Cần làm rõ căn cứ hoàn trả tiền tạm ứng án phí khi Tòa án trả lại đơn khởi kiện

Đặt vấn đề

Mặc dù pháp luật đã quy định về trả lại đơn khởi kiện, thu, nộp, quản lý và xử lý tiền tạm ứng án phí, việc xác định căn cứ hoàn trả trong tình huống này đòi hỏi phải phân biệt giữa hậu quả tố tụng của việc trả lại đơn và cơ chế xử lý khoản tiền đang được cơ quan thi hành án dân sự quản lý. Bài viết phân tích các quy định có liên quan, tập trung làm rõ phạm vi áp dụng của Điều 59 và khoản 4 Điều 57 Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15, từ đó đề xuất cơ chế xác nhận, phối hợp và hoàn trả nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người nộp tiền, hạn chế thủ tục không cần thiết và bảo đảm việc xử lý khoản tiền có căn cứ pháp lý rõ ràng.

1. Thực tiễn áp dụng pháp luật và vấn đề pháp lý đặt ra

Trong quá trình khởi kiện vụ án dân sự, người khởi kiện thuộc trường hợp phải nộp tiền tạm ứng án phí có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ theo thông báo của Tòa án và giao nộp biên lai thu tiền trong thời hạn luật định. Đây là một trong những điều kiện để Tòa án tiến hành thủ tục thụ lý vụ án theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự (BLTTDS).

Tuy nhiên, có thể phát sinh trường hợp người khởi kiện đã nộp tiền tạm ứng án phí tại cơ quan thi hành án dân sự nhưng không giao nộp biên lai cho Tòa án trong thời hạn quy định. Khi hết thời hạn mà không thuộc trường hợp ngoại lệ theo luật định, Tòa án trả lại đơn khởi kiện và vụ án chưa được thụ lý theo đơn đó. Trong khi đó, khoản tiền tạm ứng án phí đã được thu và vẫn cần được xử lý theo đúng quy định về quản lý tài chính.

Tình huống này đặt ra vấn đề pháp lý cụ thể: khi đơn khởi kiện bị trả lại trước khi vụ án được thụ lý, căn cứ nào cho phép hoàn trả khoản tiền tạm ứng án phí đã nộp? Thông báo trả lại đơn khởi kiện có giá trị như thế nào trong hồ sơ hoàn trả và cần những tài liệu nào để cơ quan quản lý khoản tiền thực hiện chi trả?

Vấn đề không chỉ nằm ở việc người khởi kiện có được nhận lại tiền hay không, mà còn liên quan đến thẩm quyền xử lý khoản tiền, giá trị pháp lý của tài liệu chứng minh tình trạng tố tụng, trách nhiệm xác minh của cơ quan thi hành án dân sự và cơ chế phối hợp giữa các cơ quan có liên quan. Việc chưa xác định rõ căn cứ và trình tự hoàn trả có thể khiến người đã nộp tiền phải liên hệ nhiều lần, bổ sung tài liệu trong khi chưa có hướng dẫn thống nhất; đồng thời, cơ quan quản lý tiền cũng gặp khó khăn trong việc xác định căn cứ chi trả và thực hiện thủ tục hoàn trả đúng quy định.

2. Trả lại đơn khởi kiện không đồng nghĩa với việc khoản tiền tạm ứng án phí đã nộp tự động được hoàn trả

2.1. Căn cứ trả lại đơn khởi kiện khi người khởi kiện không giao nộp biên lai thu tiền tạm ứng án phí

Theo khoản 2 Điều 195 BLTTDS, trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày nhận được giấy báo của Tòa án về việc nộp tiền tạm ứng án phí, người khởi kiện phải nộp tiền và nộp cho Tòa án biên lai thu tiền tạm ứng án phí. Khoản 3 Điều 195 quy định Thẩm phán thụ lý vụ án khi người khởi kiện nộp cho Tòa án biên lai thu tiền tạm ứng án phí.

Đối chiếu với điểm d khoản 1 Điều 192 BLTTDS, hết thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 195 mà người khởi kiện không nộp biên lai cho Tòa án thì thuộc trường hợp trả lại đơn khởi kiện, trừ trường hợp người khởi kiện được miễn hoặc không phải nộp tiền tạm ứng án phí hoặc có trở ngại khách quan, sự kiện bất khả kháng.

