Một số kinh nghiệm tống đạt văn bản tố tụng của Tòa án

Điều này, đòi hỏi Thư ký Tòa án ngoài việc nắm chắc các quy định của pháp luật về tống đạt văn bản tố tụng thì cần tích lũy một số kinh nghiệm tống đạt nhất định. Bài viết này tác giả xin được chia sẽ một số kinh nghiệm về tống đạt văn bản tố tụng của Tòa án đã thực hiện trong thực tiễn.

1. Tìm hiểu sơ bộ thông tin về đương sự

Thực tiễn cho thấy nếu Thư ký Tòa án không tìm hiểu thông tin sơ bộ về đương sự như nơi ở, đường đến nhà của đương sự, công việc, tính cách … thì nhiều trường hợp việc tống đạt sẽ gặp khó khăn, mất nhiều thời gian và thậm chí là không thể tống đạt được. Lấy một số ví dụ cụ thể vẫn thường gặp trong thực tế các tỉnh miền Tây Nam Bộ như sau:

Ví dụ 1: Nếu Thư ký chỉ biết đương sự A cư trú tại ấp X, xã Y thì khi đi tống đạt phải vừa đi vừa hỏi đường đến nhà của đương sự A (có thể việc hỏi đường là nhiều lần thì mới đến nhà của đương sự A được). Như vậy, việc vừa đi vừa hỏi thăm đường sẽ mất nhiều thời gian nếu như ngày đó Thư ký Tòa án phải tống đạt cho nhiều đương sự ở nhiều ấp hoặc khóm… một xã hoặc phường nào đó. Tuy nhiên, nếu Thư ký Tòa án chủ động tìm hiểu trước nhà của đương sự A ở khu vực nào trong ấp X, xã Y thì việc di chuyển và tìm đến nhà của đương sự A sẽ rất nhanh.

Ví dụ 2: Nơi đương sự A đang sinh sống là một nơi giữa đồng ruộng, hoặc giữa rừng ngập mặn và phải di chuyển bằng xuồng, vỏ lãi (theo cách gọi người dân miền Tây) … thì mới đến nhà của đương sự A. Nếu Thư ký không tìm hiểu thông tin này trước thì khi đi đến ấp A, xã B Thư ký Tòa án phải tìm (hoặc thuê mướn…) xuồng, võ lãi để đến nhà của đương sự A. Việc này sẽ làm mất nhiều thời gian, thậm chí là không tìm hoặc thuê xuồng, võ lãi… nên việc tống đạt không thực hiện được.

Ví dụ 3: Công việc của đương sự A là phải đi làm thuê ở một địa phương lân cận từ sáng sớm và đến chiều tối mới về nhà. Nếu Thư ký không chủ động tìm hiểu công việc hàng ngày của đương sự thì Thư ký Tòa án sẽ không thể tống đạt trực tiếp được văn bản tố tụng cho đương sự A. Việc này Thư ký Tòa án phải tiến hành thủ tục tống đạt văn bản tố tụng cho người khác nhận thay. Nếu đương sự vắng mặt tại các phiên họp, phiên tòa… thì Thư ký Tòa án khi tiến hành tống đạt lại văn bản tố tụng lần 2 thì phải lấy lời khai người nhận thay có giao lại văn bản tố tụng cho đương sự A chưa để có cơ sở xác định đương sự có cố tình vắng mặt không.

Ví dụ 4: Đương sự A là bị đơn trong vụ án ly hôn, nghiện rượu và hay say xỉn từ sáng sớm. Nếu Thư ký Tòa án không nắm được thông tin này thì khi gặp đương sự đang trong tình trạng say xỉn thì không thể làm việc và yêu cầu đương sự ký tên vào biên bản tống đạt văn bản tố tụng được.

Qua một số ví dụ trên để thấy rằng việc tìm hiểu trước thông tin sơ bộ về đương sự có ý nghĩa giúp cho công việc tống đạt đỡ mất thời gian hơn và thuận lợi hơn. Một số cách để tìm hiểu thông tin sơ bộ về đương sự như sau: Hỏi trước nguyên đơn, đương sự khác trong vụ án mà Thư ký Tòa án có thể hỏi được trước khi đi tống đạt; điện thoại hỏi cán bộ công an ấp, khóm; Trưởng Ban nhân dân ấp, khóm… hoặc Cảnh sát khu vực, UBND xã phường.

2. Chủ động liên hệ và hẹn gặp đương sự trước khi đi tống đạt

Nhiều trường hợp nếu Thư ký Tòa án không liên hệ và hẹn gặp đương sự trước thì có khả năng sẽ không được gặp trực tiếp đương sự. Bởi vì có nhiều trường hợp đương sự phải đi làm không có mặt ở nhà. Nếu đã liên hệ được với đương sự thì Thư ký Tòa án có thể kết hợp hỏi đường đến nhà đương sự và phương tiện nào đi đến nhà của đương sự thuận tiện nhất.

Ví dụ 1: Đương sự A có nơi cư trú tại ấp B, xã C, huyện X, tỉnh Y. Nhưng hiện đương sự A đã đi làm ở tỉnh Z. Nếu không liên hệ trước thì Thư ký Tòa án sẽ không gặp trực tiếp được đương sự A. Mà theo quy định nếu không tống đạt được trực tiếp cho đương sự thì có thể tống đạt cho người thân nhận thay hoặc tiến hành niêm yết… Như vậy, nếu biết trước đương sự không còn ở nơi cư trú mà đi làm ở tỉnh Z thì trước khi đi tống đạt Thư ký Tòa án đã chủ động chuẩn bị sẵn các biên bản tống đạt có liên quan như Biên bản bản không tống đạt được văn bản tố tụng, Biên bản niêm yết văn bản tố tụng… Vì thực tiễn cho thấy nhiều trường hợp Thư ký không liên hệ trước và không chuẩn bị sẵn một số biên bản như vừa nêu thì phải quay về cơ quan và sau đó đi tống đạt lại sẽ gây mất thời gian, công sức và chi phí tống đạt.

