Một số vướng mắc và kiến nghị hoàn thiện quy định về thu thập chứng cứ trong tố tụng dân sự

1. Đặt vấn đề

Thu thập chứng cứ có vai trò quan trọng trong việc xác định sự thật khách quan và giải quyết đúng đắn vụ việc dân sự. Tuy nhiên, một số thủ tục thu thập chứng cứ hiện nay đòi hỏi sự phối hợp của cơ quan địa phương hoặc thực hiện chủ yếu bằng văn bản giấy. Khi cơ cấu cơ quan ở địa phương thay đổi theo mô hình chính quyền hai cấp và nhiều thông tin đã được số hóa, cách thức phối hợp này đặt ra những vướng mắc cần được xem xét. Bài viết tập trung phân tích bốn vấn đề trong hoạt động thu thập chứng cứ của Tòa án: lấy lời khai của đương sự, người làm chứng; xem xét, thẩm định tại chỗ; định giá tài sản; và yêu cầu cung cấp tài liệu, chứng cứ. Trên cơ sở chỉ ra những khó khăn khi áp dụng quy định hiện hành, bài viết đề xuất hướng hoàn thiện nhằm bảo đảm tính khách quan của chứng cứ, nâng cao tính chủ động của Tòa án và rút ngắn thời gian giải quyết vụ việc dân sự.

2. Vướng mắc và kiến nghị đối với một số thủ tục thu thập chứng cứ

2.1. Thủ tục lấy lời khai của đương sự và người làm chứng

Theo Điều 98 Bộ luật Tố tụng dân sự (BLTTDS) năm 2015, Thẩm phán lấy lời khai của đương sự khi đương sự chưa có bản khai hoặc nội dung bản khai chưa đầy đủ, rõ ràng. Trường hợp biên bản ghi lời khai được lập ngoài trụ sở Tòa án, khoản 2 Điều này yêu cầu có người làm chứng hoặc xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã, Công an cấp xã hoặc cơ quan, tổ chức nơi lập biên bản. Điều 99 áp dụng thủ tục tương ứng đối với việc lấy lời khai của người làm chứng[1]. Như vậy, pháp luật không bắt buộc mọi biên bản lập ngoài trụ sở Tòa án phải có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã; sự có mặt của người làm chứng cũng là một phương án được luật cho phép.

Yêu cầu trên góp phần xác thực việc lấy lời khai đã diễn ra và người tham gia đã ký hoặc điểm chỉ vào biên bản. Tuy nhiên, cần phân biệt xác nhận thủ tục lập biên bản với đánh giá tính đúng đắn của nội dung lời khai. Người chứng kiến hoặc cơ quan xác nhận không thay Thẩm phán kiểm tra lời khai và cũng không bảo đảm rằng mọi tình tiết người khai trình bày đều đúng sự thật. Nếu trên thực tế Tòa án thường tìm xác nhận của lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã, kể cả khi có thể áp dụng phương án khác theo Điều 98, việc phối hợp này dễ kéo dài thời gian thu thập chứng cứ. Vướng mắc càng rõ khi chính quyền cấp xã phải đảm nhiệm nhiều công việc sau khi tổ chức mô hình chính quyền địa phương hai cấp.

Do đó, chúng tôi đưa ra giải pháp, để giải quyết vướng mắc này, cần hiểu và thống nhất cách áp dụng khoản 2 Điều 98 như sau: Tòa án lựa chọn người làm chứng hoặc cơ quan, tổ chức xác nhận phù hợp với nơi thực tế lập biên bản, không mặc nhiên yêu cầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký xác nhận. Kiến nghị sửa đổi của tác giả vẫn có cơ sở để tiếp tục nghiên cứu ở khía cạnh đơn giản hóa thủ tục, nhưng cần xác định rõ biện pháp thay thế nhằm bảo đảm khả năng kiểm tra việc lấy lời khai. Nếu lựa chọn phương án để bộ phận chuyên môn ở cấp xã xác nhận, pháp luật tố tụng cũng cần quy định rõ chủ thể và phạm vi xác nhận; chỉ riêng quy định về tổ chức phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã chưa đủ để trao cho phòng này thẩm quyền xác nhận biên bản tố tụng[2].