Cần phân biệt nghĩa vụ nộp tiền tạm ứng án phí với nghĩa vụ giao nộp biên lai cho Tòa án. Việc người khởi kiện đã thực tế nộp tiền tại cơ quan thi hành án dân sự không đồng nghĩa với việc Tòa án đã nhận được tài liệu chứng minh nghĩa vụ đó trong hồ sơ khởi kiện. Vì vậy, trường hợp người khởi kiện không giao nộp biên lai đúng hạn và không thuộc trường hợp ngoại lệ được quy định tại điểm d khoản 1 Điều 192, Tòa án phải xem xét xử lý đơn theo quy định pháp luật.

Tuy nhiên, cần phân biệt hai tình huống có bản chất khác nhau. Thứ nhất, người khởi kiện chưa nộp tiền tạm ứng án phí theo thông báo của Tòa án. Thứ hai, người khởi kiện đã nộp tiền tại cơ quan có thẩm quyền nhưng không giao nộp biên lai cho Tòa án trong thời hạn quy định. Ở tình huống thứ nhất, không phát sinh khoản tiền đã thu để xem xét hoàn trả. Ở tình huống thứ hai, khoản tiền đã được nộp và được cơ quan thu quản lý, vì vậy, cần xác định cách xử lý khoản tiền này khi đơn khởi kiện bị trả lại.

Sự khác biệt đó cho thấy việc trả lại đơn khởi kiện và việc hoàn trả tiền tạm ứng án phí là hai vấn đề pháp lý có liên quan nhưng không đồng nhất. Việc trả lại đơn giải quyết tình trạng tố tụng của đơn khởi kiện; còn việc hoàn trả phải được thực hiện trên cơ sở xác định khoản tiền đã thu, cơ quan đang quản lý khoản tiền và quy định pháp luật điều chỉnh việc xử lý, chi trả khoản tiền đó.

2.2. Giá trị pháp lý của Thông báo trả lại đơn khởi kiện đối với việc hoàn trả tiền

Khi Tòa án trả lại đơn khởi kiện, Thông báo trả lại đơn khởi kiện là tài liệu thể hiện kết quả xử lý đơn và tình trạng tố tụng của vụ việc. Đối với trường hợp đang nghiên cứu, văn bản này có ý nghĩa xác nhận đơn khởi kiện đã bị trả lại và vụ án chưa được thụ lý theo đơn đó.

Tuy nhiên, cần phân biệt giá trị của Thông báo trả lại đơn khởi kiện trong quan hệ tố tụng với giá trị của văn bản này trong thủ tục hoàn trả tiền. Thông báo không phải là chứng từ chứng minh việc đã nộp tiền; đồng thời, bản thân việc trả lại đơn cũng không đương nhiên thay thế toàn bộ căn cứ, chứng từ và thủ tục cần thiết để cơ quan đang quản lý khoản tiền thực hiện chi trả.

Để xem xét hoàn trả, cần đối chiếu ít nhất ba nhóm thông tin: tình trạng xử lý đơn khởi kiện tại Tòa án; chứng từ chứng minh người khởi kiện đã nộp tiền tạm ứng án phí; và thông tin về khoản tiền đã thu, đang được quản lý tại cơ quan thi hành án dân sự. Các thông tin này có chức năng khác nhau nhưng bổ trợ cho nhau trong việc xác định có khoản tiền thực tế đã nộp hay không, khoản tiền đó thuộc về ai và tình trạng quản lý khoản tiền tại thời điểm xem xét hoàn trả.

Từ đó, không nên mặc nhiên coi Thông báo trả lại đơn khởi kiện là văn bản đủ để giải quyết việc hoàn trả trong mọi trường hợp. Đồng thời, cũng không nên yêu cầu người đã nộp tiền phải xuất trình thêm một văn bản xác nhận khác khi nội dung cần xác minh đã được thể hiện trong hồ sơ của cơ quan có thẩm quyền và pháp luật không quy định bắt buộc phải có văn bản đó.

