Tạm đình chỉ công việc của người lao động: Quy định pháp luật, một số lưu ý đối với người sử dụng lao động và kiến nghị hoàn thiện pháp luật

Trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động, không ít trường hợp người lao động (NLĐ) vi phạm quy chế nội bộ của công ty và pháp luật lao động, gây ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người sử dụng lao động (NSDLĐ). Vì vậy, NSDLĐ thường tiến hành tạm đình chỉ công việc của NLĐ để điều tra, xác minh hành vi vi phạm nhằm áp dụng biện pháp xử lý kỷ luật kịp thời và phù hợp. Tuy nhiên, những quy định pháp luật điều chỉnh vấn đề tạm đình chỉ còn nhiều hạn chế khiến NSDLĐ gặp nhiều khó khăn về mặt pháp lý khi tiến hành tạm đình chỉ công việc của NLĐ.

1. Quy định pháp luật về tạm đình chỉ công việc của người lao động

1.1. Điều kiện để tạm đình chỉ công việc của người lao động

Tạm đình chỉ công việc của NLĐ là một trong các quyền của NSDLĐ. Tuy nhiên, quyền này không phải nghiễm nhiên được thực hiện mà chỉ phát sinh khi thỏa mãn những điều kiện nhất định. Cụ thể, khoản 1 Điều 128 Bộ luật Lao động (BLLĐ) năm 2019 quy định:

“Điều 128. Tạm đình chỉ công việc

1. Người sử dụng lao động có quyền tạm đình chỉ công việc của người lao động khi vụ việc vi phạm có những tình tiết phức tạp nếu xét thấy để người lao động tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh...”.

Như vậy, 02 điều kiện để cấu thành trường hợp mà NSDLĐ có quyền tiến hành tạm đình chỉ công việc của NLĐ bao gồm: (i) vụ việc vi phạm có những tình tiết phức tạp và (ii) nếu để NLĐ tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh. Có thể thấy, điều khoản nêu trên về điều kiện tạm đình chỉ còn mơ hồ do không đưa ra giải thích rõ ràng về “tình tiết phức tạp” và “khó khăn cho việc xác minh”. Hai cụm từ này cũng chưa được định nghĩa tại bất kỳ điều khoản nào khác trong BLLĐ 2019 hay trong các văn bản quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành BLLĐ 2019. Do đó, trên thực tế, việc giải thích hai cụm từ này phụ thuộc vào nhiều yếu tố và có thể được thay đổi linh hoạt tùy thuộc vào bối cảnh của từng vụ việc song cũng không phải dễ dàng trong trường hợp pháp luật còn mơ hồ như hiện nay.

Bởi lẽ đó, NLĐ chắc chắn sẽ gặp khó khăn trong việc xác định một vụ việc đã đáp ứng đủ hai điều kiện được quy định hay chưa để đưa ra quyết định tạm đình chỉ. Ngoài ra, do thiếu một định nghĩa thống nhất điều chỉnh nên cách hiểu về hai cụm từ trên giữa NSDLĐ, NLĐ và cơ quan có thẩm quyền hoặc giữa các cơ quan có thẩm quyền với nhau có thể không giống nhau. Vì vậy, nếu NSDLĐ có nghĩa vụ chứng minh trong trường hợp tranh chấp liên quan đến tạm đình chỉ công việc của NLĐ được đưa ra giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền (chẳng hạn như Sở Lao động, Thương binh - Xã hội, Tòa án,...), NSDLĐ cần cung cấp các tài liệu, chứng cứ có liên quan để thuyết phục cơ quan có thẩm quyền rằng vụ việc vi phạm của NLĐ đáp ứng các điều kiện để tiến hành tạm đình chỉ. Nếu cơ quan có thẩm quyền vẫn kết luận rằng vụ việc chưa thỏa mãn các điều kiện để tiến hành tạm đình chỉ, quyết định tạm đình chỉ do NSDLĐ ban hành đối với NLĐ sẽ bị hủy bỏ.

1.2. Thủ tục tạm đình chỉ công việc của người lao động

Sau khi xét thấy vụ việc vi phạm của NLĐ đáp ứng 02 điều kiện nêu trên, NSDLĐ có thể tiến hành tạm đình chỉ công việc của NLĐ theo các trình tự, thủ tục được quy định tại quy chế nội bộ của công ty và pháp luật lao động. Theo đó, khoản 1 Điều 128 BLLĐ 2019 quy định:

“Điều 128. Tạm đình chỉ công việc

1. ...Việc tạm đình chỉ công việc của người lao động chỉ được thực hiện sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xem xét tạm đình chỉ công việc là thành viên”.