Ví dụ 2: Đương sự A có nhà ở giữa rừng phải đi chuyển bằng vỏ lãi mới đến nhà của đương sự được. Nếu Thư ký đi tống đạt bằng xe máy thì không thể đến nhà của đương sự. Nhưng nếu liên lạc được với đương sự và hẹn gặp ở một địa điểm nào đó như trụ sở Ban nhân dân, trụ sở UBND xã… thì Thư ký Tòa án sẽ gặp được đương sự mà không phải thuê vỏ lãi để đến nhà đương sự.

Một số cách để liên hệ trước với đương sự như: Liên lạc qua điện thoại với đương sự, nếu không có số điện thoại của đương sự thì có thể hỏi đại diện địa phương như công an ấp, khóm… hoặc Trưởng Ban nhân dân ấp, khóm… hoặc hỏi nguyên đơn …

3. Chủ động liên hệ công tác trước với đại diện địa phương

Nhiều trường hợp khi thực hiện nhiệm vụ tống đạt văn bản tố tụng, Thư ký Tòa án phải lập một số biên bản có xác nhận của đại diện tổ dân phố; Công an xã … như Biên bản đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng; Biên bản không thực hiện được việc tống đạt… theo quy định tại Điều 177 BLTTDS năm 2015.

Như vậy, nếu đã có thông tin đương sự vắng mặt ở nơi cư trú mà không rõ thời điểm trở về hoặc không rõ địa chỉ nơi cư trú mới của họ hoặc thông tin đương sự sẽ không hợp tác như không đồng ý ký tên vào biên bản tống đạt văn bản tố tụng hoặc nhận định trước khả năng đương sự sẽ từ chối nhận văn bản tố tụng thì Thư ký Tòa án sẽ chủ động liên hệ trước với đại diện địa phương cùng đi tống đạt để chứng kiến việc lập biên bản cũng như xác nhận một số vấn đề như đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng, đương sự vắng mặt ở nơi cư trú mà không rõ thời điểm trở về hoặc không rõ địa chỉ nơi cư trú mới của họ… Khi đó các biên bản do Thư ký Tòa án lập sẽ có giá trị pháp lý cao. Vì nhiều trường hợp đại diện địa phương không đồng ý ký tên xác nhận vào biên bản đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng vì không trực tiếp chứng kiến việc tống đạt văn bản tố tụng cho đương sự của Thư ký Tòa án.

4. Chuẩn bị sẵn các biểu mẫu biên bản liên quan đến việc tống đạt

Như đã trình bày theo quy định của pháp luật nhiều trường hợp Thư ký Tòa án phải lập một số biên bản khác ngoài biên bản tống đạt văn bản tố tụng như: Biên bản đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng; Biên bản không thực hiện được việc tống đạt, Biên bản niêm yết… Nếu không chủ động chuẩn bị sẵn các biên bản này và chỉ đem theo biên bản tống đạt văn bản tố tụng mà thuộc trường hợp phải lập Biên bản đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng; Biên bản không thực hiện được việc tống đạt, Biên bản niêm yết thì Thư ký Tòa án không có biên bản để lập và buộc phải quay về cơ quan để chuẩn bị các biên bản này thì sẽ mất thời gian, công sức và chi phí đi tống đạt…

5. Một số kinh nghiệm khác khi tống đạt văn bản tố tụng

– Chuẩn bị mực đỏ để đương sự lăn tay (điểm chỉ): Nhiều trường hợp đương sự không biết chữ nên việc chuẩn bị mực đỏ để đương sự lăn tay (điểm chỉ) là công việc cần thiết mà Thư ký đi tống đạt cần phải lưu ý.

– Bắt đầu trò chuyện trước với đương sự trước khi thực hiện việc tống đạt văn bản tố tụng: Kinh nghiệm thực tiễn cho thấy việc Thư ký Tòa án chủ động trò chuyện với đương sự trước khi bắt đầu công việc tống đạt như: Hỏi về công việc, tìm hiểu hoàn cảnh gia đình hoặc có thể một chút liên quan đến tranh chấp… sẽ tạo sự gần gũi và tâm lý thoải mái. Khi đó đương sự sẽ hợp tác ký nhận biên bản tống đạt văn bản tố tụng và chấp hành giấy triệu tập, thông báo của Tòa án để đến Tòa án đúng thời gian Tòa án triệu tập, thông báo, thay vì đương sự tỏ thái độ không hợp tác, không đồng ý nhận văn bản tố tụng hoặc không đến Tòa án theo giấy triệu tập, thông bào của Tòa án.

Có thể mỗi Thư ký Tòa án hay người thực hiện nhiệm vụ tống đạt văn bản tố tụng sẽ có nhiều kinh nghiệm hay khác. Vì vậy, tác giả mong bạn đọc và đồng nghiệm có thể chia sẽ thêm kinh nghiệm để việc tống đạt văn bản tố tụng của Tòa án vừa đúng quy định pháp luật, vừa nhanh chóng và hiệu quả cao.

DƯƠNG TẤN THANH (TAND thị xã Duyên Hải, tỉnh Trà Vinh)