Một số ý kiến đề xuất giải pháp về công tác kết nối, liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa phần mềm nội bộ để tự động hóa công tác báo cáo thống kê

1. Đặt vấn đề

Nhiệm vụ thực hiện việc kết nối, liên thông, chia sẽ dữ liệu giữa các phần mềm nội bộ của Tòa án, nhất là việc kết nối, liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa phần mềm Hệ thống giám sát hoạt động Tòa án (gọi tắt là phần mềm Quản lý án) có địa chỉ là: https://qlta.toaan.gov.vn/ với phần mềm Hệ thống phần mềm thống kê các loại án Tòa án nhân dân (gọi tắt là Phần mềm thống kê) có địa chỉ là: https://tk.toaan.gov.vn/ (gọi tắt là phần mềm thống kê) để từ đó tự động hóa công tác báo cáo thống kê là một trong những nhiệm vụ rất quan trọng trong công tác chuyển đổi số, xây dựng Tòa án điện tử của hệ thống Tòa án nhân dân. Đây là nhiệm vụ được quy định tại Kế hoạch số 02-KH/BCĐTW của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số (gọi tắt là Kế hoạch 02), Kế hoạch số 534/KH-BCĐ ngày 28/7/2025 của Ban Chỉ đạo của Tòa án nhân dân về chuyển đổi số, xây dựng Tòa án điện tử “Về phân công nhiệm vụ tổ chức triển khai Kế hoạch số 02-KH/BCĐTW của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số” (gọi tắt là Kế hoạch 534) và Kế hoạch số 540/KH-BCĐ ngày 31/7/2025 của Ban Chỉ đạo của Tòa án nhân dân về chuyển đổi số, xây dựng Tòa án điện tử “Về phân công nhiệm vụ tổ chức triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu ngành Tòa án” (gọi tắt là Kế hoạch 540).

2. Thực trạng về công tác kết nối, liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa hai phần mềm để tự động hóa công tác báo cáo thống kê

2.1. Thực trạng trong công tác cập nhật dữ liệu để thực hiện báo cáo thống kê trong phần mềm thống kê

Năm 2011, Chánh án Tòa án nhân dân Tối cao đã có Quyết định số 67/QĐ-TA ngày 26/9/2011 về việc áp dụng phần mềm thống kê các loại án của ngành Tòa án nhân dân. Phần mềm có địa chỉ tkv1.toaan.gov.vn (Hệ thống phần mềm báo cáo thống kê các loại án của Tòa án nhân dân); phần mềm này được nâng cấp thành tk.toaan.gov.vn với 32 mẫu báo cáo thống kê các loại. (xem giao diện của phần mềm hình bên dưới).

Sau đó, phần mềm thống kê được nâng cấp lên theo Quyết định số 287/QĐ-TA ngày 15/12/2017 của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê công tác giải quyết, xét xử các loại vụ án trong hệ thống Tòa án. Phần mềm này có bổ sung thêm một số mẫu nâng lên tổng cộng là 47 mẫu. Phần mềm có giao diện như hình dưới:

Cả hai phần mềm này đều không có kết nối, liên thông và thừa hưởng từ cơ sở dữ liệu về thụ lý, giải quyết vụ việc tại Tòa án trong phần mềm Quản lý án để tự động hóa cập nhật dữ liệu thống kê. (xem giao diện để nhập các mẫu báo cáo thống kê theo các nhóm báo cáo thông kê quy định).

Để thực hiện công tác cập nhật dữ liệu báo cáo thống kê hàng tháng vào phần mềm thống kê thì Tòa án phải kiểm đếm, thống kê theo các tiêu chí thống kê đã quy định từ các sổ nghiệp vụ như: sổ thụ lý, giải quyết các loại vụ việc, ...bằng phương pháp kiểm đếm, cộng trừ, tính toán các số liệu lại với nhau để hoàn thành kết quả tổng hợp số liệu theo biễu mẫu thống kê của phần mềm (mẫu giấy). Từ kết quả tổng hợp số liệu thống kê của bản giấy thì các Tòa án mới nhập số liệu thống kê cập nhật vào phần mềm theo các mẫu báo cáo thống kê tương ứng trên phần mềm. Việc thực hiện báo cáo thống kê của nhiều Tòa án làm bằng phương pháp thủ công tốn rất nhiều thời gian nhưng không khoa học và đảm bảo số liệu được chính xác tuyệt đối.

