Thực hiện cấp, tống đạt văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử - Vướng mắc áp dụng và kiến nghị

Đặt vấn đề

Chuyển đổi số trong hoạt động tư pháp đang trở thành xu hướng tất yếu, góp phần nâng cao tính công khai, minh bạch, rút ngắn thời gian, giảm chi phí và tăng hiệu quả giải quyết vụ án. Một trong những nội dung quan trọng của quá trình này là thực hiện cấp, tống đạt văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử, thay thế dần phương thức truyền thống như tống đạt trực tiếp, bưu chính, niêm yết…

Theo Bộ luật Tố tụng dân sự (BLTTDS) 2015, Luật Tố tụng hành chính (Luật TTHC) 2015 và các văn bản hướng dẫn, việc tống đạt bằng phương tiện điện tử đã được luật hóa. Hệ thống “Tòa án điện tử” cũng được đưa vào vận hành tại nhiều đơn vị Tòa án địa phương. Tuy nhiên, thực tiễn triển khai cho thấy còn nhiều vướng mắc, chưa có sự thống nhất trong áp dụng, làm ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả xét xử.

Bài viết phân tích quy định pháp luật hiện hành, những khó khăn phát sinh trong thực tế khi triển khai cấp, tống đạt văn bản tố tụng qua phương tiện điện tử tại Tòa án; từ đó đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện pháp luật và bảo đảm áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống Tòa án.

1. Quy định của pháp luật về tống đạt điện tử

1.1. Quy định của pháp luật về tống đạt điện tử

BLTTDS 2015: Điều 175 và 177 BLTTDS cho phép Tòa án cấp, tống đạt giấy triệu tập, thông báo, quyết định… thông qua các phương tiện điện tử như: cổng thông tin điện tử của Tòa án; email; tin nhắn; hoặc phương tiện điện tử khác theo quy định của pháp luật.

Luật Tố tụng hành chính 2015 tại khoản 1 Điều 116 và Điều 121 quy định Tòa án có thể cấp, thông báo văn bản tố tụng qua phương tiện điện tử nếu đương sự đồng ý hoặc đăng ký sử dụng.

Nghị quyết số 04/2016/NQ-HĐTP hướng dẫn cách thức gửi - nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ và tống đạt văn bản bằng thông điệp dữ liệu cũng ghi nhận cụ thể nội dung này.

Theo đó, tống đạt bằng phương tiện điện tử có giá trị như tống đạt trực tiếp khi:

- Văn bản được gửi đến địa chỉ điện tử hợp lệ mà đương sự đăng ký;

- Có chữ ký điện tử hoặc biện pháp xác thực phù hợp;

- Hệ thống ghi nhận log thời gian gửi/nhận.

1.2. Phạm vi và mục tiêu của Nghị quyết số 04/2016/NQ-HĐTP

Nghị quyết số 04/2016 quy định phạm vi áp dụng là việc gửi, nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ và việc Tòa án cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử giữa người khởi kiện, đương sự, người tham gia tố tụng khác với Tòa án trong thủ tục giải quyết vụ án dân sự và hành chính. Nghị quyết không điều chỉnh giao dịch điện tử giữa Tòa án với Tòa án, Viện kiểm sát hoặc Cơ quan Thi hành án. Nghị quyết hướng tới hai mục tiêu chính: (i) tạo cơ sở pháp lý để giao dịch điện tử có hiệu lực tố tụng; (ii) đảm bảo tính minh bạch, có thể truy xuất (audit trail) đối với các thông điệp dữ liệu tố tụng.

- Khái niệm pháp lý then chốt: Nghị quyết làm rõ các khái niệm cốt lõi: “giao dịch điện tử trong tố tụng”, “thông điệp dữ liệu điện tử” và “chữ ký điện tử” theo tinh thần Luật Giao dịch điện tử; đồng thời xác nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu khi được tạo lập, gửi và lưu trữ phù hợp tiêu chuẩn. Việc giải thích thuật ngữ này là cơ sở pháp lý để Tòa án chấp nhận đơn, chứng cứ và thực hiện tống đạt bằng phương tiện điện tử.

- Hình thức và điều kiện giao dịch điện tử: Nghị quyết quy định các hình thức người dân và tổ chức có thể giao dịch với Tòa án: gửi/nhận thông điệp dữ liệu trực tiếp; thông qua hệ thống cổng/ứng dụng của Tòa án; hoặc sử dụng chữ ký điện tử theo quy định. Đồng thời, nghị quyết đặt ra điều kiện để tống đạt điện tử được coi là hợp lệ, gồm: (i) phải có địa chỉ điện tử hợp lệ của người nhận; (ii) có quy trình xác thực danh tính (ví dụ chữ ký điện tử, xác thực OTP, tài khoản đăng ký); (iii) hệ thống Tòa án phải ghi nhận đầy đủ log gửi/nhận để làm chứng cứ khi cần. Văn bản còn hướng dẫn thủ tục đăng ký, cách thức hủy/đăng ký ngừng sử dụng dịch vụ điện tử.

