Sửa đổi, bổ sung Bộ luật Tố tụng dân sự gắn với chuyển đổi số, xây dựng Tòa án điện tử

1. Một số hạn chế và kiến nghị hoàn thiện về thủ tục tiếp nhận, xử lý đơn khởi kiện

1.1. Một số hạn chế

Thứ nhất, pháp luật chưa xác định đầy đủ giá trị pháp lý và quy trình xác thực đối với đơn khởi kiện điện tử.

Điều 190 BLTTDS năm 2015 thừa nhận việc gửi đơn trực tuyến nhưng chưa quy định rõ đơn điện tử phải được xác thực bằng phương thức nào; thời điểm nào được coi là thời điểm Tòa án nhận đơn; giá trị của thông báo tiếp nhận điện tử; cách xử lý trong trường hợp hệ thống gặp sự cố; cũng như trách nhiệm chứng minh việc đã gửi hoặc đã nhận đơn của mỗi bên. Khoảng trống này có thể dẫn đến cách hiểu và cách thực hiện không thống nhất giữa các Tòa án.

Trong khi đó, Luật Giao dịch điện tử năm 2023 đã thiết lập nền tảng pháp lý chung về giá trị của thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử và giao dịch điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Luật có hiệu lực từ ngày 01/7/2024, tạo cơ sở để văn bản điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.[1] Tuy nhiên, các nguyên tắc chung của Luật Giao dịch điện tử chỉ có thể phát huy đầy đủ trong tố tụng dân sự khi được cụ thể hóa bằng các quy định chuyên ngành về xác thực chủ thể, tính toàn vẹn của dữ liệu, dấu thời gian, phương thức lưu trữ và cơ chế kiểm tra tính hợp lệ của đơn khởi kiện điện tử.

Do tố tụng dân sự là hoạt động thực hiện quyền tư pháp, yêu cầu xác thực đối với đơn khởi kiện điện tử phải chặt chẽ hơn so với nhiều giao dịch hành chính thông thường. Một đơn khởi kiện không chỉ thể hiện ý chí của người gửi mà còn làm phát sinh trách nhiệm tố tụng của Tòa án, ảnh hưởng đến thời hiệu khởi kiện và quyền, nghĩa vụ của các chủ thể liên quan. Vì vậy, việc chỉ quy định người khởi kiện “gửi trực tuyến” mà không xác lập rõ cơ chế định danh, xác thực và ghi nhận thời điểm gửi là chưa bảo đảm đầy đủ tính chắc chắn pháp lý.

Thứ hai, thủ tục điện tử chưa được thiết kế theo nguyên tắc số hóa toàn trình

Theo Điều 191 BLTTDS, sau khi nhận đơn, Tòa án phải ghi đơn vào sổ nhận đơn và thực hiện các bước phân công, xem xét, xử lý. Cách quy định này phản ánh mô hình quản lý hồ sơ truyền thống, trong đó hồ sơ giấy và sổ nghiệp vụ vẫn giữ vai trò trung tâm. Ngay cả khi đơn được gửi trực tuyến, pháp luật chưa xác định rõ đơn và tài liệu điện tử có được quản lý hoàn toàn trong hồ sơ điện tử hay vẫn phải chuyển đổi sang bản giấy để tiếp tục xử lý.

Sự thiếu liên thông này làm cho số hóa có nguy cơ chỉ dừng ở “điểm đầu vào”, trong khi các bước tiếp theo vẫn được thực hiện theo quy trình thủ công. Khi đó, phương thức nộp đơn trực tuyến không tạo ra sự thay đổi căn bản về mô hình quản trị tố tụng mà chỉ làm phát sinh thêm một kênh tiếp nhận. Cách tiếp cận này có thể dẫn đến tình trạng vừa duy trì hồ sơ giấy, vừa tạo lập dữ liệu điện tử, làm tăng thao tác nghiệp vụ và chi phí quản lý thay vì giảm tải cho Tòa án.