Vấn đề cốt lõi không phải là tạo thêm một loại giấy tờ để thay thế Thông báo trả lại đơn khởi kiện, mà là xác định rõ văn bản nào chứng minh tình trạng tố tụng, chứng từ nào chứng minh việc nộp tiền, cơ quan nào xác minh tình trạng quản lý khoản tiền và căn cứ pháp lý nào cho phép thực hiện hoàn trả. Khi các nội dung này được xác định thống nhất, thủ tục hoàn trả có thể được thực hiện trên cơ sở hồ sơ rõ ràng, hạn chế yêu cầu bổ sung tài liệu không cần thiết.

3. Quy định pháp luật về xử lý và hoàn trả tiền tạm ứng án phí: những vấn đề cần được làm rõ

3.1. Quy định của Nghị quyết số 326/2016/UBTVQH14

Điều 10 của Nghị quyết số 326/2016/UBTVQH14 quy định về cơ quan có thẩm quyền thu tiền tạm ứng án phí, án phí, tạm ứng lệ phí Tòa án và lệ phí Tòa án. Điều 18 quy định việc xử lý tiền tạm ứng án phí, án phí, tạm ứng lệ phí Tòa án và lệ phí Tòa án trong những trường hợp cụ thể. Điều 19 quy định chế độ thu, nộp và quản lý các khoản tiền này.

Khoản 5 Điều 19 quy định việc nộp tiền tạm ứng án phí, tạm ứng lệ phí Tòa án vào ngân sách nhà nước trong trường hợp bản án, quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật tuyên người đã nộp tiền tạm ứng phải chịu án phí, lệ phí. Khoản 6 Điều 19 quy định việc trả lại một phần hoặc toàn bộ số tiền đã nộp theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật được thực hiện từ tài khoản tạm thu ngân sách nhà nước tại Kho bạc Nhà nước theo quy định.

Các quy định này thể hiện nguyên tắc tiền tạm ứng án phí phải được xử lý theo căn cứ và thủ tục pháp luật quy định, không thể chỉ dựa vào việc khoản tiền không còn được sử dụng cho mục đích ban đầu để tự động chi trả. Tuy nhiên, khoản 6 Điều 19 gắn việc trả lại tiền với bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật. Trong tình huống bài viết nghiên cứu, đơn khởi kiện bị trả lại trước khi thụ lý nên không có bản án, quyết định giải quyết vụ án làm căn cứ hoàn trả theo cơ chế được quy định tại khoản này.

Đối với Điều 18 Nghị quyết số 326/2016/UBTVQH14, các trường hợp xử lý tiền tạm ứng án phí được quy định theo những tình huống cụ thể, chủ yếu gắn với quá trình giải quyết vụ án, việc đình chỉ giải quyết vụ án hoặc những trường hợp tố tụng được điều khoản này xác định. Vì vậy, không thể chỉ dựa vào sự tương đồng về hậu quả thực tế để mở rộng phạm vi áp dụng của một trường hợp đã được quy định sang trường hợp đơn khởi kiện bị trả lại trước khi vụ án được thụ lý. Việc áp dụng trong trường hợp này phải có căn cứ pháp lý phù hợp, bảo đảm đúng phạm vi điều chỉnh của quy định được viện dẫn.

Từ việc đối chiếu các quy định nêu trên, có thể nhận thấy Nghị quyết số 326/2016/UBTVQH14 đã thiết lập cơ chế thu, nộp, quản lý và xử lý tiền tạm ứng án phí, nhưng các quy định được phân tích chưa trực tiếp làm rõ một quy trình riêng cho trường hợp người khởi kiện đã nộp tiền tại cơ quan thi hành án dân sự, không giao nộp biên lai cho Tòa án trong thời hạn luật định, dẫn đến đơn khởi kiện bị trả lại trước khi vụ án được thụ lý.

Vướng mắc đặt ra là chưa xác định được căn cứ pháp lý cụ thể để áp dụng thống nhất đối với tình huống nêu trên. Việc chỉ viện dẫn các quy định chung về xử lý tiền tạm ứng án phí chưa đủ giải quyết vấn đề, bởi cần xác định cụ thể căn cứ và trình tự hoàn trả. Đồng thời, việc Nghị quyết số 326/2016/UBTVQH14 chưa quy định riêng cũng không đương nhiên dẫn đến kết luận rằng khoản tiền đã nộp không thể được hoàn trả. Vì vậy, cần tiếp tục xem xét các quy định pháp luật có liên quan, trong đó có Điều 59 Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15, để xác định phạm vi áp dụng và căn cứ pháp lý phù hợp.