- Giá trị pháp lý và hiệu lực tố tụng của văn bản điện tử: Nghị quyết xác nhận rằng, khi giao dịch điện tử được thực hiện đúng theo quy định (địa chỉ hợp lệ, chữ ký điện tử, log lưu trữ), thì thông điệp dữ liệu có hiệu lực pháp luật tương đương văn bản tố tụng truyền thống; Tòa án có quyền coi văn bản đã được “tống đạt” khi hệ thống ghi nhận đã gửi đến địa chỉ hợp lệ và/hoặc đã có cơ chế xác nhận nhận theo quy định. Việc này nhằm bảo đảm an toàn cho thời hạn tố tụng (khởi kiện, khiếu nại, kháng cáo…) không bị kéo dài do tranh chấp kỹ thuật.

- Bảo đảm an toàn, xác thực và lưu trữ:

Nghị quyết yêu cầu:

- Tòa án bảo đảm an toàn, bảo mật thông điệp dữ liệu;

- Xác thực danh tính người nhận;

- Lưu trữ đầy đủ log điện tử để làm căn cứ khi có tranh chấp.

Tuy nhiên, phần lớn quy định mới chỉ dừng ở nguyên tắc, chưa đi sâu vào tiêu chuẩn kỹ thuật.

2. Một số vướng mắc trong thực tiễn áp dụng và kiến nghị

Qua thực tiễn triển khai thi hành, tác giả xin đề cập một số khó khăn, vướng mắc, bất cập và từ đó đề xuất, kiến nghị để hoàn thiện và áp dụng thống nhất trong ngành Tòa án nhân dân.

Một là, việc triển khai chưa được đồng bộ: Luật đã quy định về việc gửi, nhận văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử từ năm 2016, tuy nhiên đến nay hệ thống phần mềm của Tòa án chưa triển khai đồng bộ để thực hiện thao tác tống đạt văn bản tố tụng qua phương tiện điện tử thông qua phần mềm quản lý án (QLTA) kết nối với dịch vụ công quốc gia, đo đó nhiều Tòa án tỉnh, Tòa án các khu vực rất lúng túng chưa thể triển khai thực hiện được việc tống đạt này.

Kiến nghị: TAND tối cao cần sớm xây dựng hạ tầng, hệ thống phần mềm QLTA có chức năng tống đạt văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử để triển khai cấp tống đạt đồng bộ cho toàn ngành.

Hai là, vướng mắc do đương sự thay đổi thiết bị, số điện thoại, email mà không thông báo cho Tòa án

Đương sự đăng ký email cá nhân hoặc số điện thoại để nhận OTP xác thực. Tuy nhiên, thực tế xảy ra trường hợp:

- Họ thay đổi thiết bị, đổi sim, khóa email cũ;

- Hoặc mất quyền truy cập vào tài khoản.

Tòa án gửi văn bản thành công đến địa chỉ đăng ký, nhưng đương sự không nhận được. Tranh chấp phát sinh về việc tống đạt có hợp lệ hay không.

Kiến nghị cần quy định:

- Bắt buộc đương sự xác nhận lại thông tin điện tử tại mỗi giai đoạn tố tụng (khi cần).

- Tòa án thông báo rõ nghĩa vụ cập nhật thông tin và hậu quả khi không thực hiện.

Ba là, hiện tượng “né nhận” tống đạt điện tử

Đương sự hiểu rằng nếu không mở email hoặc không đăng nhập tài khoản, họ có thể kéo dài thời hạn tố tụng. Một số trường hợp cố tình không truy cập, dẫn đến:

- Tranh chấp thời điểm nhận văn bản;

- Khó xác định lỗi của bên nào;

- Ảnh hưởng quyền lợi của bên còn lại.

Kiến nghị cần quy định:

- Công nhận nguyên tắc: “Văn bản được xem là tống đạt hợp lệ khi đã được chuyển đến địa chỉ điện tử hợp lệ, không phụ thuộc vào việc đương sự truy cập hay không”.

- Bổ sung cơ chế ghi nhận “thông điệp bị từ chối nhận”.

Bốn là, không thống nhất về hình thức xác thực trong tống đạt điện tử

Một số Tòa án yêu cầu xác thực bằng OTP; Tòa khác yêu cầu xác thực qua tài khoản đăng ký; nơi khác lại chấp nhận chữ ký scan hoặc email không xác thực.