Cụ thể hơn, tại điểm c khoản 2 Điều 63 BLLĐ 2019 quy định về tổ chức đối thoại tại nơi làm việc: “2. Người sử dụng lao động phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc trong trường hợp sau đây: ... c) Khi có vụ việc quy định tại điểm a khoản 1 Điều 36, các điều 42, 44, 93, 104, 118 và khoản 1 Điều 128 của Bộ luật này”, và khoản 2 Điều 41 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2000 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động có quy định về tổ chức đối thoại khi có vụ việc: “2. Đối với vụ việc tạm đình chỉ công việc của người lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 128 của Bộ luật Lao động thì người sử dụng lao động và tổ chức đại diện người lao động mà người lao động bị tạm đình chỉ công việc là thành viên có thể trao đổi bằng văn bản hoặc thông qua trao đổi trực tiếp giữa đại diện tham gia đối thoại của bên người sử dụng lao động và đại diện đối thoại của tổ chức đại diện người lao động”.

Căn cứ vào những quy định nêu trên, NLĐ phải tổ chức đối thoại để tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở về việc tạm đình công việc của NLĐ bằng cách lựa chọn một trong hai hình thức là trao đổi trực tiếp giữa đại diện tham gia đối thoại của bên NSDLĐ và đại diện đối thoại của tổ chức đại diện NLĐ hoặc lấy ý kiến bằng văn bản. Cần lưu ý rằng, dù thực hiện theo bất kỳ hình thức nào, việc đối thoại phải được thực hiện theo quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc[1]. Do vậy, nếu NSDLĐ chưa ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc hoặc đã ban hành nhưng không quy định về đối thoại bằng văn bản thì NSDLĐ không nên thực hiện việc tham khảo ý kiến bằng văn bản.

1.1. Thời hạn tạm đình chỉ công việc của người lao động

Nhằm hạn chế tình trạng NSDLĐ cố ý kéo dài thời gian tạm đình chỉ công việc, BLLĐ 2019 giới hạn rõ ràng thời hạn tạm đình chỉ. Theo đó, thời hạn tạm đình chỉ công việc của NLĐ không được quá 15 ngày, trường hợp đặc biệt không được quá 90 ngày[2]. Như vậy, ngoại trừ những trường hợp đặc biệt, NSDLĐ chỉ được tạm đình chỉ công việc của NLĐ trong thời hạn tối đa 15 ngày.

Tuy nhiên, tương tự như quy định về điều kiện tạm đình chỉ, quy định về thời hạn tạm đình chỉ cũng không đưa ra định nghĩa cụ thể về “trường hợp đặc biệt”. Vì vậy, hiện không rõ những vụ việc vi phạm như nào được coi là trường hợp đặc biệt. Do thiếu sự rõ ràng trong quy định pháp luật, việc áp dụng “trường hợp đặc biệt” để quyết định thời hạn tạm đình hoàn toàn phụ thuộc vào nhận thức và đánh giá chủ quan của NSDLĐ, từ đó dẫn đến hai hệ quả đối lập nhau. Thứ nhất, NSDLĐ có thể lợi dụng sự không rõ ràng này để kéo dài thời gian tạm đình chỉ công việc của NLĐ dù việc kéo dài quá trình xác minh vụ việc vi phạm là không cần thiết. Thứ hai, trước sự mơ hồ của quy định này, NSDLĐ có thể phân vân và không dám kéo dài thời gian tạm đình chỉ dù thực sự cần thiết vì họ e ngại không có đủ căn cứ chứng minh tính chất đặc biệt của trường hợp đó. Bất kể hệ quả là gì, có thể thấy quy định mơ hồ sẽ gây khó khăn cho NSDLĐ, NLĐ và các cơ quan có thẩm quyền trong thực hiện tạm đình chỉ cũng như giải quyết tranh chấp giữa các bên nếu phát sinh.

1.2. Quyền và lợi ích của người lao động trước và sau quá trình tạm đình chỉ công việc

Về tiền lương và bảo hiểm xã hội, NLĐ được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ công việc. Sau khi tiến hành xác minh mà NLĐ không bị xử lý kỷ luật lao động thì NSDLĐ phải trả đủ tiền lương đối với thời gian bị tạm đình chỉ công việc cho NLĐ[3]. Ngược lại, nếu NLĐ bị xử lý kỷ luật lao động, NLĐ cũng không phải trả lại số tiền lương đã tạm ứng[4]. Tuy nhiên, cả NSDLĐ và NLĐ được tạm dừng đóng bảo hiểm xã hội cho NLĐ trong thời gian tạm đình chỉ[5]. Sau đó, nếu NLĐ không bị xử lý kỷ luật nên được trả đủ tiền lương cho thời gian bị tạm đình chỉ công việc thì NLĐ và NSDLĐ thực hiện việc đóng bù bảo hiểm xã hội cho thời gian bị tạm đình chỉ công việc[6].