3.2. Điều 59 Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15 và phạm vi áp dụng

Điều 59 của Luật quy định về việc trả lại tiền, tài sản cho đương sự. Đây là quy định cần được xem xét khi xác định cơ chế xử lý khoản tiền tạm ứng án phí do cơ quan thi hành án dân sự thu và quản lý.

Khoản 1 Điều 59 quy định thời hạn cơ quan thi hành án dân sự thông báo cho đương sự nhận tiền, tài sản, tính từ ngày ra quyết định thi hành án đối với trường hợp bản án, quyết định tuyên trả lại tiền, tài sản hoặc kể từ ngày có căn cứ trả lại tiền, tài sản, trừ trường hợp luật định. Đáng chú ý, khoản 4 Điều 59 quy định việc trả lại tiền tạm ứng án phí theo bản án, quyết định và các trường hợp trả lại tiền, tài sản cho cơ quan, tổ chức, cá nhân trong thi hành án dân sự được thực hiện theo điều này.

Cách quy định tại khoản 4 Điều 59 đặt ra yêu cầu phải xác định đúng phạm vi của cụm từ “các trường hợp trả lại tiền, tài sản cho cơ quan, tổ chức, cá nhân trong thi hành án dân sự”. Quy định này không chỉ đề cập đến việc hoàn trả tiền tạm ứng án phí theo bản án, quyết định, nhưng cũng không thể được hiểu tách rời phạm vi điều chỉnh của Luật Thi hành án dân sự và các quy định chuyên ngành về thu, nộp, quản lý tiền tạm ứng án phí.

Đối với tình huống bài viết nghiên cứu, cần phân biệt hai vấn đề. Một là, cơ quan thi hành án dân sự là cơ quan có thẩm quyền thu tiền tạm ứng án phí theo Điều 10 Nghị quyết số 326/2016/UBTVQH14. Hai là, khoản tiền được cơ quan này thu có thuộc trường hợp hoàn trả trong thi hành án dân sự theo khoản 4 Điều 59 hay không. Việc cơ quan thi hành án dân sự thực hiện chức năng thu tiền tạm ứng án phí không tự động chứng minh rằng mọi hoạt động hoàn trả khoản tiền đó đều thuộc cùng một cơ chế pháp lý về thi hành án dân sự.

Bên cạnh đó, cụm từ “kể từ ngày có căn cứ trả lại tiền, tài sản” tại khoản 1 Điều 59 cần được xem xét trong mối quan hệ với khoản 4 của điều luật và các quy định chuyên ngành. Cụm từ này cho thấy thời điểm phát sinh căn cứ hoàn trả không nhất thiết chỉ gắn với ngày có bản án, quyết định tuyên trả lại tiền, tài sản. Tuy nhiên, để áp dụng vào trường hợp đơn khởi kiện bị trả lại trước khi thụ lý, vẫn cần xác định căn cứ trả lại tiền có thuộc phạm vi điều chỉnh của Điều 59 hay không và tài liệu nào đủ để chứng minh căn cứ đó.

Thông báo trả lại đơn khởi kiện có thể là tài liệu quan trọng để xác định tình trạng tố tụng và việc khoản tiền đã nộp không còn phục vụ cho việc thụ lý đơn khởi kiện đó. Tuy nhiên, văn bản này không tự thân giải quyết toàn bộ vấn đề về chế độ quản lý khoản tiền và căn cứ chi trả. Việc xem xét hoàn trả cần đối chiếu với chứng từ thu, thông tin quản lý khoản tiền, quy định về thu và hoàn trả tiền tạm ứng án phí, cũng như các quy định hướng dẫn thi hành có liên quan.

3.3. Phân biệt tiền tạm ứng án phí với khoản tiền tạm thu quy định tại khoản 4 Điều 57 Luật Thi hành án dân sự

Khoản 4 Điều 57 Luật Thi hành án dân sự quy định về xử lý khoản tiền đã tạm thu trước khi có bản án, quyết định của Tòa án trong cơ chế thi hành khoản xử lý vật chứng, tài sản tạm giữ bị tuyên tịch thu, sung quỹ nhà nước. Quy định này đề cập việc xử lý khoản tiền đã tạm thu khi hết thời hạn 05 năm kể từ ngày tạm thu mà cơ quan thi hành án dân sự chưa nhận được bản án, quyết định, cũng như việc xử lý khoản tiền tạm thu còn tồn tại đến ngày Luật có hiệu lực.