Ngoài ra, có một số đơn vị tự thiết kế, xây dựng các ứng dụng để tự động hóa báo cáo thống kê và xuất file báo cáo thống kê hàng tháng ra để nhập số liệu vào phần mềm thống kê theo quy định. Để thiết kế, xây dựng ứng dụng tự động báo cáo thống kê thì đòi hỏi Tòa án đó phải tạo lập cơ sở dữ liệu theo các sổ nghiệp vụ về thụ lý, giải quyết các loại vụ việc,...sau đó, tạo kết nối, liên thông giữa mẫu báo cáo thống kê với cơ sở dữ liệu về các sổ nghiệp vụ lại với nhau thông qua các câu lệnh hoặc công thức để xuất ra file kết quả tổng hợp số liệu báo cáo thống kê một cách tự động hóa.

2.2. Thực trạng về công tác kết nối, liên thông, chia sẽ dữ liệu giữa hai phần mềm để tự động hóa công tác báo cáo thống kê

Cơ sở dữ liệu nguồn để kết nối, liên thông, chia sẻ sang phần mềm thống kê để tự động hóa công tác báo cáo thống kê là phần mềm quản lý án được xây dựng trên cơ sở dữ liệu của các sổ nghiệp vụ bằng giấy về thụ lý, giải quyết các loại vụ việc. Do đó, khi chúng ta nhập và cập nhật đầy đủ dữ liệu vào phần mềm quản lý án nghĩa là chúng ta đã hoàn thành việc tạo lập các sổ nghiệp vụ về thụ lý, giải quyết các loại vụ việc điện tử.

Trước đây, Phần mềm quản lý án có địa chỉ là qla.toaan.gov.vn (xem hình bên dưới).

Đến năm 2021, phần mềm này đã được nâng cấp lên thành phần mềm qlta.toaan.gov.vn.

Phần mềm này được xây dựng trên cơ sở phân cấp từng khâu, từng giai đoạn tố tụng và có tích hợp việc tự động hóa in một số văn bản tố tụng.

Tuy nhiên, hiện nay phần mềm quản lý án không có kết nối, liên thông, chia sẽ dữ liệu cho phần mềm thống kê để tích hợp chức năng tự động hóa công tác báo cáo thống kê, nên gây lãng phí nguồn tài nguyên dữ liệu phần mềm quản lý án, lãng phí về thời gian nhập, cập nhật dữ liệu của phần mềm thống kê.

3. Một số khó khăn, vướng mắc, bất cập về công tác kết nối, liên thông chia sẻ giữa hai phần mềm để tự động hóa công tác báo cáo thông kê

- Hầu hết các Tòa án nhân dân khu vực đều chưa có biên chế chuyên trách về công nghệ thông tin nên việc nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý án đều giao cho các Thư ký kiêm nghiệm; làm cho công việc của Thư ký đã vốn quá tải càng thêm quá tải hơn (vì hiện nay, một Thư ký có thể giúp việc cho hai hoặc ba Thẩm phán, khối lượng công việc của Thư ký là rất lớn). Còn nếu gom lại một đầu mối theo mô hình tư pháp hành chính một cửa liên thông thì Văn phòng của Tòa án nhân dân khu vực không có đủ nhân lực để thực hiện hoặc nếu để cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong văn phòng thực hiện thì khối lượng công việc của văn phòng sẽ rất nhiều và sẽ trở nên rất quá tải. Cho nên, công tác tạo lập cơ sở dữ liệu nguồn phục vụ cho việc kết nối, liên thông, chia sẻ dữ liệu còn gặp khó khăn.

- Phần mềm quản lý án không có cơ sở dữ liệu về thụ lý, giải quyết đơn sang thủ tục hòa giải, đối thoại tại Tòa án; kết quả giải quyết đối với các hồ sơ hòa giải, đối thoại tại Tòa án,...nên sẽ không kết nối, liên thông, chia sẻ dữ liệu sang phần mềm thống kê để tự động thực hiện công tác báo cáo thống kê được.