Một vướng mắc khác là việc lấy lời khai trực tiếp đối với người cư trú, làm việc ở địa phương khác hoặc ở nước ngoài, người khó có mặt trong giờ hành chính. Nghị quyết số 01/2026/NQ-HĐTP đã hướng dẫn nhiều thủ tục trên môi trường số, trong đó có việc cung cấp, giao nộp tài liệu, chứng cứ bằng phương tiện điện tử[3]. Tuy nhiên, việc đương sự gửi bản tự khai điện tử cần được phân biệt với việc Thẩm phán trực tiếp lấy lời khai trực tuyến. Hoạt động thứ hai đòi hỏi quy trình hỏi đáp, xác định đúng người khai, ghi nhận nguyên vẹn lời trình bày và lập biên bản theo yêu cầu của tố tụng dân sự. Vì vậy, không nên suy từ khả năng nhận tài liệu điện tử thành việc Tòa án đã có thể dùng cuộc gọi hoặc ứng dụng nhắn tin thông thường để thay thế thủ tục lấy lời khai.

Vì vậy, chúng tôi cho rằng, cần nghiên cứu bổ sung quy định riêng về lấy lời khai trực tuyến đối với trường hợp người tham gia tố tụng có điều kiện kết nối và đồng ý thực hiện. Quy định này cần làm rõ cách xác thực danh tính, ghi âm, ghi hình, xử lý gián đoạn kết nối, cho người khai kiểm tra nội dung biên bản, ký xác nhận và lưu dữ liệu vào hồ sơ vụ việc. Đồng thời, đương sự khác phải có cơ hội tiếp cận, trình bày ý kiến về lời khai theo quy định tố tụng. Các phương tiện như điện thoại, thư điện tử hoặc ứng dụng nhắn tin có thể hỗ trợ liên lạc, hẹn lịch và trao đổi thông tin; việc sử dụng chúng để thu thập lời khai có giá trị tố tụng cần tuân theo một quy trình pháp lý và kỹ thuật thống nhất.

2.2. Thủ tục xem xét, thẩm định tại chỗ

Xem xét, thẩm định tại chỗ giúp Tòa án trực tiếp ghi nhận hiện trạng của tài sản, công trình hoặc địa điểm liên quan đến vụ việc dân sự. Hoạt động này đặc biệt cần thiết khi các bên không thống nhất về vị trí, ranh giới, diện tích hoặc tình trạng thực tế của đối tượng tranh chấp. Theo khoản 1 Điều 101 BLTTDS năm 2015, Thẩm phán tiến hành xem xét, thẩm định tại chỗ với sự có mặt của đại diện Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Công an cấp xã hoặc cơ quan, tổ chức nơi có đối tượng cần xem xét, thẩm định; đồng thời phải báo trước để đương sự biết và chứng kiến. Khoản 2 Điều này yêu cầu lập biên bản mô tả hiện trường, ghi nhận kết quả và có chữ ký, xác nhận theo quy định.[4]

Quy định về người đại diện tham gia tạo thêm điều kiện kiểm tra việc Tòa án tiến hành thẩm định tại địa điểm và thời gian ghi trong biên bản. Tuy nhiên, sự có mặt để chứng kiến không đồng nghĩa với việc xác nhận tính chính xác về chuyên môn của mọi số liệu đo đạc hoặc kết luận về ranh giới, quyền đối với tài sản. Trong vụ việc tranh chấp đất đai, chẳng hạn, biên bản cần phân biệt phần Thẩm phán trực tiếp quan sát, ý kiến của từng đương sự, thông tin do đại diện địa phương cung cấp và kết quả đo vẽ do người có chuyên môn thực hiện. Việc phân biệt này giúp Tòa án đánh giá chứng cứ đúng với nguồn gốc của từng thông tin, nhất là khi hiện trạng thực tế khác với giấy tờ hoặc các bên không thống nhất về mốc giới.