Do khoản 4 Điều 57 nằm trong điều luật về thi hành khoản xử lý vật chứng, tài sản tạm giữ bị tuyên tịch thu, sung quỹ nhà nước, việc áp dụng phải căn cứ vào đúng loại khoản tiền và phạm vi điều chỉnh của điều luật. Không thể chỉ dựa vào đặc điểm chung là tiền được thu trước khi có bản án, quyết định để coi mọi khoản tiền tạm thu đều thuộc đối tượng áp dụng quy định này.

Tiền tạm ứng án phí trong tình huống đang nghiên cứu được nộp theo thông báo của Tòa án nhằm thực hiện yêu cầu tố tụng trong quá trình chuẩn bị thụ lý vụ án dân sự. Trong khi đó, khoản tiền tại khoản 4 Điều 57 thuộc cơ chế xử lý vật chứng, tài sản tạm giữ và khoản tiền tạm thu gắn với việc chờ bản án, quyết định để xử lý theo quy định tương ứng. Mục đích thu, căn cứ quản lý và cơ chế xử lý của hai loại khoản tiền này không giống nhau.

Vì vậy, không thể suy rộng quy định tại khoản 4 Điều 57 để mặc nhiên áp dụng thời hạn 05 năm, thủ tục sung công hoặc thoái thu đối với tiền tạm ứng án phí trong trường hợp đơn khởi kiện bị trả lại. Việc áp dụng quy định này đòi hỏi phải xác định khoản tiền đang xem xét thực sự thuộc loại khoản tiền và phạm vi điều chỉnh mà điều luật quy định.

Việc phân biệt trên có ý nghĩa thực tiễn rõ ràng. Đồng nhất hai loại khoản tiền chỉ vì chúng đều được thu trước khi có bản án, quyết định có thể dẫn đến áp dụng sai căn cứ pháp luật. Ngược lại, xác định đúng bản chất khoản tiền và phạm vi điều chỉnh của từng điều luật sẽ giúp cơ quan thực hiện lựa chọn quy định phù hợp, tránh sử dụng thời hạn hoặc cơ chế xử lý dành cho loại khoản tiền này để giải quyết loại khoản tiền khác.

Từ các phân tích nêu trên, có thể thấy vấn đề không đơn thuần là pháp luật có quy định về hoàn trả tiền hay không, mà là quy định nào điều chỉnh đúng trường hợp hoàn trả tiền tạm ứng án phí khi đơn khởi kiện bị trả lại trước khi thụ lý và căn cứ nào đủ để cơ quan quản lý khoản tiền thực hiện chi trả. Đây là nội dung cần được hướng dẫn thống nhất, đồng thời là trọng tâm của các kiến nghị hoàn thiện pháp luật dưới đây.

4. Kiến nghị hoàn thiện pháp luật và giải pháp bảo đảm áp dụng thống nhất pháp luật trong thực tiễn

4.1. Kiến nghị hoàn thiện quy định về căn cứ pháp lý hoàn trả tiền tạm ứng án phí khi đơn khởi kiện bị trả lại

Trước hết, cần có văn bản hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền để làm rõ phạm vi áp dụng khoản 4 Điều 59 Luật Thi hành án dân sự đối với trường hợp người khởi kiện đã nộp tiền tạm ứng án phí tại cơ quan thi hành án dân sự nhưng đơn khởi kiện bị trả lại trước khi vụ án được thụ lý. Theo đó, cơ quan có thẩm quyền cần giải thích cụ thể cụm từ “các trường hợp trả lại tiền, tài sản cho cơ quan, tổ chức, cá nhân trong thi hành án dân sự” tại khoản 4 Điều 59 có bao gồm trường hợp này hay không. Việc giải thích cần căn cứ vào nội dung điều luật, bản chất pháp lý của khoản tiền và mối quan hệ giữa quy định về trả lại tiền, tài sản trong thi hành án dân sự với quy định chuyên ngành về thu, nộp, quản lý tiền tạm ứng án phí.

