết quả trả lời thì Tòa án giải quyết vụ án trên cơ sở chứng cứ đã có trong hồ sơ vụ việc dân sự”.

Việc ủy thác thu thập tài liệu, chứng cứ có thể đang yêu cầu thu thập các tài liệu, chứng cứ cốt lõi của việc giải quyết vụ án: Kết quả đo vẽ, xem xét, thẩm định tại chỗ, định giá tài sản đang tranh chấp… hoặc đính kèm yêu cầu hỗ trợ tống đạt Thông báo mở phiên họp xét chứng cứ, hòa giải hoặc Quyết định đưa vụ án ra xét xử… Trường hợp không nhận được kết quả thực hiện ủy thác thu thập tài liệu, chứng cứ, Tòa án ủy thác không có căn cứ để tiếp tục giải quyết vụ án, chỉ dựa trên các chứng cứ, tài liệu đã thu thập được.

Trên thực tế, Tòa án đã ban hành các quyết định ủy thác và ấn định thời hạn thực hiện nhưng một số Tòa án nhận ủy thác không thực hiện, cũng không phản hồi mặc dù đã có văn bản đôn đốc dẫn đến việc giải quyết án bị kéo dài, cần đợi kết quả trả lời ủy thác.

3. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác và kiến nghị hoàn thiện thực hiện ủy thác thu thập chứng cứ

Một là, nâng cao trách nhiệm của Thẩm phán, Thư ký trong việc ban hành quyết định ủy thác thu thập tài liệu, chứng cứ

Trước khi lựa chọn phương pháp thu thập tài liệu, chứng cứ là ra quyết định ủy thác thu thập tài liệu, chứng cứ, Thẩm phán có trách nhiệm nghiên cứu hồ sơ vụ án, xác định nội dung, tình tiết còn chưa rõ, chưa được chứng minh, những vấn đề cần thu thập để đối chiếu, so sánh, làm rõ nội dung của vụ án, góp phần giải quyết toàn bộ vụ án.

Trường hợp có thể áp dụng phương pháp khác để thu thập tài liệu, chứng cứ đúng quy định pháp luật, có kết quả trong thời gian ngắn nhất, đảm bảo quyền lợi của các bên đương sự… thì ưu tiên áp dụng các phương pháp thu thập chứng cứ, tài liệu đó. Trường hợp cần ban hành quyết định ủy thác thu thập tài liệu, chứng cứ, Thẩm phán cần xác định các nội dung yêu cầu thu thập tài liệu, chứng cứ cụ thể. Tự đặt vấn đề khi thu thập đủ theo yêu cầu thu thập tài liệu, chứng cứ như trên, có cần tiếp tục thực hiện việc ủy thác khác hay không, nội dung yêu cầu đã toàn diện chưa, có khả thi trong việc thu thập hay không, nội dung đã đúng theo quy định pháp luật hay chưa… Đối với quyết định ủy thác lần đầu đối với đương sự, cần kèm theo yêu cầu xác định tình trạng cư trú, nhân thân của đương sự. Đối với tài sản, cần xác định tình trạng của tài sản, chủ sở hữu hiện tại, các vấn đề có liên quan đến cho thuê/cho mượn… Đối với bất động sản, cần xác định chủ sở hữu, có tranh chấp khác hay không, có bị kê biên, phát mãi/thi hành án/áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời… đối với vụ án khác hay không, tình trạng hiện hữu, những người cư trú/công trình trên đất hiện nay… Cần xác định đầy đủ nội dung yêu cầu ủy thác, bởi lẽ nội dung ủy thác thu thập chứng cứ của Tòa án ủy thác chưa đầy đủ, chưa có sự xác minh tài sản/đương sự trước khi ủy thác sẽ gây khó khăn trong việc thực hiện ủy thác, kéo dài thời gian thu thập tài liệu, chứng cứ, từ đó kéo dài thời gian giải quyết vụ án.

Sau khi xác định rõ các nội dung yêu cầu, Thẩm phán ra quyết định ủy thác thu thập tài liệu, chứng cứ, bàn giao cho Thư ký thực hiện việc gửi bảo đảm qua đường bưu điện, tránh thất lạc; bám sát với quá trình tiếp nhận, thực hiện ủy thác của Tòa án tiếp nhận ủy thác; chủ động liên lạc để xác định tình trạng thực hiện ủy thác để cập nhật kịp thời, tìm kiếm giải pháp khắc phục trong trường hợp Tòa án tiếp nhận ủy thác không nhận được ủy thác hoặc chậm thực hiện, không thực hiện ủy thác thu thập tài liệu, chứng cứ.

Việc thực hiện đúng quy trình từ nghiên cứu nội dung vụ án kỹ càng, áp dụng đúng thủ tục và quy trình trong việc ủy thác đi, yêu cầu ủy thác nêu đầy đủ các nội dung cần thực hiện để tránh việc ủy thác làm nhiều lần, kéo dài thời gian giải quyết vụ án.

