Ban Tổ chức Trung ương hướng dẫn số hóa, tạo lập dữ liệu đảng viên và hồ sơ đảng viên điện tử

Theo Công văn, việc triển khai được thực hiện theo Kế hoạch số 03-KH/BCĐ ngày 15/5/2026 của Ban Chỉ đạo Chuyển đổi số ngành Tổ chức xây dựng Đảng về chiến dịch cao điểm 45 ngày đêm tháo gỡ điểm nghẽn chuyển đổi số của Ban Tổ chức Trung ương và ngành Tổ chức xây dựng Đảng. Ban Tổ chức Trung ương đã ban hành tài liệu hướng dẫn kèm theo nhằm bảo đảm quá trình số hóa, tạo lập dữ liệu đảng viên và hồ sơ đảng viên điện tử được triển khai thống nhất, đồng bộ và hiệu quả trên phạm vi toàn quốc.

Ban Tổ chức Trung ương đề nghị Ban Thường vụ các tỉnh ủy, thành ủy, đảng ủy trực thuộc Trung ương lãnh đạo, chỉ đạo các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức thực hiện đúng nội dung hướng dẫn. Trong quá trình triển khai, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, các địa phương, đơn vị tổng hợp ý kiến, kiến nghị, phản ánh gửi về Ban Tổ chức Trung ương (qua Văn phòng Ban) để được xem xét, hướng dẫn và giải quyết.

Việc số hóa hồ sơ đảng viên nhằm cụ thể hóa chủ trương phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số theo tinh thần Nghị quyết số 57-NQ/TW; từng bước chuyển đổi phương thức quản lý hồ sơ đảng viên từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử và dữ liệu số. Qua đó, hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ đảng viên, giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy, nâng cao hiệu quả lưu trữ, bảo quản, tra cứu, khai thác và sử dụng thông tin đảng viên trong toàn ngành Tổ chức xây dựng Đảng.

Bên cạnh đó, việc xây dựng dữ liệu số còn hướng đến tăng cường khả năng kết nối, chia sẻ và tái sử dụng dữ liệu theo quy định; hạn chế tình trạng nhập liệu trùng lặp, khai báo nhiều lần; nâng cao chất lượng dữ liệu, hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn lực trong quá trình chuyển đổi số.

Về yêu cầu triển khai, Ban Tổ chức Trung ương nêu rõ việc số hóa hồ sơ đảng viên phải được thực hiện trên cơ sở hồ sơ giấy gốc đang do các cấp ủy, tổ chức đảng quản lý, bảo đảm đầy đủ, chính xác và thống nhất. Quá trình thực hiện phải thống nhất về quy trình nghiệp vụ, tiêu chuẩn kỹ thuật, phương pháp tổ chức, phương thức quản lý, lưu trữ và khai thác dữ liệu.

Sau khi hoàn thành số hóa, kiểm tra chất lượng và nghiệm thu, hồ sơ đảng viên điện tử phải được cập nhật, lưu trữ tập trung trên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên theo Quy định số 342-QĐ/BTCTW ngày 20/6/2026 về Hệ thống thông tin lĩnh vực Tổ chức xây dựng Đảng. Hệ thống phải bảo đảm khả năng tra cứu, khai thác và sử dụng lâu dài, phục vụ hiệu quả công tác quản lý đảng viên, công tác tổ chức xây dựng Đảng cũng như các nhiệm vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

Ban Tổ chức Trung ương cũng yêu cầu việc tổ chức thực hiện phải bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tiễn của từng địa phương, cơ quan, đơn vị; gắn số hóa hồ sơ đảng viên với công tác quản lý hồ sơ hiện hành, tránh đầu tư dàn trải, trùng lặp, hình thức hoặc phát sinh thủ tục không cần thiết. Dữ liệu được tạo lập phải đáp ứng các tiêu chí "đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung", tạo nền tảng cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu đảng viên đồng bộ, phục vụ hiệu quả tiến trình chuyển đổi số trong công tác tổ chức xây dựng Đảng.

Hướng dẫn quy định cụ thể quy trình số hóa hồ sơ đảng viên gồm các bước: rà soát, phân loại hồ sơ; chuẩn bị điều kiện kỹ thuật; thực hiện số hóa tài liệu; lưu tệp tin số theo định dạng PDF và quy tắc đặt tên thống nhất; kiểm tra chất lượng; ký số xác nhận hồ sơ điện tử; cập nhật hồ sơ lên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện. Trong quá trình số hóa, các thiết bị phục vụ công tác này không được kết nối Internet hoặc các mạng công cộng khác nhằm bảo đảm an toàn thông tin và bảo vệ bí mật nhà nước. 

Hướng dẫn cũng quy định việc rà soát, cập nhật thông tin đảng viên trên Sổ tay đảng viên điện tử. Theo đó, dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0 sẽ được đồng bộ để hiển thị trên Sổ tay đảng viên điện tử; đảng viên có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu, bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin và gửi đề nghị cập nhật trên hệ thống. Chi ủy hoặc bí thư, phó bí thư chi bộ thực hiện rà soát, xác nhận; cấp ủy quản lý hồ sơ đảng viên phê duyệt trước khi thông tin được cập nhật chính thức vào Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0. Toàn bộ quá trình cập nhật được lưu vết trên hệ thống và không thực hiện nhập lại dữ liệu đại trà từ hồ sơ giấy.

Để bảo đảm an toàn thông tin, Hướng dẫn yêu cầu hồ sơ đảng viên điện tử phải được quản lý, lưu trữ, khai thác theo đúng quy định của Đảng và pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ dữ liệu cá nhân và an toàn thông tin mạng; nghiêm cấm việc sao chép, cung cấp, chia sẻ hoặc khai thác hồ sơ điện tử trái thẩm quyền, trái mục đích. Đồng thời, dữ liệu phải được sao lưu định kỳ, bảo đảm khả năng khôi phục khi xảy ra sự cố kỹ thuật.

Ngoài ra, theo Công văn số 1361-CV/BTCTW ngày 30/6/2026 của Ban Tổ chức Trung ương về triển khai nhiệm vụ số hóa, tạo lập hồ sơ đảng viên, bắt đầu từ ngày 15/7/2026, Ban Tổ chức Đảng ủy không tiếp nhận, giải quyết việc chuyển sinh hoạt đảng theo hồ sơ giấy đối với đảng viên chuyển đến, chuyển đi trong phạm vi Đảng bộ các cơ quan Đảng Trung ương (trừ trường hợp đảng viên của Đảng bộ các cơ quan Đảng Trung ương chuyển sinh hoạt đảng ra ngoài Đảng bộ, hoặc đảng viên chuyển sinh hoạt đảng đến Đảng bộ mà tổ chức đảng nơi chuyển đến, chuyển đi chưa thực hiện thủ tục hành chính Đảng trên môi trường điện tử).

Đồng thời, cấp ủy quản lý hồ sơ đảng viên có trách nhiệm rà soát, bổ sung đầy đủ các tài liệu trong hồ sơ theo quy định; cập nhật bổ sung trên dữ liệu đảng viên 4.0 trước khi tiến hành thủ tục chuyển sinh hoạt đảng trên môi trường điện tử và bàn giao hồ sơ đảng viên.

TOÀN VĂN CÔNG VĂN SỐ 1361-CV/BTCTW NGÀY 30/6/2026 VÀ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN KÈM THEO

HOÀNG HIỆP