Đồng thời, cần làm rõ cụm từ “kể từ ngày có căn cứ trả lại tiền, tài sản” tại khoản 1 Điều 59 trong mối quan hệ với khoản 4 Điều này. Cụ thể, cần xác định việc Tòa án ban hành Thông báo trả lại đơn khởi kiện có được xem là sự kiện làm phát sinh căn cứ trả lại tiền tạm ứng án phí hay không; nếu có thì thời điểm xác định căn cứ hoàn trả là ngày ban hành Thông báo trả lại đơn khởi kiện hay thời điểm khác theo quy định. Việc làm rõ nội dung này là cần thiết để xác định thời điểm phát sinh trách nhiệm thông báo và thực hiện việc hoàn trả của cơ quan thi hành án dân sự.

Theo quan điểm của tác giả, trường hợp khoản 4 Điều 59 không được xác định là căn cứ pháp lý trực tiếp điều chỉnh tình huống nêu trên thì cần bổ sung quy định riêng về trường hợp hoàn trả tiền tạm ứng án phí khi đơn khởi kiện bị trả lại trước khi vụ án được thụ lý. Cụ thể, tác giả đề xuất nghiên cứu sửa đổi, bổ sung Điều 18 Nghị quyết số 326/2016/UBTVQH14 hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật phù hợp theo đúng thẩm quyền, trong đó bổ sung trường hợp: người khởi kiện đã nộp tiền tạm ứng án phí theo thông báo của Tòa án nhưng đơn khởi kiện bị trả lại trước khi vụ án được thụ lý thì được xem xét hoàn trả số tiền đã nộp.

Quy định bổ sung cần xác định rõ: căn cứ hoàn trả là việc Tòa án đã trả lại đơn khởi kiện và vụ án chưa được thụ lý theo đơn đó; khoản tiền đã được người khởi kiện thực tế nộp và được cơ quan có thẩm quyền thu; số tiền hoàn trả được xác định trên cơ sở chứng từ thu và dữ liệu quản lý khoản tiền. Đồng thời, cần quy định việc hoàn trả chỉ được thực hiện sau khi cơ quan có thẩm quyền xác minh tình trạng khoản tiền và bảo đảm không có căn cứ pháp luật khác để tiếp tục quản lý, xử lý khoản tiền đó.

Bên cạnh đó, cần xác định rõ giá trị của từng loại tài liệu trong hồ sơ hoàn trả. Theo tác giả, Thông báo trả lại đơn khởi kiện của Tòa án là tài liệu chứng minh việc đơn khởi kiện đã bị trả lại và tình trạng vụ án chưa được thụ lý theo đơn đó; biên lai hoặc chứng từ hợp pháp là tài liệu chứng minh việc người khởi kiện đã nộp tiền; còn sổ sách, dữ liệu và chứng từ của cơ quan thi hành án dân sự là căn cứ xác minh số tiền đã thu và tình trạng quản lý khoản tiền. Việc phân định rõ chức năng chứng minh của từng tài liệu sẽ tránh tình trạng yêu cầu Thông báo trả lại đơn khởi kiện phải thể hiện cả những nội dung thuộc trách nhiệm quản lý của cơ quan thu tiền.

Như vậy, kiến nghị đặt ra không chỉ là hướng dẫn chung về việc hoàn trả mà cần xác định được căn cứ pháp lý trực tiếp cho trường hợp này. Trường hợp Điều 59 Luật Thi hành án dân sự được xác định là có thể áp dụng thì cần hướng dẫn thống nhất phạm vi và cách áp dụng; trường hợp không thuộc phạm vi điều chỉnh của điều luật thì cần bổ sung quy định riêng, trong đó xác định rõ trường hợp được hoàn trả, căn cứ hoàn trả và tài liệu chứng minh. Đây là cơ sở để bảo đảm quyền lợi của người đã nộp tiền, đồng thời giúp cơ quan thực hiện có căn cứ pháp lý rõ ràng khi giải quyết.