Sau khi hết thời hạn tạm đình chỉ công việc, nếu kết quả xác minh cho thấy chưa có đủ cơ sở để tiến hành xử lý kỷ luật đối với NLĐ thì NSDLĐ phải nhận người lao động trở lại làm việc[7]. Mặt khác, trong trường hợp NSDLĐ xét thấy cần tiến hành xử lý kỷ luật đối với NLĐ, NSDLĐ cần tiến hành trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật theo quy chế nội bộ của công ty và quy định của pháp luật lao động.

2. Một số lưu ý đối với người sử dụng lao động khi tiến hành tạm đình chỉ công việc của người lao động

Thứ nhất, trước khi tiến hành tạm đình chỉ công việc của NLĐ, NSDLĐ phải bảo đảm đã thu thập đầy đủ các tài liệu, chứng cứ chứng minh vụ việc vi phạm của NLĐ có tính chất phức tạp cũng như việc xác minh sẽ gặp khó khăn nếu NLĐ tiếp tục làm việc như bình thường. Các chứng cứ này đóng vai trò quan trọng đối với việc trình bày, giải thích, chứng minh trong các trường hợp cần thiết, chẳng hạn như khi NLĐ có thắc mắc, khiếu nại, khởi kiện; khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ về việc tạm đình chỉ công việc của NLĐ; ...

Thứ hai, NSDLĐ cần xây dựng quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc một cách chặt chẽ, đầy đủ và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Pháp luật yêu cầu NSDLĐ bắt buộc phải ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở để thực hiện các nội dung quy định về đối thoại tại nơi làm việc và thực hiện dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, ngoại trừ trường hợp NSDLĐ sử dụng dưới 10 người lao động[8]. Thực tế cho thấy nhiều công ty thường bỏ qua việc xây dựng, ban hành và công bố công khai quy chế dân chủ cơ sở bởi cho rằng văn bản này không cần thiết và quan trọng như nội quy lao động hay các quy chế về lương, thưởng[9]. Điều này dẫn tới việc trong các trường hợp pháp luật yêu cầu NSDLĐ tiến hành đối thoại[10] thì trình tự, thủ tục tiến hành đối thoại được tiến hành một cách tùy ý, không thống nhất và không đảm bảo hiệu quả.

Thứ ba, NSDLĐ nên tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở về việc tạm đình chỉ thông qua đối thoại trực tiếp theo thủ tục được quy định tại quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc. Lý do là trên thực tế, một số cơ quan lao động không đồng ý việc NSDLĐ tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở bằng văn bản mà bắt buộc phải tổ chức trao đổi trực tiếp. Đồng thời, dù pháp luật không đưa ra quy định bắt buộc nhưng trong trường hợp tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở không đồng ý tạm đình chỉ công việc của NLĐ thì NSDLĐ không nên tiến hành tạm đình chỉ để tránh những tranh chấp và bất lợi có khả năng phát sinh sau này.

Thứ tư, trước khi đưa ra thời hạn tạm đình chỉ công việc, NSDLĐ cần cẩn trọng cân nhắc các yếu tố của vụ việc vi phạm, chẳng hạn như hành vi, hậu quả, mức độ nghiêm trọng, ... để xác định xem vụ việc đó có thuộc trường hợp đặc biệt hay không. Thông thường, NSDLĐ ban đầu chỉ quyết định tạm đình chỉ đối với NLĐ trong thời hạn 15 ngày. Sau đó, trong thời gian xác minh nếu xét thấy vụ việc thuộc trường hợp đặc biệt cần điều tra thêm thì NSDLĐ có thể ban hành quyết định gia hạn thời gian tạm đình chỉ, miễn là tổng thời gian tạm đình chỉ ban đầu và thời gian được gia hạn sau đó không quá 90 ngày. Cách thức này giúp giảm thiểu rủi ro so với việc ngay từ đầu NSDLĐ đã quyết định tạm đình chỉ công việc của NLĐ trong 90 ngày do tại thời điểm đó vẫn NSDLĐ chưa tiến hành điều tra, xác minh nên có khả năng nhận thức, đánh giá sai tính chất của vụ việc.

Thứ năm, NSDLĐ phải bảo đảm quyền và lợi ích của NLĐ trước và sau quá trình tạm đình chỉ công việc. Cụ thể, NSDLĐ phải tạm ứng 50% tiền lương cho NLĐ trước khi bị đình chỉ công việc và thanh toán đầy đủ phần tiền lương cho thời gian bị tạm đình chỉ công việc trong trường hợp không bị xử lý kỷ luật. Ngoài ra, NSDLĐ cũng cần lưu ý thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội cho NLĐ sau khi hết thời hạn tạm đình chỉ và nhận NLĐ trở lại làm việc.