Yêu cầu đặt ra không phải chỉ là chuyển tài liệu giấy thành tệp điện tử, mà là thiết kế lại toàn bộ quy trình xử lý đơn trên cơ sở dữ liệu số. Mỗi hồ sơ cần được cấp một mã định danh duy nhất; mọi thao tác tiếp nhận, phân công, sửa đổi, bổ sung, chuyển đơn, trả lại đơn hoặc thụ lý phải được ghi nhận trên hệ thống; các chủ thể có quyền phải theo dõi được trạng thái xử lý; đồng thời hệ thống phải lưu giữ lịch sử tác nghiệp để phục vụ kiểm tra, giám sát và giải quyết khiếu nại.

Thứ ba, pháp luật chưa tạo cơ chế đầy đủ để Tòa án khai thác dữ liệu nhà nước phục vụ việc kiểm tra đơn khởi kiện

Luật Dữ liệu năm 2024, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, cùng Nghị định số 47/2024/NĐ-CP về cơ sở dữ liệu quốc gia đã tạo nền tảng pháp lý cho việc xây dựng, kết nối, khai thác và sử dụng dữ liệu trong cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, BLTTDS chưa quy định cụ thể phạm vi, điều kiện, trình tự và trách nhiệm của Tòa án khi truy cập các cơ sở dữ liệu quốc gia để kiểm tra thông tin về cư trú, hộ tịch, đăng ký doanh nghiệp hoặc tài sản. Nếu tiếp tục yêu cầu người khởi kiện tự thu thập mọi thông tin mà cơ quan nhà nước đã quản lý trong cơ sở dữ liệu chính thức thì gánh nặng thủ tục sẽ bị chuyển sang người dân một cách không cần thiết. Ngược lại, nếu cho phép Tòa án truy cập không giới hạn vào dữ liệu cá nhân thì có thể xâm phạm quyền riêng tư và vượt quá phạm vi cần thiết của hoạt động tố tụng. Vì vậy, cơ chế khai thác dữ liệu cần được thiết kế theo nguyên tắc đúng mục đích, đúng thẩm quyền, trong phạm vi cần thiết cho việc giải quyết vụ án và có khả năng kiểm tra, truy vết.

Nghị định số 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân đặt ra các yêu cầu đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân, trong đó nhấn mạnh việc xử lý phải đúng mục đích và có biện pháp bảo vệ phù hợp. Do đó, việc kết nối dữ liệu trong tố tụng dân sự phải đi kèm với cơ chế phân quyền truy cập, nhật ký khai thác dữ liệu, trách nhiệm bảo mật và chế tài đối với hành vi sử dụng dữ liệu sai mục đích.

Thứ tư, chưa có cơ chế pháp lý đầy đủ bảo đảm quyền lựa chọn và khả năng tiếp cận bình đẳng của người dân

Chuyển đổi số trong tố tụng không đồng nghĩa với việc tuyệt đối hóa phương thức điện tử hoặc loại bỏ ngay phương thức truyền thống. Khả năng sử dụng công nghệ, điều kiện thiết bị, mức độ tiếp cận Internet và kỹ năng số của người dân không đồng đều. Nếu pháp luật buộc mọi chủ thể phải khởi kiện trực tuyến thì thủ tục điện tử có thể trở thành một rào cản mới đối với người cao tuổi, người khuyết tật, người cư trú ở khu vực khó khăn hoặc người không có điều kiện sử dụng phương tiện số. Do đó, mô hình phù hợp phải là mô hình “điện tử ưu tiên nhưng không điện tử bắt buộc”. Người dân được quyền lựa chọn phương thức phù hợp; còn trách nhiệm số hóa và quản lý thống nhất hồ sơ thuộc về Tòa án. Theo cách tiếp cận này, dù đơn được nộp trực tiếp, qua bưu chính hay trực tuyến, Tòa án vẫn phải chuyển đổi thành dữ liệu số và quản lý trong một hệ thống thống nhất. Điều đó vừa thúc đẩy Tòa án điện tử, vừa bảo đảm không ai bị hạn chế quyền khởi kiện do khoảng cách số.