Điều này dẫn đến:

- Khó khăn khi so sánh tính hợp lệ giữa các vụ án tương tự;

- Rủi ro bị tuyên hủy án do sai sót thủ tục.

Kiến nghị cần quy định:

- Ban hành Quy chế xác thực thống nhất toàn quốc: “email xác thực 2 lớp + OTP” hoặc “định danh điện tử VNeID”.

Năm là, tương tác giữa tống đạt điện tử và tống đạt truyền thống chưa rõ ràng

Trong một số trường hợp:

- Văn bản gửi qua email báo “thành công”, nhưng đương sự lại yêu cầu Tòa án tống đạt bản giấy.

- Một số Tòa ra thông báo song song (điện tử + giấy), nhưng không có hướng dẫn về thứ tự ưu tiên.

Điều này gây mâu thuẫn về mốc tính thời hạn tố tụng.

Kiến nghị cần quy định rõ ưu tiên thời điểm tống đạt điện tử khi đương sự đã đăng ký sử dụng.

Sáu là, hệ thống lưu trữ “log” chưa tạo lập được “chuỗi chứng cứ số” đầy đủ:

Nhiều Tòa án chưa có hệ thống quản lý “log” điện tử tập trung, dẫn đến

- Khó xuất trình “log” khi Viện kiểm sát yêu cầu;

- Khó chứng minh thời điểm gửi hoặc thời điểm đương sự nhận.

Trong vài vụ án, log bị ghi đè sau thời gian bảo trì, khiến Tòa án không đủ chứng cứ để chứng minh đã tống đạt hợp lệ.

Kiến nghị:

- Hệ thống hóa “log” theo tiêu chuẩn bảo mật (SHA-256, timestamp server).

- Lưu trữ tối thiểu 05 năm với khả năng truy xuất theo lệnh của cơ quan tiến hành tố tụng.

Bảy là, vướng mắc trong tống đạt điện tử đối với đương sự là người cao tuổi, người dân tộc thiểu số, vùng sâu vùng xa:

Nhiều đương sự:

- Không có email;

- Không sử dụng điện thoại thông minh;

- Không có đăng ký chữ ký số;

- Không có mạng ổn định;

- Hoặc không có thói quen truy cập hệ thống điện tử.

Tòa án gặp khó khăn khi giải thích nghĩa vụ của họ trong tống đạt điện tử, cũng như khó có thể gửi nhận văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử.

Kiến nghị cần quy định:

- Quy định nhóm đương sự “không phù hợp sử dụng điện tử” để đảm bảo nhân văn và đúng thực tế.

- Có thể áp dụng hình thức hỗ trợ tại UBND xã hoặc Tòa án để tạo tài khoản điện tử.

Tám là, rủi ro an ninh mạng và tính bảo mật của thông điệp dữ liệu:

Trong một số trường hợp:

- Email của đương sự bị hack;

- Thiết bị của đương sự nhiễm mã độc;

- Người khác truy cập trái phép email hoặc ứng dụng của đương sự.

Điều này gây tranh chấp về tính hợp lệ của việc nhận văn bản tố tụng.

Kiến nghị cần quy định:

- Sử dụng lớp mã hóa chuẩn AES-256 khi gửi văn bản tố tụng nhạy cảm.

- Xác thực đa yếu tố (MFA) đối với tài khoản tố tụng điện tử.

Kết luận

Việc cấp, tống đạt văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử là bước tiến quan trọng trong hiện đại hóa ngành Tòa án, giúp nâng cao hiệu quả giải quyết án. Tuy nhiên, triển khai thực tiễn cho thấy nhiều vướng mắc mới phát sinh từ hành vi người dùng, đặc thù địa phương, yêu cầu bảo mật và chuẩn kỹ thuật. Việc hoàn thiện quy định pháp luật và chuẩn hóa kỹ thuật là cần thiết để bảo đảm áp dụng thống nhất, tránh kéo dài tố tụng, bảo vệ quyền lợi của đương sự, đồng thời khẳng định vị thế của Tòa án điện tử trong hệ thống tư pháp hiện đại. Do dó, đòi hỏi phải có hướng dẫn cụ thể của TAND tối cao nhằm thống nhất áp dụng trong toàn ngành Tòa án.

PHẠM THỊ TÚ ANH (Phó Chánh Văn phòng TAND tỉnh Cà Mau) - NGUYỄN XUÂN THŨY (Thư ký viên TAND tỉnh Cà Mau)

HĐXX một phiên tòa trực tuyến tại TAND Quận 5 TP. HCM - Ảnh: Tùng Lâm.