Thu thập chứng cứ là hồ sơ công chứng- Bất cập và kiến nghị

Trong quá trình giải quyết các vụ án việc thu thập, nghiên cứu, đánh giá chứng cứ là vô cùng quan trọng. Thông qua chứng cứ, chúng ta có thể xác định sự thật liên quan đến các sự kiện pháp lý trong vụ án, giúp Tòa án và các bên liên quan có được cái nhìn khách quan và chính xác về vụ án đang giải quyết. Bởi vậy, chứng cứ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình ra quyết định của Tòa án. Mặt khác, chứng cứ cũng giúp bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan, nó cho phép các bên có cơ hội trình bày và chứng minh sự đúng đắn của tuyên định và lập luận của họ. Điều này đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong quá trình tố tụng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên liên quan.

Trong vụ án dân sự, đương sự có quyền và nghĩa vụ chủ động thu thập, giao nộp chứng cứ cho Tòa án và chứng minh cho yêu cầu của mình là có căn cứ, hợp pháp. Tuy nhiên, vì một lý do nào đó mà đương sự không tự mình thu thập chứng cứ được thì Tòa án có trách nhiệm hỗ trợ đương sự trong việc thu thập chứng cứ thuộc các trường hợp do BLTTDS quy định.

Khoản 5, khoản 6 Điều 70 BLTTDS năm 2015 quy định về quyền và nghĩa vụ của đương sự nêu rõ đương sự có quyền: “Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lưu giữ, quản lý tài liệu, chứng cứ cung cấp tài liệu, chứng cứ đó cho mình” và “Đề nghị Tòa án xác minh, thu thập tài liệu, chứng cứ của vụ việc mà tự mình không thể thực hiện được; đề nghị Tòa án yêu cầu đương sự khác xuất trình tài liệu, chứng cứ mà họ đang giữ; đề nghị Tòa án ra quyết định yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lưu giữ, quản lý tài liệu, chứng cứ cung cấp tài liệu, chứng cứ đó…”

Về việc xác minh và thu thập chứng cứ, điểm d khoản 1 và điểm g khoản 2 Điều 97 BLTTDS năm 2015 khẳng định: Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền tự mình thu thập tài liệu, chứng cứ bằng biện pháp: “Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cho sao chép hoặc cung cấp những tài liệu có liên quan đến việc giải quyết vụ việc mà cơ quan, tổ chức, cá nhân đó đang lưu giữ, quản lý”; Tòa án có thể tiến hành: “Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được hoặc hiện vật khác liên quan đến việc giải quyết vụ việc dân sự”.

Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lưu giữ chứng cứ, theo quy định tại Điều 7 BLTTDS năm 2015 thì “cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm cung cấp đầy đủ và đúng thời hạn cho đương sự, Tòa án, Viện kiểm sát tài liệu, chứng cứ mà mình đang lưu giữ, quản lý khi có yêu cầu của đương sự, Tòa án, Viện kiểm sát theo quy định.”

Tuy nhiên, nếu chứng cứ cần thu thập để giải quyết vụ án là bản chính văn bản công chứng đang được lưu giữ bởi một tổ chức hành nghề công chứng thì việc cung cấp chứng cứ cũng phải được thực hiện theo Luật Công chứng.

Theo quy định tại Điều 64 Luật Công chứng năm 2014 về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng hiện nay quy định như sau: “Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.”

Bên cạnh đó, Điều 65 Luật Công chứng năm 2014 quy định về việc cấp bản sao văn bản công chứng chỉ được thực hiện trong 02 trường hợp, gồm cấp bản sao theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và cấp bản sao theo yêu cầu của bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

Như vậy, theo quy định trên thì nếu đương sự là bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng thì khi yêu cầu tổ chức công chứng cung cấp hồ sơ công chứng để làm chứng cứ thì chỉ được cung cấp bản sao văn bản công chứng. Bên cạnh đó, Luật Công chứng cũng quy định tổ chức hành nghề công chứng chỉ có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và giấy tờ khác có liên quan khi Tòa án, Viện kiểm sát có yêu cầu.

Chính quy định này đã làm khó các cơ quan nhà nước khác có thẩm quyền trong việc tiếp cận bản chính văn bản công chứng để giải quyết một số tình huống bắt buộc phải có bản chính mới giải quyết được công việc như: Giám định chữ ký, giám định chữ viết, kiểm tra dấu vân tay, kiểm tra con dấu và các hình thức giám định khác… nhằm xác định trình tự, thủ tục công chứng đã đảm bảm quy định pháp luật hay chưa? Tuy nhiên theo quy định hiện tại, tổ chức hành nghề công chứng chỉ có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan còn bản chính văn bản công chứng vẫn được lưu tại văn phòng công chứng. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng, việc giám định đối với bản chính ngay tại tổ chức hành nghề công chứng là vô cùng phức tạp, thậm chí không thực hiện được.

Từ những phân tích ở trên, có thể khẳng định rằng: Việc đương sự hay các cơ quan tiến hành tố tụng cần thu thập chứng cứ là bản chính văn bản công chứng được lưu tại các tổ chức hành nghề công chứng là không thực hiện được.

Chính vì vậy, để khắc phục được vướng mắc, bất cập nêu trên, cần sửa đổi Luật Công chứng theo hướng: Khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng phải có trách nhiệm cung cấp tài liệu, chứng cứ theo yêu cầu.

ThS. PHẠM ANH VŨ (Giảng viên Trường Cao đẳng Luật miền Trung)