Thứ năm, quy định về thời hạn xử lý đơn chưa gắn với cơ chế kiểm soát tiến độ điện tử

Điều 191 quy định thời hạn 03 ngày để Chánh án phân công Thẩm phán và 05 ngày để Thẩm phán xem xét đơn. Vấn đề cốt lõi không nhất thiết nằm ở việc các thời hạn này dài hay ngắn, mà ở chỗ cơ chế hiện hành chưa bảo đảm người khởi kiện có thể theo dõi minh bạch từng giai đoạn xử lý đơn. Việc đề xuất rút ngắn thời hạn nếu không dựa trên đánh giá về khối lượng công việc, tính chất vụ án và năng lực hạ tầng có thể thiếu cơ sở thực tiễn. Vì vậy, thay vì chỉ giảm cơ học số ngày xử lý, cần thiết lập cơ chế tự động ghi nhận thời điểm nhận đơn, thời điểm phân công, thời điểm ban hành yêu cầu sửa đổi, bổ sung và thời điểm có kết quả xử lý. Hệ thống phải có chức năng cảnh báo quá hạn và cho phép người khởi kiện kiểm tra trạng thái hồ sơ. Minh bạch hóa quy trình như vậy có ý nghĩa lớn hơn so với việc chỉ rút ngắn thời hạn trên văn bản.

1.2. Kiến nghị sửa đổi, bổ sung

Từ những phân tích trên, cần sửa đổi các Điều 190 và 191 BLTTDS theo hướng xây dựng một thủ tục khởi kiện điện tử hoàn chỉnh, thay vì chỉ bổ sung phương thức nộp đơn trực tuyến.

Một là, sửa đổi Điều 190 theo hướng xác lập nguyên tắc tiếp nhận đa phương thức nhưng quản lý hồ sơ thống nhất trên môi trường số. Có thể bổ sung quy định:“Đơn khởi kiện và tài liệu, chứng cứ kèm theo được nộp trực tiếp, gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc gửi bằng phương thức điện tử. Tòa án có trách nhiệm số hóa đơn khởi kiện và tài liệu, chứng cứ được tiếp nhận bằng phương thức trực tiếp hoặc bưu chính để tạo lập hồ sơ điện tử thống nhất.” Quy định này xác định số hóa là trách nhiệm của Tòa án, không phải điều kiện bắt buộc đối với quyền khởi kiện. Đồng thời, nó tạo cơ sở pháp lý để mọi hồ sơ, bất kể phương thức nộp, đều được quản lý trên cùng một nền tảng.

Hai là, bổ sung quy định về giá trị pháp lý của đơn khởi kiện điện tử. Đơn điện tử cần được coi là hợp lệ khi đáp ứng các điều kiện: xác định được người khởi kiện; nội dung có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu; bảo đảm tính toàn vẹn kể từ thời điểm hoàn thành; được xác thực bằng chữ ký điện tử, tài khoản định danh điện tử hoặc phương thức xác thực khác do pháp luật quy định. Có thể bổ sung: “Đơn khởi kiện gửi bằng phương thức điện tử có giá trị như đơn khởi kiện bằng văn bản giấy nếu xác định được người khởi kiện, bảo đảm tính toàn vẹn của nội dung và được xác thực bằng chữ ký điện tử, tài khoản định danh điện tử hoặc phương thức xác thực điện tử hợp pháp khác.” Quy định này cần được xây dựng thống nhất với Luật Giao dịch điện tử năm 2023, nhưng phải phù hợp với tính chất đặc thù của hoạt động tố tụng.

Ba là, quy định rõ thời điểm Tòa án nhận đơn điện tử. Thời điểm nhận đơn có ý nghĩa đối với việc xác định thời hiệu khởi kiện và trách nhiệm xử lý của Tòa án. Do đó, Bộ luật cần quy định thời điểm hệ thống thông tin của Tòa án xác nhận đã tiếp nhận đầy đủ dữ liệu là thời điểm Tòa án nhận đơn. Hệ thống phải tự động gửi thông báo xác nhận, trong đó có mã hồ sơ, thời gian tiếp nhận và danh mục tài liệu kèm theo.Trong trường hợp hệ thống gặp sự cố kỹ thuật, người khởi kiện phải được quyền chứng minh việc đã gửi đơn đúng hạn bằng dữ liệu hệ thống, thông báo lỗi, dấu thời gian hoặc chứng cứ điện tử khác. Rủi ro kỹ thuật thuộc hệ thống của cơ quan nhà nước không nên được chuyển hoàn toàn sang người khởi kiện.