Cuối cùng, khi nhận NLĐ trở lại làm việc, NSDLĐ phải đảm bảo rằng NLĐ tiếp tục đảm nhận các công việc đúng theo hợp đồng lao động và hưởng các điều kiện làm việc như tại thời điểm trước khi tiến hành tạm đình chỉ mà không có bất kỳ sự thay đổi, điều chỉnh nào. Trên thực tế, nhiều trường hợp sau khi hết thời hạn tạm đình chỉ, NLĐ không bị xử lý kỷ luật nhưng bị thay đổi công việc hoặc điều kiện làm việc, chẳng hạn như chuyển bộ phận, chuyển sang hình thức làm việc tại nhà, bị giới hạn quyền truy cập vào mạng lưới nội bộ của công ty,... Sự thay đổi này có khả năng sẽ dẫn đến việc NLĐ khởi kiện NSDLĐ vì hành vi phân biệt đối xử, cưỡng bức lao động.

3. Một số vướng mắc và kiến nghị hoàn thiện pháp luật lao động về tạm đình chỉ công việc của người lao động

Thứ nhất, Điều 128 BLLĐ 2019 quy định về tạm đình chỉ công việc của NLĐ nhưng chưa đưa ra định nghĩa, giải thích cụ thể về “tình tiết phức tạp”,“khó khăn cho việc xác minh”  và “trường hợp đặc biệt”. Xét thấy BLLĐ 2019 được ban hành cách đây không lâu, việc sửa đổi, bổ sung các điều khoản trong đó sẽ cần nhiều thời gian với thủ tục phức tạp để cân nhắc, cụ thể là là phải trình Quốc hội thông qua do luật/bộ luật là một trong những văn bản quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao nhất (chỉ sau Hiến pháp). Vì vậy, cơ quan lập pháp có thể ban hành nghị định để quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Điều 128 thay vì sửa đổi BLLĐ 2019 nhằm bảo đảm tính cấp thiết. Hiện nay, Nghị định số 145/2020/NĐ-CP đang quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của BLLĐ về điều kiện lao động và quan hệ lao động song cũng không giải thích, hướng dẫn thi hành các cụm từ nêu trên. Việc bổ sung các quy định tại Nghị định số 145/2020/NĐ-CP để làm rõ các cụm từ này có thể được coi là cách thuận tiện và hiệu quả nhất tại thời điểm hiện tại. Tuy nhiên, xét về tương lai lâu dài, khi BLLĐ 2019 được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bởi BLLĐ khác thì việc trực tiếp quy định định nghĩa, giải thích các cụm từ này tại BLLĐ là cần thiết và hợp lý.

Thứ hai, pháp luật cần quy định rõ ràng hơn về hình thức tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở để tránh những mâu thuẫn trong thực tế thực thi quy định khi một số cơ quan lao động không chấp nhận hình thức xin ý kiến về việc tạm đình chỉ bằng văn bản. Theo đó, các văn bản quy phạm pháp luật nên làm rõ trình tự, thủ tục tiến hành đối thoại thông qua trao đổi bằng văn bản hoặc quy định trình tự này do công ty tự xây dựng tại quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc; nhấn mạnh rằng việc tham khảo ý kiến bằng văn bản cũng là một hình thức đối thoại và có giá trị tương đương với hình thức đối thoại khác là trao đổi trực tiếp.

Thứ ba, các văn bản quy phạm pháp luật cần xác định kết quả tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở có ảnh hưởng đến quyết định tạm đình chỉ công việc của NLĐ không trong trường hợp quá bán hoặc toàn bộ thành viên của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở không đồng ý với việc tạm đình chỉ. Điều 128 BLLĐ 2019 quy định bắt buộc về việc tham khảo ý kiến nhưng không đề cập đến kết quả tham khảo sẽ ảnh hưởng như thế nào đến việc tiến hành tạm đình chỉ. Điều này trực tiếp dẫn đến rủi ro là NLĐ có khả năng căn cứ vào kết quả không đồng ý của tổ chức đại diện NLĐ để cho rằng NSDLĐ tạm đình chỉ mình trái quy định pháp luật, từ đó phát sinh tranh chấp giữa NLĐ và NSDLĐ. Do đó, việc đưa ra một quy định rõ ràng, chi tiết rằng kết quả tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ mang tính chất quyết định hoặc chỉ có ý nghĩa tham khảo đối với việc tiến hành tạm đình chỉ là vô cùng cần thiết.

NGUYỄN YẾN VY (Công ty Luật TNHH LNT & Thành viên)