Vướng mắc trong bản thảo chủ yếu nằm ở cách tổ chức thực hiện. Khi Tòa án mặc nhiên mời lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã tham gia mọi buổi thẩm định, việc sắp xếp lịch có thể khó khăn, nhất là sau khi nhiệm vụ của cấp xã thay đổi trong mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Trong khi đó, Điều 101 không quy định Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải trực tiếp tham gia, mà cho phép lựa chọn một trong các chủ thể đại diện được liệt kê. Tòa án nhân dân tối cao cũng đã đề nghị tăng cường phối hợp giữa Ủy ban nhân dân các cấp và Tòa án trong hoạt động xem xét, thẩm định tại chỗ, định giá tài sản[5]. Vì vậy, cần làm rõ người được cử tham gia và trách nhiệm phối hợp, thay vì xem sự có mặt của lãnh đạo cấp xã là điều kiện của thủ tục.

Chúng tôi đề xuất giải pháp cho trường hợp này là, Tòa án cần xác định chủ thể được mời theo địa điểm và đối tượng thẩm định, thông báo trước nội dung cần phối hợp để cơ quan, tổ chức cử đại diện phù hợp. Nếu cần đo đạc, lập sơ đồ hoặc xác định đặc điểm kỹ thuật, Tòa án mời người có chuyên môn thực hiện công việc đó; biên bản phải thể hiện rõ phương pháp, kết quả và ý kiến không thống nhất của người tham gia. Hình ảnh, video, sơ đồ và tài liệu đo vẽ cần được lưu cùng biên bản để các đương sự có thể kiểm tra, trình bày ý kiến.

Về lâu dài, chúng tôi kiến nghị cần nghiên cứu sửa đổi Điều 101 BLTTDS năm 2015 theo hướng quy định rõ trách nhiệm của người tham gia chứng kiến và người thực hiện công việc chuyên môn, đồng thời bổ sung cách xử lý khi cơ quan đã được thông báo nhưng không thể cử đại diện. Kiến nghị cho phép Tòa án chủ động tổ chức thẩm định cần đi kèm điều kiện bảo đảm tính công khai, quyền chứng kiến của đương sự và khả năng kiểm tra lại kết quả. Đây là cơ sở để giảm việc phối hợp mang tính hình thức mà vẫn giữ được độ tin cậy của chứng cứ thu thập tại chỗ.

2.3. Định giá tài sản

Kết quả định giá tài sản có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định giá trị tài sản tranh chấp, phần quyền lợi của mỗi đương sự và chi phí tố tụng. Vì vậy, tính tin cậy của kết quả định giá phụ thuộc không chỉ vào thủ tục thành lập Hội đồng mà còn vào chuyên môn của người tham gia và căn cứ được sử dụng để xác định giá. Theo điểm a khoản 4 Điều 104 BLTTDS năm 2015, Hội đồng định giá do Tòa án thành lập gồm Chủ tịch Hội đồng là đại diện cơ quan tài chính và các thành viên là đại diện cơ quan chuyên môn có liên quan[6].

Quy định này xác định chức năng của các cơ quan cử người, nhưng không nêu tên một phòng chuyên môn cụ thể ở địa phương. Sau khi tổ chức chính quyền địa phương theo mô hình hai cấp, Tòa án nhân dân khu vực phải xác định cơ quan thực hiện chức năng tài chính và cơ quan có chuyên môn liên quan ở cấp xã để đề nghị cử đại diện. Công văn số 285/TANDTC-PC ngày 31/7/2025 của Tòa án nhân dân tối cao đã hướng dẫn Hội đồng định giá do Tòa án nhân dân khu vực thành lập có Chủ tịch là đại diện cơ quan tài chính và thành viên là đại diện cơ quan chuyên môn có liên quan thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã[7]. Do đó, vấn đề hiện nay không phải hoàn toàn thiếu căn cứ để thành lập Hội đồng, mà là làm thế nào để cơ quan được đề nghị cử đúng người, đúng chuyên môn cho từng tài sản cần định giá.