Bốn là, sửa đổi Điều 191 theo hướng số hóa toàn bộ quy trình xử lý đơn. Ngay sau khi tiếp nhận, đơn phải được tự động cấp mã định danh hồ sơ. Việc phân công Thẩm phán, yêu cầu sửa đổi, bổ sung, chuyển đơn, trả lại đơn hoặc thụ lý phải được thực hiện và lưu vết trên hệ thống. Người khởi kiện được quyền tra cứu trạng thái xử lý hồ sơ thông qua tài khoản đã xác thực. Có thể bổ sung quy định: “Ngay sau khi tiếp nhận, Tòa án cấp mã định danh điện tử cho đơn khởi kiện. Mọi hoạt động xử lý đơn phải được cập nhật trên hệ thống quản lý án và thông báo cho người khởi kiện bằng phương thức đã đăng ký. Hệ thống phải bảo đảm khả năng xác định thời điểm, người thực hiện và nội dung của từng thao tác xử lý.”

Năm là, bổ sung thẩm quyền khai thác dữ liệu của Tòa án nhưng phải gắn với giới hạn bảo vệ dữ liệu cá nhân. Tòa án cần được quyền tra cứu dữ liệu chính thức về dân cư, hộ tịch, đăng ký doanh nghiệp và một số dữ liệu tài sản trong phạm vi cần thiết để xác định thông tin của đương sự, thẩm quyền giải quyết và điều kiện thụ lý. Tuy nhiên, quyền truy cập phải được phân cấp theo chức danh, loại vụ việc và mục đích sử dụng; mọi hoạt động truy cập phải được ghi nhận và có thể kiểm tra. Có thể bổ sung nguyên tắc: “Tòa án được khai thác dữ liệu từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành để kiểm tra, xác minh thông tin cần thiết cho việc tiếp nhận và giải quyết vụ việc dân sự. Việc khai thác dữ liệu phải đúng thẩm quyền, đúng mục đích, trong phạm vi cần thiết và bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu cá nhân.”

Sáu là, không nên quy định người khởi kiện được nộp đơn tại bất kỳ Tòa án nào mà không có giới hạn. Đề xuất trong bản thảo cho phép người khởi kiện nộp đơn tại bất kỳ Tòa án nào rồi chuyển đến Tòa án có thẩm quyền có ưu điểm là tạo thuận lợi cho người dân. Tuy nhiên, nếu áp dụng rộng rãi có thể làm gia tăng khối lượng tiếp nhận và chuyển đơn, gây nhầm lẫn về thẩm quyền, phát sinh trách nhiệm quản lý hồ sơ và làm tăng áp lực đối với các Tòa án không có thẩm quyền.Giải pháp hợp lý hơn là xây dựng một Cổng tiếp nhận đơn khởi kiện điện tử thống nhất của hệ thống Tòa án, không phụ thuộc vào địa giới của Tòa án tiếp nhận kỹ thuật. Người khởi kiện gửi đơn trên một cổng chung; hệ thống hỗ trợ xác định và chuyển hồ sơ đến Tòa án có thẩm quyền. Đối với người nộp trực tiếp tại Tòa án không có thẩm quyền, Tòa án có thể hỗ trợ số hóa và chuyển hồ sơ trong những trường hợp nhất định, nhưng không nên coi đây là phương thức thông thường.

Như vậy, trọng tâm của việc sửa đổi các Điều 190 và 191 BLTTDS không chỉ là bổ sung thêm công nghệ vào quy trình hiện hành, mà phải chuyển đổi mô hình quản trị tố tụng từ quản lý hồ sơ giấy sang quản trị dựa trên dữ liệu. Quá trình này phải bảo đảm sự cân bằng giữa hiệu quả xử lý, quyền tiếp cận công lý, tính xác thực của hoạt động tố tụng và yêu cầu bảo vệ dữ liệu cá nhân. Chỉ khi các yếu tố đó được quy định đồng bộ, thủ tục khởi kiện điện tử mới thực sự trở thành nền tảng của Tòa án điện tử, thay vì chỉ là một phương thức gửi tài liệu thay thế.