4.2. Giải pháp bảo đảm áp dụng thống nhất pháp luật trong thực tiễn

 Bên cạnh việc làm rõ căn cứ pháp lý, cần thiết lập quy trình phối hợp thống nhất giữa Tòa án và cơ quan thi hành án dân sự để xác minh, xử lý khoản tiền đã nộp. Quy trình này cần xác định rõ cơ quan đầu mối, trách nhiệm của từng cơ quan, thành phần hồ sơ, phương thức trao đổi thông tin và thời hạn giải quyết; đồng thời bảo đảm người đã nộp tiền không phải tự mình đi xác nhận nhiều lần những thông tin mà các cơ quan nhà nước đã có hoặc có thể trao đổi trực tiếp.

Theo tác giả, cơ chế phối hợp nên được thiết kế theo hướng: cơ quan thi hành án dân sự là đầu mối tiếp nhận yêu cầu hoàn trả và xác minh khoản tiền do mình thu, quản lý; Tòa án có trách nhiệm cung cấp, xác nhận thông tin thuộc phạm vi quản lý về việc trả lại đơn khởi kiện và tình trạng chưa thụ lý vụ án.

Cụ thể, hồ sơ xem xét hoàn trả cần tập trung vào các tài liệu, thông tin sau:

Một là, Thông báo trả lại đơn khởi kiện của Tòa án, nhằm xác định tình trạng xử lý đơn và việc vụ án chưa được thụ lý theo đơn đó.

Hai là, biên lai hoặc chứng từ hợp pháp chứng minh việc nộp tiền tạm ứng án phí. Trường hợp người nộp tiền không còn lưu giữ biên lai thì cần có cơ chế để cơ quan thi hành án dân sự tra cứu, đối chiếu sổ sách, dữ liệu thu và chứng từ kế toán để xác minh, thay vì mặc nhiên từ chối giải quyết chỉ vì người nộp tiền không xuất trình được bản giấy.

Ba là, thông tin xác minh của cơ quan thi hành án dân sự về khoản tiền đã thu, số tiền thực tế đang quản lý và tình trạng quản lý khoản tiền. Đây là nội dung thuộc trách nhiệm của cơ quan thu, quản lý tiền, không nên chuyển thành nghĩa vụ để người khởi kiện phải tự đi xác nhận.

Bốn là, tài liệu khác theo quy định pháp luật hoặc thực sự cần thiết cho việc xác minh trong từng trường hợp cụ thể. Việc yêu cầu bổ sung phải có căn cứ và nêu rõ lý do, không đặt thêm thành phần hồ sơ mang tính hình thức.

Về trách nhiệm cụ thể, sau khi tiếp nhận yêu cầu hoàn trả và tài liệu của người nộp tiền, cơ quan thi hành án dân sự cần kiểm tra chứng từ thu, đối chiếu thông tin người nộp, số tiền đã thu, thời điểm thu và tình trạng quản lý khoản tiền. Nếu cần xác minh tình trạng tố tụng, cơ quan thi hành án dân sự gửi văn bản hoặc thực hiện phương thức trao đổi thông tin phù hợp với Tòa án đã ban hành Thông báo trả lại đơn khởi kiện. Nội dung yêu cầu xác minh cần xác định rõ số, ngày thông báo trả lại đơn, người khởi kiện và vụ việc có liên quan, tránh yêu cầu chung chung khiến việc trao đổi kéo dài.

Về phía Tòa án, khi nhận được yêu cầu xác minh hợp lệ, cần cung cấp thông tin trong phạm vi hồ sơ, sổ thụ lý và dữ liệu quản lý của mình, tập trung vào việc đã ban hành Thông báo trả lại đơn khởi kiện hay chưa, ngày ban hành, lý do trả lại đơn và tình trạng thụ lý vụ án theo đơn đó. Tòa án không xác nhận thay cơ quan thi hành án dân sự về việc đã thu tiền, số tiền đang quản lý hoặc quyết định việc chi trả khoản tiền thuộc trách nhiệm quản lý của cơ quan này.

Sau khi có đầy đủ thông tin, cơ quan thi hành án dân sự đối chiếu căn cứ pháp lý, tình trạng quản lý khoản tiền và hồ sơ liên quan để quyết định việc xử lý, hoàn trả theo đúng thẩm quyền và chế độ quản lý tài chính. Trường hợp khoản tiền đã được chuyển vào tài khoản tạm thu ngân sách nhà nước hoặc đã được hạch toán theo chế độ tài chính tương ứng, việc hoàn trả cần thực hiện theo cơ chế rút, điều chỉnh và hạch toán phù hợp, bảo đảm có chứng từ hợp lệ và không làm sai lệch số liệu thu, chi ngân sách.