Khó khăn này có thể xuất hiện khi một phòng chuyên môn cấp xã phụ trách nhiều lĩnh vực. Người được cử tham gia định giá quyền sử dụng đất, công trình xây dựng hoặc cây trồng cần có hiểu biết phù hợp về đặc điểm tài sản, dữ liệu giá và các yếu tố tác động đến giá trị của tài sản đó. Chỉ xác định thành viên theo tên phòng hoặc chức danh công tác có thể đáp ứng yêu cầu về thành phần trên giấy tờ nhưng chưa bảo đảm chất lượng đánh giá. Ngược lại, nếu Tòa án yêu cầu chung chung mà không nêu rõ loại tài sản và nội dung cần định giá, cơ quan được đề nghị cũng khó lựa chọn người phù hợp. Sự phối hợp giữa Tòa án và cơ quan cử người vì thế cần bắt đầu ngay từ văn bản đề nghị, thay vì đợi đến phiên định giá mới xác định thiếu chuyên môn cần thiết.

BLTTDS hiện hành đã dự liệu trường hợp cơ quan tài chính hoặc cơ quan chuyên môn không cử người tham gia: Tòa án yêu cầu cơ quan quản lý có thẩm quyền trực tiếp chỉ đạo việc thực hiện yêu cầu. Vì vậy, chúng tôi kiến nghị hoàn thiện pháp luật không nên chỉ lặp lại cơ chế xử lý việc không cử người. Điểm cần làm rõ hơn là trường hợp đã cử người nhưng chuyên môn không phù hợp, hoặc tài sản cần kiến thức thuộc nhiều lĩnh vực mà thành phần được cử chưa đáp ứng. Những tình huống này có thể khiến hoạt động định giá phải tổ chức lại, kéo dài thời gian giải quyết vụ việc và làm phát sinh tranh luận về độ tin cậy của kết quả.

Từ đó, đề xuất cần có văn bản hướng dẫn Tòa án nhân dân khu vực ghi rõ trong văn bản đề nghị cử người: loại tài sản, địa điểm, nội dung cần định giá và lĩnh vực chuyên môn cần có. Cơ quan được đề nghị cử đại diện thực hiện chức năng tài chính làm Chủ tịch Hội đồng và cử thành viên có chuyên môn phù hợp với tài sản; nếu chưa bố trí được người đáp ứng yêu cầu thì kịp thời trao đổi để Tòa án điều chỉnh kế hoạch. Đồng thời, trong thời gian tới, khi nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung BLTTDS thì cần sửa đổi, bổ sung quy định tại Điều 104, theo đó, cần cụ thể hóa tiêu chí lựa chọn thành viên và cơ chế phối hợp này, đồng thời tiếp tục xác định thành phần Hội đồng theo chức năng cơ quan thay vì ấn định một tên phòng chuyên môn cho mọi địa phương. Cách tiếp cận đó giữ được định hướng của tác giả về sự tham gia của cán bộ phụ trách tài chính và cán bộ chuyên môn cấp xã, đồng thời thích ứng với việc tổ chức các phòng chuyên môn theo quy định hiện hành.

2.4. Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu, chứng cứ

Trong nhiều vụ việc dân sự, tài liệu cần thiết để chứng minh yêu cầu hoặc ý kiến phản đối của đương sự do cơ quan, tổ chức, cá nhân khác quản lý. Điều 106 BLTTDS năm 2015 tạo cơ chế để đương sự yêu cầu cung cấp tài liệu; khi đương sự không tự thu thập được và có yêu cầu, hoặc khi xét thấy cần thiết, Tòa án yêu cầu chủ thể đang quản lý, lưu giữ cung cấp tài liệu, chứng cứ. Chủ thể nhận được yêu cầu của Tòa án phải cung cấp trong thời hạn 15 ngày; nếu không cung cấp đầy đủ thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do. Bộ luật cũng quy định việc xử lý hành vi không thực hiện yêu cầu mà không có lý do chính đáng, đồng thời khẳng định việc bị xử lý không làm chấm dứt nghĩa vụ cung cấp chứng cứ[8]. Cơ chế này có ý nghĩa bảo đảm cho Tòa án tiếp cận thông tin mà một bên tranh chấp không thể tự mình có được.