2. Hoàn thiện thủ tục cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng trên môi trường điện tử

Cấp, tống đạt và thông báo văn bản tố tụng là hoạt động có ý nghĩa đặc biệt trong tố tụng dân sự. Thông qua hoạt động này, đương sự và những người tham gia tố tụng được biết về việc Tòa án thụ lý vụ án, thời gian và địa điểm tham gia tố tụng, các yêu cầu phải thực hiện cũng như các quyết định có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của họ. Vì vậy, hiệu quả của việc tống đạt không chỉ tác động đến tiến độ giải quyết vụ án mà còn liên quan trực tiếp đến quyền được thông tin, quyền tham gia tố tụng, quyền tranh tụng và quyền bảo vệ lợi ích hợp pháp của đương sự.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc chuyển từ phương thức tống đạt truyền thống sang tống đạt điện tử không thể chỉ được nhìn nhận như một giải pháp tiết kiệm thời gian hoặc chi phí. Đây còn là sự thay đổi về cách thức xác lập, chứng minh và kiểm soát việc truyền đạt thông tin tố tụng. Do đó, pháp luật phải đồng thời giải quyết ba vấn đề: xác định đúng người nhận; chứng minh được thời điểm và nội dung đã gửi; bảo đảm người nhận có khả năng thực tế tiếp cận văn bản.

2.1. Một số hạn chế của pháp luật hiện hành về thủ tục cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng trên môi trường điện tử

Thứ nhất, pháp luật mới ghi nhận phương thức điện tử nhưng chưa xây dựng một chế định tống đạt điện tử hoàn chỉnh.

Điều 173 BLTTDS liệt kê phương tiện điện tử là một phương thức tống đạt, nhưng chưa xác định rõ thế nào là tống đạt điện tử hợp lệ. Bộ luật chưa trả lời đầy đủ các câu hỏi như: văn bản được gửi đến địa chỉ thư điện tử, tài khoản định danh điện tử hay tài khoản trên Cổng thông tin điện tử của Tòa án; người nhận phải đăng ký trước hay Tòa án có thể sử dụng dữ liệu định danh sẵn có; thời điểm gửi hay thời điểm mở văn bản được coi là thời điểm tống đạt; và dữ liệu nào được sử dụng để chứng minh việc giao nhận. Khoảng trống này làm giảm tính khả thi của quy định. Trong tố tụng, việc xác định một văn bản đã được tống đạt hợp lệ có thể là căn cứ để Tòa án tiếp tục tiến hành thủ tục, xét xử vắng mặt, tính thời hạn kháng cáo hoặc áp dụng hậu quả pháp lý đối với đương sự. Vì vậy, không thể chỉ dựa vào việc hệ thống đã gửi thư điện tử hoặc tin nhắn để mặc nhiên kết luận người nhận đã được thông báo. Một cơ chế tống đạt điện tử hợp lệ phải tạo ra được chứng cứ điện tử đáng tin cậy về ít nhất bốn yếu tố: danh tính người gửi; danh tính người nhận; nội dung văn bản; thời điểm gửi và thời điểm người nhận có khả năng truy cập. Nếu thiếu một trong các yếu tố này, tranh chấp về tính hợp lệ của hoạt động tống đạt rất dễ phát sinh.

Thứ hai, mô hình tống đạt hiện hành vẫn phụ thuộc nhiều vào địa chỉ cư trú và sự hợp tác của người nhận. Thực tiễn cho thấy, trong nhiều vụ án, đương sự không nhận văn bản, không hợp tác hoặc vắng mặt tại nơi cư trú, dẫn đến việc Tòa án phải thực hiện niêm yết công khai, thậm chí phải ủy thác cho Tòa án khác thực hiện. Việc này làm kéo dài thủ tục và phát sinh thêm chi phí tố tụng.Về bản chất, hạn chế này xuất phát từ việc pháp luật vẫn lấy địa chỉ vật lý làm trung tâm của hoạt động tống đạt. Trong khi đó, địa chỉ cư trú có thể thay đổi, không còn chính xác hoặc không phản ánh nơi đương sự thực tế sinh sống. Việc người nhận cố tình né tránh cũng làm cho cơ chế giao nhận trực tiếp trở nên kém hiệu quả.Tuy nhiên, không nên suy luận rằng tống đạt điện tử đương nhiên khắc phục được mọi hành vi né tránh. Một cá nhân có thể không sử dụng thường xuyên thư điện tử, thay đổi số điện thoại hoặc không truy cập tài khoản điện tử. Vì vậy, giá trị của tống đạt điện tử chỉ được bảo đảm khi gắn với một hệ thống định danh đáng tin cậy và có cơ chế xác nhận khả năng tiếp cận thực tế của người nhận.