- Chưa có sự đồng bộ về các tiêu chí thống kê giữa phần mềm quản lý án và phần mềm thống kê. Điển hình như theo mẫu báo cáo thống kê về thụ lý giải quyết các loại vụ việc dân sự sơ thẩm có các tiêu chí báo cáo thống kê như: Kết quả xét xử (chấp nhận toàn bộ yêu cầu, chấp nhận một phần yêu cầu, không chấp nhận yêu cầu), vụ án có luật sư tham gia, vụ án có quyết định áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời, vụ án được tổ chức theo phiên tòa rút kinh nghiệm, phiên tòa trực tuyến,...nhưng phần mềm quản lý án lại không có hoặc không chọn được các tiêu chí thống kê trên. (xem theo mẫu bên dưới là mẫu báo cáo thống kê trong phần mềm thống kê)

Xem hình bên dưới là các nút chọn tiêu chí thống kê của phần mềm quản lý án (không có đầy đủ các tiêu chí trong phần mềm thống kê)

- Tốc độ xử lý của phần mềm quản lý án còn chậm làm cho việc nhập dữ liệu còn tốn nhiều thời gian nên hiệu quả trong công tác nhập dữ liệu chưa thật sự cao.

- Phần mềm quản lý án chủ yếu là dùng để tạo cơ sở dữ liệu về thụ lý giải quyết các loại vụ việc tại Tòa án; chưa có cơ sở dữ liệu để thực hiện các mẫu báo cáo khác như: khiếu nại tố cáo, áp dụng, thay đổi, hủy bỏ biện pháp khẩn cấp tạm thời,...để từ đó kết nối, liên thông, chia sẽ dữ liệu tự động báo cáo thống kê các mẫu thống kê tương ứng trong phần mềm thống kê.

4. Một số đề xuất và giải pháp đột phá trong việc thực hiện tốt công tác xây dựng Cơ sở dữ liệu ngành Tòa án

- Bổ sung biên chế chuyên trách về công nghệ thông tin để thực hiện việc nhập dữ liệu, cập nhật dữ liệu vào phần mềm quản lý án về một đầu mối: Khi tiếp nhận, thụ lý vụ việc thì Bộ phận hành chính tư pháp của Tòa án (cụ thể là cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin, chuyển đổi số) nhập dữ liệu vào phần mềm; khi có kết quả giải quyết đơn, giải quyết vụ việc bằng bản án, quyết định thì Bộ phận hành chính tư pháp của Tòa án cập nhập dữ liệu vào phần mềm. Việc này, sẽ đảm bảo cho việc nhập, cập nhật dữ liệu vào phần mềm quản lý án một cách đồng nhất, nhanh chóng và hiệu quả.

- Xây dựng và hoàn thiện thêm các thẻ (tab) chức năng để tạo cơ sở dữ liệu về đơn chuyển sang thủ tục hòa giải đối thoại tại Tòa án, kết quả giải quyết đơn đã chuyển sang thủ tục hòa giải đối thoại tại Tòa án. Từ đó, tạo nguồn dữ liệu kết nối, liên thông, chia sẽ sang phần mềm thống kê để tự động hóa công tác báo cáo thống kề về các mẫu hòa giải, đối thoại tại tòa án.

- Rà soát và ban hành quyết định về hệ thống chỉ tiêu, tiêu chí thống kê liên quan đến các loại vụ việc của Tòa án theo đúng tinh thần của Kế hoạch 540; đồng bộ, khởi tạo các tiêu chí thống kê của phần mềm quản lý án phải đảm bảo đúng với các tiêu chí thông kê của phần mềm thống kê;

- Nâng cấp tốc độ xử lý của phần mềm quản lý án để tiết kiệm thời gian nhập, cập nhật dữ liệu vào phần mềm; nâng cao hiệu quả trong công tác nhập, cập nhật dữ liệu vào phần mềm.

- Xây dựng thêm các thẻ (tab) trong phần mềm quản lý án để tạo lập cơ sở dữ liệu nguồn để kết nối, liên thông, chia sẽ dữ liệu sang phần mềm thống kê để tự động hóa công tác báo cáo thống kê trong các lĩnh vực khác như: khiếu nại, tố cáo, áp dụng, thay đổi, hủy bỏ biện pháp khẩn cấp tạm thời,...

- Tiến hành lập trình và thiết lập công thức, câu lệnh về thống kê để kết nối, liên thông, chia sẽ dữ liệu từ phần mềm quản lý án sang phần mềm thống kê để tự động hóa công tác báo cáo thống kê.

HUỲNH MINH KHÁNH (Tòa án nhân dân Khu vực 5 – Đồng Tháp), ĐOÀN NHÃ (Tòa án nhân dân tỉnh Đồng Tháp)