Tuy nhiên, hiệu quả của cơ chế trên phụ thuộc vào từng lần gửi yêu cầu và trả lời. Một vụ việc có thể cần đối chiếu thông tin từ nhiều nguồn, chẳng hạn giấy tờ về hộ tịch, cư trú, quyền đối với tài sản hoặc đăng ký doanh nghiệp. Nếu mỗi nguồn thông tin đều phải được yêu cầu riêng, thời gian thu thập chứng cứ có thể kéo dài ngay cả khi dữ liệu đã tồn tại dưới dạng điện tử. Việc chậm cung cấp hoặc trả lời không đầy đủ còn khiến Tòa án phải yêu cầu bổ sung. Số hóa dữ liệu vì thế chưa tự động làm cho hoạt động thu thập chứng cứ nhanh hơn; lợi ích chỉ phát huy khi có phương thức trao đổi được pháp luật cho phép và có thể xác định rõ trách nhiệm của bên cung cấp, bên sử dụng dữ liệu.

Cần phân biệt hai mức độ ứng dụng công nghệ. Mức độ thứ nhất là cơ quan quản lý gửi tài liệu, chứng cứ điện tử theo yêu cầu của Tòa án. Đây vẫn là cơ chế của Điều 106, nhưng thay đổi cách gửi, nhận và lưu trữ. Nghị quyết số 01/2026/NQ-HĐTP đã hướng dẫn việc cung cấp, giao nộp tài liệu, chứng cứ trên môi trường số; tài liệu điện tử được sử dụng trong tố tụng sau khi Tòa án kiểm tra và chấp nhận[9]. Mức độ thứ hai, cũng là kiến nghị trọng tâm của tác giả, là Thẩm phán được phân công trực tiếp tra cứu, trích xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu nhà nước. Ở mức độ này, Tòa án tự thực hiện thao tác lấy thông tin mà không chờ cơ quan quản lý trả lời từng yêu cầu. Do tác động đến phạm vi tiếp cận dữ liệu và trách nhiệm xác nhận nguồn thông tin, mức độ thứ hai cần được quy định riêng, cụ thể hơn.

Nếu bổ sung cơ chế truy cập trực tiếp, pháp luật cần xác định trước hết ai được truy cập, truy cập dữ liệu nào và để giải quyết vụ việc nào. Quyền truy cập nên gắn với Thẩm phán được phân công, giới hạn ở thông tin cần thiết để làm rõ tình tiết của vụ việc và chấm dứt khi không còn căn cứ sử dụng. Mỗi lần tra cứu cần lưu được tài khoản thực hiện, thời điểm, mục đích và phạm vi dữ liệu đã khai thác. Những yêu cầu này giúp kiểm tra việc sử dụng dữ liệu và hạn chế tiếp cận thông tin cá nhân không liên quan; việc kết nối, chia sẻ dữ liệu phải phù hợp với Luật Dữ liệu và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân[10].

Cơ chế truy cập cũng phải giải quyết vấn đề chuyển kết quả tra cứu thành chứng cứ trong hồ sơ. BLTTDS thừa nhận thông điệp dữ liệu điện tử là nguồn chứng cứ, nhưng giá trị chứng minh của một bản trích xuất vẫn phải được xem xét theo quy định về chứng cứ.[11] Vì vậy, bản trích xuất cần thể hiện cơ sở dữ liệu nguồn, cơ quan quản lý, thời điểm truy xuất và cách xác thực tính toàn vẹn. Thông tin trên cơ sở dữ liệu có thể đã thay đổi theo thời gian hoặc khác với giấy tờ do đương sự xuất trình; trong trường hợp có mâu thuẫn, Tòa án phải làm rõ thời điểm hình thành, cập nhật và phạm vi thông tin của từng nguồn. Không nên quy định rằng mọi kết quả tra cứu đều mặc nhiên có giá trị chứng minh tương đương tài liệu do cơ quan quản lý cung cấp.