Thứ ba, thủ tục niêm yết công khai còn mang tính hình thức trong một số trường hợp. Niêm yết công khai là phương thức thay thế cần thiết khi không thể tống đạt trực tiếp hoặc không xác định được nơi cư trú của người nhận. Tuy nhiên, việc niêm yết tại trụ sở Tòa án, Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc nơi cư trú cuối cùng không phải lúc nào cũng bảo đảm người cần nhận văn bản thực tế biết được nội dung thông báo.Vấn đề ở đây là sự khác biệt giữa “hợp lệ về thủ tục” và “hiệu quả về truyền đạt thông tin”. Một thủ tục có thể được coi là hợp lệ vì Tòa án đã niêm yết đủ thời gian và đúng địa điểm, nhưng người nhận trên thực tế không tiếp cận được thông tin. Nếu pháp luật quá chú trọng tính hợp thức của thủ tục mà không quan tâm đến khả năng tiếp cận thực tế thì quyền tham gia tố tụng của đương sự có thể bị ảnh hưởng. Do đó, trong môi trường số, niêm yết công khai không nên chỉ được thực hiện bằng hình thức vật lý mà cần được kết hợp với công bố trên Cổng thông tin điện tử của Tòa án, gửi thông báo đến tài khoản định danh điện tử và các kênh liên lạc đã được xác thực. Tòa án nhân dân hiện đã sử dụng Cổng thông tin điện tử để đăng tải một số thông báo tống đạt, cho thấy việc công khai điện tử có cơ sở thực tiễn để tiếp tục hoàn thiện.

Thứ tư, pháp luật chưa phân biệt rõ giữa “gửi văn bản”, “nhận văn bản” và “được coi là đã tống đạt hợp lệ”. Đây là ba trạng thái pháp lý khác nhau. “Gửi văn bản” là hành vi của Tòa án; “nhận văn bản” phản ánh việc dữ liệu đã đến hệ thống của người nhận; còn “được coi là đã tống đạt hợp lệ” là kết luận pháp lý làm phát sinh hậu quả tố tụng. Nếu đồng nhất ba trạng thái này, có thể dẫn đến hai rủi ro. Một là, Tòa án mặc nhiên coi văn bản đã được tống đạt chỉ vì hệ thống đã gửi thành công, trong khi người nhận không có khả năng tiếp cận. Hai là, đương sự có thể cố tình không mở hoặc không xác nhận văn bản để trì hoãn tố tụng mặc dù đã được thông báo đầy đủ.Vì vậy, pháp luật cần xây dựng các giả định pháp lý hợp lý. Chẳng hạn, nếu văn bản đã được gửi đến tài khoản định danh điện tử do đương sự đăng ký, hệ thống ghi nhận đã chuyển thành công và đã gửi cảnh báo qua ít nhất một kênh bổ sung thì sau một khoảng thời gian nhất định có thể được coi là đã tống đạt, trừ trường hợp người nhận chứng minh được sự kiện bất khả kháng hoặc lỗi hệ thống.

Thứ năm, chưa có cơ chế đầy đủ bảo vệ dữ liệu cá nhân và bí mật tố tụng trong hoạt động tống đạt điện tử. Văn bản tố tụng có thể chứa thông tin về nhân thân, tài sản, quan hệ hôn nhân, tình trạng sức khỏe, bí mật kinh doanh và nhiều dữ liệu nhạy cảm khác. Nếu gửi qua thư điện tử hoặc ứng dụng thông thường mà không có cơ chế mã hóa, xác thực và phân quyền truy cập thì nguy cơ lộ lọt thông tin là đáng kể. Do đó, yêu cầu số hóa không thể tách rời yêu cầu an toàn dữ liệu. Hệ thống tống đạt điện tử phải bảo đảm người không có thẩm quyền không thể truy cập; văn bản không bị sửa đổi trong quá trình truyền; mọi thao tác mở, tải xuống hoặc chuyển tiếp phải được ghi nhận; và dữ liệu phải được lưu trữ trong thời hạn phù hợp với hồ sơ vụ án.