Hai là, chú trọng trong việc thực hiện ủy thác thu thập tài liệu, chứng cứ

Các Tòa án cần chú trọng hơn nữa việc thực hiện các quyết định ủy thác thu thập tài liệu, chứng cứ trên tinh thần chủ động, phối hợp, hoàn thành đúng hạn theo yêu cầu của nội dung ủy thác.

Các khâu trong quy trình thực hiện định ủy thác thu thập tài liệu, chứng cứ được các Thẩm phán, Thư ký phối hợp thực hiện, trách nhiệm và hỗ trợ. Lãnh đạo thường xuyên quan tâm, đôn đốc, nhắc nhở trong việc thực hiện ủy thác thu thập tài liệu, chứng cứ.

Trong các trường hợp quyết định ủy thác thu thập tài liệu, chứng cứ chưa đầy đủ, chưa rõ ràng, thiếu đính kèm tài liệu, chứng cứ… thì chủ động liên hệ Tòa án ủy thác để yêu cầu bổ sung trong thời gian ngắn, nhằm đảm bảo thời hạn thực hiện ủy thác, hạn chế việc gia hạn thời gian thực hiện ủy thác thu thập tài liệu, chứng cứ.

Bên cạnh đảm bảo thời hạn thực hiện ủy thác, các kết quả cung cấp tài liệu, chứng cứ thực hiện ủy thác đều bám sát nội dung được ủy thác, thực hiện đầy đủ và đúng theo quy định pháp luật.

Ba là, nâng thời hạn thực hiện ủy thác thu thập tài liệu, chứng cứ

Theo khoản 3 Điều 105 BLTTDS năm 2015, Tòa án nhận được quyết định ủy thác có trách nhiệm thực hiện công việc cụ thể được ủy thác trong thời hạn 01 tháng, kể từ ngày nhận được quyết định ủy thác.

Tuy nhiên, trường hợp quyết định ủy thác thu thập tài liệu, chứng cứ có nhiều nội dung hoặc ủy thác xem xét, thẩm định tại chỗ có lý do phải kéo dài thời gian. Vì vậy, kiến nghị đối với khoản 3 Điều 105 BLTTDS năm 2015 nên sửa đổi theo hướng như sau: Tòa án nhận được quyết định ủy thác có trách nhiệm thực hiện công việc cụ thể được ủy thác trong thời hạn 1 tháng, kể từ ngày nhận được quyết định ủy thác, trường hợp quá trình thu thập tài liệu, chứng cứ phức tạp thì có thể kéo dài quá 01 tháng nhưng phải có văn bản thông báo đối với Tòa án ban hành ủy thác đi.

Bốn là, đề xuất quy định bổ sung cơ chế cho cơ quan Thừa phát lại hoặc tổ chức khác thực hiện hỗ trợ tống đạt ngoài tỉnh (có trả phí, kinh phí trả được trích từ kinh phí được cấp cho Tòa án ủy thác), bởi lẽ nguồn kinh phí được cấp cho Thừa phát lại/việc tống đạt của Tòa án tiếp nhận ủy thác thường được ưu tiên để giải quyết án khó, phức tạp của Tòa án tiếp nhận thực hiện ủy thác.

Ngoài ra, đề xuất cơ chế xử lý vi phạm đối với vi phạm trong thực hiện ủy thác thu thập tài liệu, chứng cứ trong hệ thống Tòa án. Bên cạnh đó, cần xác lập tiêu chí tính điểm thi đua như một hồ sơ vụ án đối với hồ sơ ủy thác thu thập tài liệu, chứng cứ. Để nâng cao trách nhiệm của Thẩm phán, Thư ký thực hiện ủy thác, đồng thời khích lệ, hỗ trợ việc hoàn thành sớm, đầy đủ ủy thác.

Kết luận

Việc ủy thác thu thập chứng cứ là biện pháp thu thập chứng cứ có vai trò quan trọng, giúp Tòa án ủy thác thu thập được các tài liệu, chứng cứ cần thiết cho việc giải quyết vụ án mà hoạt động thu thập phải thực hiện bên ngoài phạm vi lãnh thổ của Tòa án ủy thác thông qua Tòa án.

Do quy định của pháp luật tố tụng dân sự về ủy thác thu thập chứng cứ còn những vướng mắc, bất cập, chưa có chế tài đối với Tòa án được ủy thác; đồng thời, một số cán bộ Thư ký, Thẩm phán chưa thực sự nghiên cứu kỹ, thực hiện đầy đủ các quy định về uỷ thác tư pháp trong tố tụng dân sự.  Điều này làm ảnh hưởng đến việc ủy thác thu thập chứng cứ trên thực tế, làm kéo dài thời gian giải quyết vụ án, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự. Do đó, thông qua nội dung bài viết này, nhóm tác giả hy vọng có những đề xuất, giải pháp tháo gỡ những khó khăn, và hoàn thiện quy định pháp lý để góp phần giải quyết các vướng mắc, bất cập trong công tác ủy thác thu thập chứng cứ trong tố tụng dân sự.

NGUYỄN THỊ HỒNG PHƯƠNG - NGUYỄN THỊ LÊ (Tòa án nhân dân khu vực 14 - Gia Lai)

Ảnh minh họa - Nguồn: Internet.