Cuối cùng, việc Tòa án thu thập dữ liệu trực tiếp không được làm giảm quyền tố tụng của đương sự. Kết quả trích xuất dùng để giải quyết vụ việc phải được đưa vào hồ sơ, công khai và tạo điều kiện cho các bên tiếp cận, trình bày ý kiến, yêu cầu kiểm tra hoặc cung cấp chứng cứ phản bác, trừ thông tin thuộc phạm vi phải bảo vệ theo luật. Theo hướng đó, chúng tôi kiến nghị, khi sửa đổi, bổ sung BLTTDS năm 2015 cần nghiên cứu bổ sung Điều 106 về thẩm quyền và trình tự khai thác dữ liệu trực tiếp, đồng thời triển khai trước việc gửi, nhận tài liệu điện tử theo yêu cầu của Tòa án. Cách tiếp cận từng bước này giữ được mục tiêu của tác giả là rút ngắn thời gian thu thập chứng cứ, nhưng vẫn bảo đảm khả năng kiểm tra nguồn dữ liệu và tính công bằng trong tranh tụng.

3. Kết luận

Các vướng mắc trong lấy lời khai, xem xét, thẩm định tại chỗ, định giá tài sản và yêu cầu cung cấp tài liệu, chứng cứ cho thấy việc hoàn thiện pháp luật cần bắt đầu từ cách áp dụng đúng những phương án mà BLTTDS đã cho phép. Tòa án không phải yêu cầu lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã trực tiếp tham gia hoặc xác nhận trong mọi trường hợp; đối với định giá tài sản, trọng tâm là cử người có chuyên môn phù hợp với đối tượng cần định giá. Cùng với việc làm rõ trách nhiệm phối hợp giữa Tòa án và các cơ quan, cần từng bước hoàn thiện thủ tục thu thập chứng cứ trên môi trường số. Việc lấy lời khai trực tuyến và khai thác trực tiếp cơ sở dữ liệu nhà nước chỉ có thể phát huy hiệu quả khi quy định rõ thẩm quyền, cách xác thực, lưu giữ thông tin và quyền của đương sự được tiếp cận, tranh luận về chứng cứ. Những điều chỉnh này sẽ giúp rút ngắn thời gian giải quyết vụ việc mà vẫn bảo đảm tính khách quan, tin cậy của chứng cứ và quyền tố tụng của các chủ thể.

TS. VŨ THANH TUẤN - ThS. VŨ CAO NGUYÊN (Tòa án nhân dân khu vực 13 - Hải Phòng)

Danh mục tài liệu tham khảo

1.  Quốc hội (2015), Bộ luật Tố tụng dân sự, số 92/2015/QH13 ngày 25/11/2015.

2. Quốc hội (2024), Luật Dữ liệu, số 60/2024/QH15 ngày 30/11/2024.

3. Quốc hội (2025), Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, số 91/2025/QH15 ngày 26/6/2025.

4. Chính phủ (2025), Nghị định số 150/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025 quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cấp xã.

5. Chính phủ (2025), Nghị định số 370/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 150/2025/NĐ-CP.

6. Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao (2026), Nghị quyết số 01/2026/NQ-HĐTP ngày 15/01/2026 hướng dẫn thực hiện thủ tục tố tụng, thủ tục hành chính tư pháp trên môi trường số tại Tòa án nhân dân.

7. Tòa án nhân dân tối cao (2025), Công văn số 284/TANDTC-PC ngày 31/7/2025 về việc đề nghị tăng cường phối hợp giữa Ủy ban nhân dân các cấp với Tòa án trong hoạt động tố tụng.

8. Tòa án nhân dân tối cao (2025), Công văn số 285/TANDTC-PC ngày 31/7/2025 về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ, thẩm quyền của các Tòa án nhân dân.