Thứ sáu, việc áp dụng tống đạt điện tử chưa gắn đầy đủ với quyền lựa chọn phương thức của đương sự. Luật Giao dịch điện tử thừa nhận hoạt động điện tử trong cơ quan nhà nước, nhưng việc sử dụng phương thức số phải bảo đảm khả năng tiếp cận và quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.Trong tố tụng dân sự, nếu bắt buộc mọi đương sự nhận văn bản điện tử thì có thể gây bất lợi cho người không có thiết bị, kỹ năng số hoặc khả năng sử dụng tài khoản điện tử.Vì vậy, pháp luật nên phân biệt hai nhóm chủ thể. Đối với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức hành nghề chuyên nghiệp và người đại diện theo ủy quyền thường xuyên tham gia tố tụng, có thể từng bước áp dụng bắt buộc phương thức điện tử. Đối với cá nhân, nên ưu tiên cơ chế tự nguyện đăng ký, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Cách tiếp cận phân tầng sẽ bảo đảm chuyển đổi số nhưng không làm phát sinh rào cản mới đối với quyền tiếp cận công lý.

2.3. Kiến nghị sửa đổi, bổ sung Bộ luật Tố tụng dân sự

Một là, cần sửa đổi Điều 173 theo hướng xác định tống đạt điện tử là một phương thức độc lập, có điều kiện và giá trị pháp lý tương đương phương thức truyền thống. Tác giả đề xuất nội dung quy định được bổ sung như sau: “Việc cấp, tống đạt, thông báo bằng phương tiện điện tử được thực hiện thông qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án, tài khoản định danh điện tử, hệ thống thông tin tố tụng hoặc phương thức điện tử khác có khả năng xác thực người nhận, bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản và ghi nhận được thời điểm gửi, nhận.” Quy định này phải làm rõ rằng thư điện tử hoặc tin nhắn thông thường chỉ có thể đóng vai trò cảnh báo, trừ khi hệ thống đó đáp ứng đầy đủ yêu cầu xác thực và lưu vết.

Hai là, bổ sung một điều riêng quy định điều kiện tống đạt điện tử hợp lệ. Tống đạt điện tử chỉ được coi là hợp lệ khi đáp ứng các điều kiện sau: Văn bản được gửi từ hệ thống thông tin chính thức của Tòa án; người nhận được xác định thông qua tài khoản định danh điện tử, chữ ký điện tử hoặc phương thức xác thực hợp pháp; nội dung văn bản bảo đảm tính toàn vẹn, không bị thay đổi; hệ thống ghi nhận được thời điểm gửi, thời điểm chuyển thành công và trạng thái truy cập; người nhận đã đăng ký hoặc xác nhận phương thức liên lạc điện tử, trừ trường hợp pháp luật quy định bắt buộc; việc gửi và nhận được lưu trữ trong hồ sơ vụ án điện tử.

Ba là, xác định rõ thời điểm hoàn thành việc tống đạt điện tử. Tác giả đề xuất nội dung quy định: “Việc tống đạt bằng phương tiện điện tử được coi là hoàn thành tại thời điểm người nhận truy cập văn bản trên hệ thống. Trường hợp hệ thống ghi nhận văn bản đã được chuyển đến tài khoản điện tử đã đăng ký nhưng người nhận không truy cập trong thời hạn do pháp luật quy định thì được coi là đã tống đạt, trừ trường hợp người nhận chứng minh được do sự kiện bất khả kháng, trở ngại khách quan hoặc lỗi kỹ thuật của hệ thống.” Quy định này tạo sự cân bằng giữa yêu cầu bảo đảm quyền được biết của đương sự và yêu cầu ngăn chặn hành vi cố tình không tiếp nhận văn bản để kéo dài vụ án.