Để quy trình có khả năng áp dụng trên thực tế, cần quy định rõ đầu mối tiếp nhận, phương thức chuyển giao hoặc xác minh thông tin, thời hạn xử lý từng bước và trách nhiệm thông báo kết quả cho người đã nộp tiền. Có thể nghiên cứu sử dụng phương thức trao đổi văn bản điện tử hoặc dữ liệu nghiệp vụ giữa các cơ quan khi đáp ứng yêu cầu pháp luật về hồ sơ, chứng từ và quản lý tài chính. Việc số hóa không thay thế yêu cầu về căn cứ pháp lý, nhưng có thể giảm thời gian xác minh và hạn chế tình trạng người dân phải trực tiếp đi lại giữa các cơ quan.

Theo tác giả, có thể nghiên cứu quy định thời hạn phản hồi của Tòa án là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu xác minh hợp lệ; cơ quan thi hành án dân sự xem xét, thông báo kết quả giải quyết trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ thông tin, tài liệu cần thiết. Đây là thời hạn đề xuất để cơ quan có thẩm quyền nghiên cứu, cân nhắc khi xây dựng quy trình, không phải thời hạn đang được quy định trong pháp luật hiện hành. Trường hợp vụ việc cần xác minh thêm hoặc có vướng mắc về tình trạng quản lý khoản tiền, cơ quan giải quyết cần thông báo bằng văn bản cho người yêu cầu, nêu rõ nội dung cần làm rõ, lý do và thời gian dự kiến xử lý.

Việc thiết lập quy trình phối hợp theo hướng trên sẽ phân định rõ trách nhiệm của từng cơ quan: Tòa án chịu trách nhiệm về thông tin tố tụng; cơ quan thi hành án dân sự chịu trách nhiệm về chứng từ thu, tình trạng quản lý khoản tiền và việc thực hiện hoàn trả theo căn cứ pháp luật. Qua đó, vừa bảo đảm kiểm soát chặt chẽ khoản tiền đã thu, vừa hạn chế việc đùn đẩy trách nhiệm hoặc yêu cầu người dân cung cấp những tài liệu mà cơ quan nhà nước có thể tự xác minh.

Kết luận

Trường hợp người khởi kiện đã nộp tiền tạm ứng án phí tại cơ quan thi hành án dân sự nhưng không giao nộp biên lai cho Tòa án trong thời hạn luật định, dẫn đến đơn khởi kiện bị trả lại trước khi vụ án được thụ lý, đặt ra yêu cầu phải phân biệt rõ giữa căn cứ xử lý đơn khởi kiện và căn cứ hoàn trả khoản tiền đã nộp.

BLTTDS quy định điều kiện và căn cứ trả lại đơn khởi kiện; Nghị quyết số 326/2016/UBTVQH14 quy định việc thu, nộp, quản lý và xử lý tiền tạm ứng án phí; Luật Thi hành án dân sự số 106/2025/QH15 có các quy định liên quan đến việc trả lại tiền, tài sản và xử lý khoản tiền tạm thu. Việc áp dụng các quy định này đối với trường hợp đơn khởi kiện bị trả lại trước khi thụ lý phải được xác định trên cơ sở bản chất khoản tiền, phạm vi điều chỉnh của từng quy định và yêu cầu quản lý tài chính.

Do đó, cần sớm ban hành hướng dẫn thống nhất về căn cứ và trình tự hoàn trả tiền tạm ứng án phí trong trường hợp đơn khởi kiện bị trả lại trước khi vụ án được thụ lý; thiết lập quy trình phối hợp giữa Tòa án và cơ quan thi hành án dân sự; đồng thời, bổ sung quy định cụ thể nhằm khắc phục những bất cập trong quy định và áp dụng pháp luật đã được phân tích. Việc hoàn thiện cơ chế này không chỉ góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người đã nộp tiền mà còn bảo đảm tính minh bạch, thống nhất và đúng pháp luật trong quản lý, xử lý tiền tạm ứng án phí.

ĐINH VĂN LONG (Thẩm phán bậc 2 TAND khu vực 7 - Đà Nẵng)

Ảnh minh họa - Nguồn: Internet.