Bốn là, kết hợp tống đạt điện tử với cơ chế thông báo đa kênh. Khi văn bản được gửi lên tài khoản điện tử của đương sự, hệ thống nên đồng thời gửi tin nhắn hoặc thư điện tử cảnh báo. Thông báo cảnh báo không thay thế văn bản tố tụng nhưng có chức năng tăng khả năng người nhận biết và truy cập văn bản. Đối với văn bản có hậu quả pháp lý quan trọng như quyết định đưa vụ án ra xét xử, bản án, quyết định đình chỉ hoặc thông báo về thời hạn kháng cáo, Tòa án có thể sử dụng đồng thời hai phương thức trong giai đoạn chuyển tiếp, đặc biệt khi người nhận là cá nhân chưa thường xuyên sử dụng hệ thống điện tử.

Năm là, cải cách thủ tục niêm yết theo hướng kết hợp niêm yết trực tiếp và niêm yết điện tử. Khi phải niêm yết công khai, ngoài các địa điểm theo quy định hiện hành, văn bản hoặc thông tin cần thiết về văn bản phải được đăng trên Cổng thông tin điện tử của Tòa án. Việc công bố phải bảo đảm không tiết lộ quá mức dữ liệu cá nhân và chỉ hiển thị những thông tin cần thiết để người nhận nhận biết vụ việc và liên hệ với Tòa án. Có thể bổ sung quy định: “Việc niêm yết công khai được thực hiện đồng thời tại địa điểm theo quy định của Bộ luật này và trên Cổng thông tin điện tử của Tòa án. Nội dung công khai điện tử phải bảo đảm quyền tiếp cận thông tin, đồng thời tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bí mật đời tư, bí mật gia đình và bí mật kinh doanh.” Việc công khai bản án, quyết định trên Cổng thông tin điện tử của Tòa án hiện cũng phải tuân thủ nguyên tắc bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân và quyền, lợi ích hợp pháp của các chủ thể. Đây là nguyên tắc có thể tham khảo khi thiết kế cơ chế niêm yết điện tử.[2]

Đồng thời, xây dựng cơ chế quản lý địa chỉ tố tụng điện tử của đương sự. Ngay từ khi nộp đơn hoặc có văn bản tham gia tố tụng đầu tiên, đương sự cần được yêu cầu cung cấp địa chỉ liên hệ và lựa chọn phương thức nhận văn bản. Địa chỉ tố tụng điện tử có thể là tài khoản trên hệ thống Tòa án, tài khoản định danh điện tử hoặc một địa chỉ điện tử khác được xác thực. Đương sự có trách nhiệm thông báo khi thay đổi địa chỉ điện tử. Nếu không thông báo, văn bản gửi đến địa chỉ đã đăng ký có thể được coi là hợp lệ, trừ trường hợp có căn cứ chứng minh người nhận không thể tiếp cận vì lý do khách quan. Cơ chế này tương tự trách nhiệm thông báo thay đổi địa chỉ cư trú nhưng phù hợp hơn với môi trường số.

Kết luận

Chuyển đổi số và xây dựng Tòa án điện tử đang đặt ra yêu cầu cấp thiết phải sửa đổi, bổ sung BLTTDS theo hướng hiện đại, đồng bộ và phù hợp với phương thức tố tụng trên môi trường số. Qua phân tích cho thấy, mặc dù pháp luật hiện hành đã bước đầu ghi nhận việc áp dụng phương tiện điện tử trong một số hoạt động tố tụng, nhưng các quy định về tiếp nhận đơn khởi kiện, tống đạt văn bản, thu thập chứng cứ, lấy lời khai, xem xét, thẩm định tại chỗ và định giá tài sản vẫn chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu của chuyển đổi số và còn thiếu tính thống nhất.

Do đó, việc sửa đổi BLTTDS cần tập trung hoàn thiện cơ chế tố tụng điện tử, bảo đảm giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử, tăng cường kết nối với các cơ sở dữ liệu quốc gia, đồng thời bảo đảm quyền tiếp cận công lý, quyền tranh tụng và bảo vệ dữ liệu cá nhân của đương sự. Đây là cơ sở quan trọng để nâng cao hiệu quả giải quyết vụ việc dân sự, góp phần xây dựng Tòa án điện tử hiện đại, minh bạch và đáp ứng yêu cầu cải cách tư pháp trong giai đoạn mới.

TS. VŨ THANH TUẤN - ThS. VŨ CAO NGUYÊN (Tòa án nhân dân khu vực 13 - Hải Phòng)